Евгения ДемидоваПланирование событий — это очень напряженная, быстро развивающаяся профессия. Ни одна часть процесса организации не является легкой. Но для того, чтобы действительно понять это, нужно изучить все тонкости.
Когда начинать подготовку? Общее правило организации гласит, что существует восьминедельный временной интервал для небольшого события (200-400 человек), четырехмесячный срок для мероприятия среднего размера (400-800) и срок от шести месяцев до года для крупномасштабного события (от 800 человек или более). Вот небольшой пример.
Проработка плана
Сроки: от 8 недель до мероприятия
Уровень стресса: ???
У вас есть встреча или событие для планирования — пришло время стартовать, потому что гонка наперегонки с вашим календарем уже началась. В этот момент становится ясно, сколькими предметами вы будете жонглировать. И именно сейчас вы вынуждены ответить на самые важные, фундаментальные вопросы: почему и как.
Наведение красоты
Сроки: от 6 до 7 недель до мероприятия
Уровень стресса: ??
Это, пожалуй, самая веселая и творческая часть всего процесса. Пришло время отпустить вашего внутреннего художника в неустанном стремлении воплощения гениальной идеи. Часы, проведенные за продумыванием вариантов и формированием общей концепции, накачают вашу команду серотонином. Вы также будете увлечены поиском способов по-настоящему выделиться и выровнять свое видение с желаниями клиента. Это достаточно ранний срок подготовки, поэтому серьезные проблемы еще не выплыли наружу. Главное не утонуть в мечтах.
Проработка деталей
Сроки: от 4 до 6 недель до мероприятия
Уровень стресса: ????
Пришло время вытащить все карты. Бюджет, расписание, конкретное место проведения, кейтеринг, спикеры, развлечения, управление рисками, маркетинг и pr — все эти вопросы встают на первый план. Конкретные цели и сроки должны быть составлены и выполнены. Прямо сейчас вы безумно заняты. Как именно вы будете управлять и балансировать?
Четкое соблюдение сроков
Сроки: от 1 до 4 недель до мероприятия
Уровень стресса: ?????
Старайтесь не допустить, чтобы стресс полностью поглотил вас. Независимо от того, сколько вы уже подготовили, время, похоже, ускользает. К этому моменту все уже должно быть готово, но 24-часового рабочего дня порой бывает мало. Разве вы не рады, что успели сделать план B? Если вы составите еще и план C, вы будете еще счастливее.
Благоговейный трепет испытывают новички перед теми event-рок-звездами, которые находят время спать, есть и даже сохранять спокойствие на этом этапе работы.
Подведение итогов и оценка
Сроки: от 1 до 2 недель после мероприятия
Уровень стресса: ?
Сделайте глубокий вдох, ураган закончился. Однако, в большой степени, цикл планирования задерживается на этом этапе. К счастью, он наименее напряженный. Вам поручено собирать отзывы как от вашего клиента, так и от посетителей. Вы уже готовитесь к следующей битве, и она, скорее всего, придет раньше, чем вы думаете!
По материалам smartmeetings.com
Стрельба на фестивале в Лас-Вегасе: Как повысить уровень безопасности мероприятия?
Коктейльный час: 5 легких напитков на основе текилы
Поделиться