Редакция Event.ruКлиент: Oriflame Cosmetics
Агентство: MAX \ MAX Productions
Дата: 18 декабря 2020 года
Задачи
- Организовать итоговое годовое мероприятие CEO connect для внутренней коммуникации с сотрудниками компании по всему миру.
- Создать систему коммуникации на 3000 сотрудников с получением обратной видеосвязи и возможностью онлайн-общения в прямом эфире.
- Провести церемонию награждения «Loyalty Awards» для сотрудников.
- Провести церемонию награждения «Colleague of the Year» — ежегодное чествование лучших сотрудников по мнению коллег.
- Осуществить полную техническую поддержку и режиссерскую постановку мероприятия.
О проекте
Компания Oriflame всегда стремится создавать яркие и вдохновляющие мероприятия. Каждый проект должен задавать планку рынку и выделяться на событийной карте мира. Такой посыл всегда был присущ внешним мероприятиям компании (для ее бренд-партнеров), но теперь настало время посмотреть по-новому и на внутренние проекты (для сотрудников).
CEO connect: Secret edition — это онлайн-мероприятие, задача которого подвести итоги уходящего непростого года, выделить самых преданных сотрудников и поздравить любимых всеми коллег. Казалось бы, ничего сложного — но что если ты не можешь выразить признание людям лично? Нет возможности вручить реальные награды и подарки? Да и просто — все сотрудники разбросаны по всему миру?
Что ж, относительно последнего пункта — тут приходит на помощь новый онлайн-формат, для которого границ нет. Но, как мы знаем, формат участия в мероприятии через окошко ноутбука сильно теряет в эмоциях и в сопричастности происходящему у зрителей. Что категорически не подходит компании Oriflame, так как именно эмоциональный опыт является ключевой особенностью и целью их проектов.
Тут надо отдать должное команде Oriflame, которая постоянно искала новые способы взаимодействия с аудиторией. Именно они предложили правильные референсы нового формата CEO connect, которые команда MAX \ MAX разработала и воплотила с точки зрения смысла, атмосферы и технологической составляющей.
Для начала скажем, что весь этот проект — абсолютный эксперимент. Так как в мире единицы подобных мероприятий, и все их описания достаточно туманны и неконкретны. И, соответственно, не существует подрядчиков или отдельных специалистов, специализирующихся на столь массовой коммуникации в прямом эфире. По крайней мере, мы не нашли таковых ни в России, ни за рубежом. Поэтому с этим вопросом команда MAX \ MAX разбиралась самостоятельно.
На момент работы над проектом — да и сейчас — не существует доступной системы взаимной видеосвязи на 3000 человек. Да, есть сервисы / платформы, которые поддерживают порядка 10 000 зрителей — но без получения такого же или сравнимого количества видеосигналов от пользователей. Окей, в США есть одна платформа Virtual Crowd, которая использовалась, например, для проведения онлайн-концерта Metallica, — но ее стоимость под наши задачи оказалась в полтора раза выше бюджета всего проекта.
В итоге для связи с участниками был выбран Zoom — в первую очередь по качеству и стабильности связи при больших нагрузках. Как минимум уже был живой пример его работы — как раз на том самом тренинге Тони Роббинса, который был стартовым референсом проекта. Но, в отличие от Тони, перед которым не стояла задача «фильтровать» участников, нам было необходимо в различные моменты времени выводить на экраны конкретных людей, в зависимости от момента награждения или программы. Не будем раскрывать всех секретов — но провести пару бессонных ночей и поиграть в «пятнашки» 60 компьютерами нам пришлось.
Дополнительной сложностью стало то, что мероприятие задумывалось как сюрприз, и, в отличие от того же Тони, мы не могли связаться со всеми участниками заранее и проверить нагрузку на систему и качество связи. Так что все 3000 человек мы увидели уже на мероприятии — это был довольно волнительный момент. Но как итог — задача решена и помимо вывода на экраны более 800 человек единовременно, в нужный момент отдельно показывались конкретные участники, представленные в той или иной номинации.
Также мы доработали некоторые моменты проекта Тони в плане сет-апа:
- Проекционные экраны изготавливались на заказ, чтобы можно было использовать обратную проекцию. Важно было избежать теней от спикера при близком взаимодействии с экранами.
- Также обратная проекция дала возможность использовать сценический дым и, как следствие, необходимые световые эффекты в ключевые моменты шоу. Кроме того, световой развес был продуман таким образом, чтобы заполнять потолок площадки при низких ракурсах камеры.
- В пространстве между экранами была создана рождественская зона, которая подчеркивала праздничный посыл мероприятия и была важной частью режиссерской задумки в ходе шоу.
Использование большого количества конфетти — фирменный почерк проектов компании Oriflame. Не обошлось без него и в этот раз. Поэтому, чтобы избежать налипания лишних элементов на экраны, все конфетти и экраны были дополнительно обработаны антистатиком.
Теперь о режиссуре. Первое, что помогло получить сильный эмоциональный отклик у сотрудников — формат мероприятия держался в секрете. На первых кадрах трансляции они увидели обычную плазму с названием мероприятия, так что, как говорится «ничего не предвещало». Но как только камера начала отъезжать и открылись два 12-тиметровых экрана с live-изображениями всех участников и даже можно было разглядеть самого себя — это был безусловный wow-эффект. Второй секрет успеха и создания эффекта присутствия — мы категорически избегали статичной работы камеры и использовали внутрикадровый монтаж. Практически все мероприятие снималось с одного стедикама и смена ракурсов происходила вместе с четко отрепетированной сменой траектории движения камеры. Даже если были какие-либо статичные моменты шоу, камера все равно продолжала едва заметно двигаться, что поддерживало динамику и живость происходящего.
Как мы уже говорили, этот проект был во многом экспериментальным, поэтому хоть и подготовка была очень тщательной, мы морально готовились разбираться на площадке со всеми неожиданностями. Но главной неожиданностью стало то, что несмотря на мощнейшую юридическую поддержку со стороны компании Oriflame,.. шведское посольство не выдало визы из-за пандемических ограничений. Поэтому за несколько дней до монтажа мы проработали весь сценарий до секунды и скомпоновали его таким образом, чтобы он превратился в пошаговый инструмент для работы. А шведские коллеги помогли организовать прямую связь режиссера с каждым специалистом на пультовой — так что каждый шаг программы запускался удаленно из Москвы.
Но главное, что в результате мы получили огромное количество живых эмоций. Были и слезы, и смех, и искренняя радость за коллег. Для нас один из главных комментариев в чате — «It feels like a great offline event!». Значит, это возможно! Мы хотим выразить огромную благодарность компании Oriflame, и, в частности, глобальному ивент-директору Oriflame Александру Сафонову, в первую очередь за смелость в решении о проведении такого мероприятия, а во-вторых — за оказанное доверие, благодаря которому это стало возможным!
Факты и цифры:
- 3000 одновременно подключенных участников с видеосвязью
- 800 человек показывалось одновременно на двух экранах
- Участники располагались по всему миру — от Китая до Мексики
- Синхронный перевод на 3 языка — испанский, русский и китайский
- Ведение монтажа и программы «на удаленке» — с пультовой была налажена связь, все моменты шоу запускались по команде из Москвы
- 10 кг конфетти
- 60 компьютеров на пультовой
- 16 zoom аккаунтов
- 3 недели подготовки
- Проектная команда MAX \ MAX — 2 человека
Как прошёл фестиваль Просвет 2020
Что ожидает event-индустрию в 2021 году? Мнения владельцев ведущих event-агентств о перспективах отрасли
Поделиться