ЁТМMoscow Gala 2020 — один из немногих масштабных event-проектов в разгар мировой пандемии, преодолевший не только сложности работы с иностранными командами при закрытых границах, но и состоявшийся в день празднования Дня города Москва.
Формат: Частное мероприятие/юбилей
Название: Moscow Gala 2020
Агентство: ЁТМ
Площадка: ВТБ Арена — «Динамо»
Концепция
Это проект о любви… О том, что нельзя просто купить в магазине, о том, что бережно хранилось в воспоминаниях и родилось лишь на одну ночь.
О любви к своему родному городу, к масштабу и размаху Москвы, к воспоминаниям детства, к музыке, родителям, семье и друзьям, которые были гостями этого грандиозного праздника. Идея состояла в соединении прошлого и настоящего.
Подготовка к проекту
Подготовка мероприятия началась почти за год до назначенной даты. Для работы над проектом мы пригласили режиссера из Израиля, пятикратную обладательницу «Оскаров» event-индустрии — премии «Eventex Global Event Award» за создание «Лучших Гала-ивентов Мира», Александру Журан (Alexandra Juran), которая впервые работала в России и с российской командой.
Одной из самых сложных задач на первоначальном этапе был поиск площадки. Все известные московские пространства не подходили под задуманное, так как несмотря на сравнительно небольшое количество гостей в 360 человек, площадка должна была вмещать в себя несколько масштабных локаций.
Еще одной сложностью было совпадение даты торжества с Днем города — что идеально коррелировало с концепцией события, но накладывало гигантский отпечаток на работу всех служб и аренду необходимого оборудования.
А потом случилась пандемия.
За несколько месяцев до реализации проект подвис в состоянии неизвестности. Еще не зная, что нас ждет полное закрытие всех границ, и даже невозможность покинуть собственные дома, мы подготовили трехмерную площадку проекта в реальном масштабе, что в нужный момент позволило работать удаленно на разных континентах. Окончательное подтверждение, что проект состоится, пришло за два месяца до даты реализации, между первой и второй волнами пандемии. Абсолютно все подрядчики утверждали, что невозможно уложиться с таким масштабом в заявленные сроки, но… два месяца слаженной работы и 7 дней круглосуточного монтажа преобразили ледовую арену ВТБ и все прилегающие к ней территории до неузнаваемости.
Изначально, по прогнозам подрядчиков, на монтаж нужно было не менее 14 дней, но на площадке были запланированы хоккейные матчи и тренировки. Руководство ВТБ Арена- «Динамо» помогло организовать перенос всех возможных матчей КХЛ и РФС, освободив для нас 7 дней для совершения невозможного. Но и наши заветные 7 дней разбивались футбольным матчем «Россия – Сербия», который проходил на соседнем поле, что урезало монтаж площадки фактически еще на сутки. В это же время режиссер Александра Журан (Alexandra Juran) всеми возможными способами пыталась вырваться из Израиля, который был в полной изоляции с наглухо закрытыми границами. И ее прилет вместе с певицей Kama Kamila иначе, как «очередным чудом», назвать просто невозможно!
Остальная часть интернациональной команды проекта осталась на круглосуточном дежурстве у мониторов и продолжала творить с помощью видеосвязи.
Еще одна гигантская сложность в воплощении проекта в процессе монтажа и в день реализации – это санитарные ограничения, связанные с пандемией. Все сотрудники проходили ежедневное тестирование на коронавирус в специально оборудованной на территории ВТБ Арена-«Динамо» выездной лаборатории, и каждая служба ежедневно теряла людей в связи с положительными результатами.
Но, несмотря ни на что, благодаря грамотной и слаженной работе всех служб, монтаж был окончен вовремя.
Для мероприятия был привлечен один из лучших шеф-поваров страны Виктор Титов, разработавший уникальное меню вечера, перекликающееся с концепцией всего мероприятия, состоящее из изысканных блюд, способных удивить искушенных гостей. За 3 недели до назначенной даты произошло самое неожиданное для нас событие — смена кейтеринговой компании.
Это был не просто шок, а удар ниже пояса. Но высокопрофессиональный «Alliance Catering»,«запрыгнув в поезд», уже летевший на сумасшедшей скорости к финалу, отлично справился с поставленной задачей, несмотря на «ковидные потери», в том числе в руководящем составе.
Детали реализации
Для организаторов и всего обслуживающего персонала пространство было разделено на «зеленую» и «красную» зоны, переход между которыми был строго запрещен. Работники зон отличались не только бейджами, но и специальными невидимыми печатями, проставленными только после получения отрицательного теста. На стыке зон стояла охрана и пункт дезинфекции с оборудованными кабинами, промаркированными масками и перчатками — на случай непредвиденных ситуаций и необходимости пересечь «границу» зоны. Все работники, независимо от «зоны», меняли маски и перчатки каждый час — за этим следила специальная служба.
