Евгения ДемидоваСервис Google Drive является отличным комплексом программного обеспечения и, что самое приятное, его использование совершенно бесплатно. На первый взгляд может показаться, что Google Drive просто удобная и мобильная альтернатива Microsoft Office. Да, это определенно так и есть. Но помимо этого, сервис предоставляет намного больше возможностей, которые могут существенно облегчить работу event-менеджера.
Совместная работа над планированием
Если вы когда-нибудь работали над документами, в которых необходимо участие сразу нескольких человек для внесения данных, то вы прекрасно можете представить себе, как тяжело бывает свести все разрозненные записи воедино. Эта затея иногда превращается в настоящий кошмар.
Google Drive позволяет одновременно работать в окончательном варианте документа и вносить изменения, которые сразу автоматически отображаются у всех пользователей. Кроме того, программа помогает отслеживать изменения и посмотреть кто именно их сделал. Эта схема одинаково хорошо работает для всех видов документов, связанных с event-планированием.
Сбор информации
Сбор информации о спикерах и спонсорах при планировании конференции или выставки порой отнимает рабочие часы жизни event-менеджера. Обычно организаторам приходится отправлять список интересующих вопросов электронной почтой, а затем переносить данные в общие таблицы и списки. Документы Google Drive сэкономят время и облегчат утомительный процесс. Все что вам понадобится — это создать формы и направить людей по веб-адресу, где они заполнят нужные графы, а система автоматически перенесет содержимое в общую таблицу, которой вы и сможете поделиться со всей вашей командой.
Презентация для слушателей
В случае хранения и раздачи файлов Google Drive является прямым конкурентом Dropbox. Если вам необходимо поделиться, например, с участниками конференции PDF-файлами, вы легко можете загрузить их в папку на Drive. Так как аккаунт в Google есть у большего количества людей, чем аккаунт в Dropbox, поэтому использование Drive станет намного удобнее для ваших клиентов и партнеров.
Совместные календари
Если вы работаете в event-индустрии, самым важным для вас документом становится календарь. Google Drive автоматически синхронизирует данные всех пользователей и устройств, что особенно важно для слаженной работы любого event-агентства.
Напоследок
С одной стороны, Google Drive является прекрасной бесплатной альтернативой подобных сервисов, но некоторые функции этого облака определенно мощнее, чем у других. Когда такие ежедневные обязанности, как планирование расписания, учет расходов вашей команды, составление списка гостей и приглашенных участников мероприятия и тому подобное начинают отнимать массу времени, не забывайте, что правильно подобранные современные технологии могут сделать вашу жизнь куда легче.
По материалам eventmanagerblog.com
Советуем прочитать на Event.ru: лучшие статьи за неделю
6 сладких и оригинальных способов подачи праздничных чизкейков
Поделиться