Eventum PremoТекущая ситуация поставила под угрозу все мероприятия: кто-то решил перенести их «на потом», а некоторые мероприятия и вовсе отменяются. Но не IDRF.
Еще за месяц до мероприятия, когда планировалось проводить форум на стыке офлайн и онлайн, ещё не был введен жесткий карантин. Но постепенно меры безопасности усиливались и в итоге событие полностью перешло в онлайн. Для агенства Eventum Premo это был первый опыт проведения масштабного digital-мероприятия и они рассказали нам что из этого получилось.
IDRF — это ежегодный офлайн-форум, посвященный e-commerce. В этом году участники вместе со спикерами обсуждали основные изменения рынка онлайн-ритейла, изучали кейсы топовых маркетплейсов (OZON, Яндекс.Маркет, Wildberries и другие) и обсуждали, как работать в новой реальности.
Почему все же было принято решение не отменять, не переносить, а провести все в срок, но в онлайне?
- Вне зависимости от того, кем является участник форума, он сможет поучаствовать в конференции где угодно, хоть на острове. Единственное условие — стабильный Интернет, который уже есть практически везде.
- Онлайн-формат позволяет сделать мероприятие еще масштабнее и увеличить количество участников в несколько раз.
- В онлайн было гораздо проще привлечь зарубежных спикеров: не нужно было согласовывать даты, организовывать приезд спикера и решать миграционные вопросы — достаточно было веб-камеры и Интернета.
- Комментаторы потоков могут удерживать внимание зрителей, вовлекать и делать просмотр более атмосферным.
Мероприятие было успешно проведено на Zeen — нашей платформе для online-мероприятий.
Почему именно Zeen?
- Кастомизация интерфейса и функционала платформы.
- Множество инструментов для работы и удержания внимания аудитории: возможности проведения голосований, опросы, постинг цитат из речи спикеров, комментаторы для вовлечения зрителей в диалог.
Подготовка
Технически было непросто объединить на одной платформе более 60 спикеров. Мы уделили этому большое количество времени: обеспечили всех набором для трансляции: брендированным фоном, веб-камерой и светом, некоторым доставляли адаптеры для использования проводного интернета и получения более устойчивого соединения.
В сотрудничестве с бюро «Глагол» была проведена подготовка спикеров с учетом специфики выступления перед онлайн аудиторией: серия мастер-классов о том, как не растеряться во время презентации и уметь объяснять, убеждать и вдохновлять.
Следующая сложность — это интернет-соединение у спикеров и модераторов. Даже тесты накануне не смогли дать гарантию хорошей картинки в день мероприятия, потому что домашнее соединение, к сожалению, нестабильно и может “плавать” в зависимости от общей нагрузки на провайдера.
Для исключения форс-мажоров, каждый перед выходом в эфир сначала подключался к нашей виртуальной пультовой, где мы могли отследить его скорость интернета и качество соединения. Иногда оказывалось, что даже при высокоскоростном Wi-Fi, картинка может иметь плохое качество, из-за чего требовалось проводное соединение.
Мероприятие
Конечно, разрабатывая это мероприятие, мы понимали, что опыт пользователя в онлайн — это не просто трансформированный опыт из офлайн. Это принципиально новый опыт, и поэтому тут важно уделить внимание психологии и потребностям пользователя: сделать так, чтобы участник получил качественный контент и не переключился на что-то другое, получил возможность общения со спикерами и другими участниками. Поэтому мы тщательно проработали этот блок вовлечения и добавили много активностей для удержания внимания гостя, чтобы если он и отвлекался, то на наш же контент.
Мы одновременно вели 5 параллельных потоков, словно разные конференц-залы, с выступлениями спикеров, воркшопами, питчинг-сессиями старапов и панельными дискуссиями. Во время конференции любой участник мог ознакомиться с программой и поставить напоминание о начале интересующего его выступления.
Также для каждого спикера мы сделали профайл, чтобы можно было получше узнать его бэкграунд, опыт работы и ознакомиться с его текущими публикациями и выступлениями.
Все выступления сопровождались текстовыми комментариями, которые вовлекали аудиторию в диалог и удерживали ее внимание к мероприятию. Помимо этого, мы внедрили онлайн-тесты и виртуальный пресс-волл.
VIP-участники могли присоединиться в Zoom-лаунжи со спикерами и партнерами мероприятия и лично обсудить все самые актуальные вопросы online-ритейла, а после окончания форума пригласили всех участников на afterparty. В онлайн-барах была проведена партнерская интеграция Pernod Ricard: были проведены мастер-классы от бренд-амбассадоров, разыгрывались призы и выступал диджей.
Самый большой риск при проведении крупного мероприятия в online — это то, сможет ли платформа выдержать большой наплыв пользователей? Для того, чтобы обеспечить стабильность работы платформы, мы проводили нагрузочные и функциональные тестирования и все прошло гладко.
Итог IDRF 2020 в цифрах
Нам удалось:
- вовлечь 7000 участников из 2000 компаний
- привлечь 61 спикера из 4 стран
- услышать 28 стартапов
- вручить 9 наград E-Retail Tech Award
- получить более 265 000 просмотров стрима мероприятия VK
Для себя мы поняли, что в online-мероприятиях реально работают следующие инструменты:
- возможность задать вопрос спикеру
- возможность перемотки эфира в любое место
- возможность сразу «подружиться» со спикерами в соц. сетях
- развлекательный контент, даже на деловом мероприятии
- возможность «апгрейдить» билет прямо во время мероприятия для расширения функционала и получения дополнительных привилегий
- Онлайн-бары и другие возможности для нетворкинга
Лучшие бренд-активации на музыкальном фестивале Coachella в рубрике «Look Back»
Российский Саммит Экспертов в области эстетической медицины Merz Aesthetics 2020. Технические детали кейса IG PRO
Поделиться