Все гости мероприятия проходили обязательное тестирование за день до мероприятия и перед началом вечера. Для входа гостей был использован не привычный вип-вход, а дебаркадер с курсирующими по нему гольф-карами, который был не только способом необычного и эффектного появления гостей на площадке, но и выполнял дополнительную функцию по соблюдению социальной дистанции.
Для того, чтобы элегантно задекорировать территорию встречи гостей и разграничить пространство на несколько территорий, было использовано более трех с половиной километров бархатной ткани, которую можно было крепить только в ночь перед проектом — только на эту задачу было брошено около ста человек.
Специально для проекта Нью-Йоркский дизайнер Iren Juran разработала форму для обслуживающего персонала, позволяющую соблюдать меры безопасности и при этом сохранить визуальную изысканность.
Преодолев на шустрых гольф-карах крутой подъем дебаркадера, гости попадали в пространство, напоминающее лобби высококлассного отеля.
Креативная идея отражалась во всех деталях, заставляющих гостей удивленно замирать на каждом шагу с желанием рассмотреть невероятное лобби со стойками консьерж-службы; дизайнерский интерьер; гигантские панно, изображающие подземные дворцы московского метрополитена; комнату для смены нарядов; брутальную, но уютную сигарную комнату.
Задержаться в «креативном» лобби гостям не позволяли чарующие звуки музыки и головокружительные ароматы свежей выпечки, манящие в следующую локацию. И, преодолев еще один «бархатный коридор», гости попадали в легендарный «Гастроном №15», исторические витрины которого сохранили старинные рецепты.
Уютные столики манили присесть и вкусить изысканные закуски и выпить чашечку ароматного кофе под звуки музыки специального плейлиста «Радио Гастроном ФМ», созданного из любимых произведений именинника.
Интерьер «Гастронома №15» был воссоздан по архивным фотографиям, с сохранением величественных восьмиметровых «мраморных» колонн, невероятной красоты каскадных люстр и знаменитых витражей. Из привнесенной современной нотки было лишь преображение центрального прилавка, превратившегося для нашего мероприятия в гигантскую барную стойку, над которой возвышалась масштабная 15-метровая люстра.
Для того, чтобы удивить искушённых гостей, мы изначально сделали акцент на пространстве Гастронома. Но когда именинник вышел на сцену и произнёс речь, совершенно неожиданно, одна из стен поднялась и ледовую арену, до этого скрытую от глаз гостей, залили вспышки ослепительного света, по периметру зала появились семь «сталинских» высоток — незыблемые символы Москвы.
Их великолепные очертания отразились в зеркальном полу ледовой арены. Центральные композиции на банкетных столах переносили нас на московские проспекты, озаряемые фонарями в новогоднем убранстве, спинки стульев напоминали ажурные ограды парков, а над шпилями высоток клубились настоящие облака, танцующие под ритмы, звучащие с гигантской сцены.
Эпидемия внесла значительные коррективы не только в работу команды, но и в состав запланированных исполнителей, многие из которых просто не смогли прилететь в Россию. Хэдлайнерами вечера выступили группы «БИ-2», «Звери» и редкий гость частных мероприятий Земфира, а за танцевальную часть отвечал DJ Федор Фомин.
Специально для мероприятия были написаны кавер-версии известных хитов, которые в этот день звучали о Москве. Их исполнила известная израильская певица Kama Kamila.
Мы сделали этот проект вопреки всем возможным проблемам, связанным с пандемией, закрытием границ, сложностям в каждом пункте, соблюдая абсолютно все возможные меры предосторожности и создав поистине грандиозную историю.
А потом… всё растворилось в предрассветной дымке московского утра, оставив шлейф воспоминаний о невероятной ночи в лучшем городе мира.
Мероприятие в цифрах:
- 360 гостей
- 2 114 сотрудников
- 87 компаний-подрядчиков
- 7 суток монтажа
- 5 302 кв.м. застройки
- 2 сцены: 640 кв.м. и 70 кв.м.
- 50 736 медицинских масок и 76 104 одноразовых перчаток
- более 100 тонн оборудования
- 200 кВт звука
- 1 234 световых приборов
- 1 200 кв.м. светодиодных панелей
- 2 123 кв.м. напольного покрытия
- 3 456 кв.м. декоративной ткани
- 15 000 метров коммутации
- 2 025 метров фермовых конструкций
- 1,5 мВт электричества
- Более 1 500 дизайнерских элементов оформления мероприятия созданных и подобранных индивидуально
- 33 гримерные комнаты
Команда проекта:
- Продюсер мероприятия — Михаил Коньков
- Креативный директор — Мария Атаманчук
- Руководитель проекта — Сергей Лукин
- Технический продюсер — Александр Шершиков
- Технический режиссёр — Саид Мусаев
- Режиссер-постановщик — Александра Журан (Alexandra Juran)
- Главный декоратор — Анна Зайка
- Арт-директор, дизайнер — Александра Журан (Alexandra Juran)
Грамотное ТЗ для шоу продакшна. Часть 2: как передать творческий замысел
Общепит от бренда: как выглядит первый ресторан Louis Vuitton
Поделиться