Евгения ДемидоваВнимание к деталям, проницательность и предвосхищение ожиданий клиента — залог успеха в организации любого мероприятия. Но что же делать, когда дела не клеятся?
Существуют ли определенные правила, которые помогут избежать ошибок и достичь успеха в event-планировании? Будьте уверены, они есть!
С этого момента вы больше не будете наступать на одни и те же грабли. Правильные привычки помогут вам стать настоящими мастерами event-бизнеса.
Хорошие и плохие привычки
Всем известно, что привычки бывают плохими и хорошими.
Хорошие привычки нужно поддерживать. Если вы бегаете каждое утро, продолжайте это делать. Если у вас есть привычка посылать клиентам личную благодарность, не ленитесь сохранить эту традицию навсегда.
От плохих привычек нужно избавляться. Они не приносят совершенно никакой пользы. Мы каждый раз делаем себе поблажку, потакаем нашим слабостям. Порой вы даже не подозреваете, откуда у вас появилась та или иная дурная привычка, возможно, вы переняли ее от коллеги, друга или родителей. Зачастую окружение бессознательно подталкивает вас на принятие неправильных решений.
Плохие привычки иногда сложно распознать. Хорошенько обдумайте, какие привычки мешают вам в работе и избавьтесь от них навсегда.
Плохие привычки в event-планировании
В процессе организации мероприятия приходится искать альтернативы. Это совершенно нормально, потому что любой проект по-своему сложен и состоит из множества деталей.
Ищите альтернативы
У опытных event-менеджеров всегда найдутся заготовленные шаблоны контрактов, готовые сценарии и идеи. Но ярлыки нужно использовать с умом. Мы живем в мире, где тенденции отрасли меняется ежеминутно, особенно, это касается технологических новинок. Каких-то пять лет назад использование хэштегов было диковинкой, однако, сегодня это мощнейших инструмент в руках маркетологов. Игнорируя использование хэштегов, вы ставите под угрозу успех вашего event-предприятия.
Мы собрали наиболее типичные ошибки event-планирования:
1. Кипы записных книжек
Никто не может понять, почему некоторые event-менеджеры до сих пор носят с собой кипы записных книжек, ежедневников и планеров.
Сегодня в нашем распоряжении есть очень функциональная вещь под названием планшет. Этот крутой девайс с кучей удобных приложений на все случаи жизни сэкономит время и нервы. Здесь вы найдете календарь, планер, чат, выход в Интернет и несметное множество других программ, необходимых для организации мероприятия.
Самое время освободиться от тяжелых записных книжек и насладиться совершенством и функциональностью планшета!
2. Ужасный Wi—Fi на площадке
Лет десять назад отсутствие на площадке Wi-Fi никто бы не заметил, потому что тогда его даже не существовало. Wi-Fi сегодня — неотъемлемый компонент поддержания живой связи с аудиторией, особенно, на конференциях, выставках или корпоративных встречах.
Планируя мероприятие, убедитесь, что на площадке будет организована бесперебойная, качественная сеть Wi-Fi. Недостаточно довольствоваться одним лишь телефонным разговором с владельцем площадки, вы должны быть точно уверены, что с Wi-Fi проблем не будет. На всякий случай познакомьтесь с советами по этой теме от Corbin Ball или замечательной презентацией от Randle Stonier.
3. Неграмотная организация работы технического персонала
Основная миссия техподдержки — как можно более креативно разместить имеющийся информационный контент, используя аудио-визуальные средства, и поддерживать исправность техники на протяжении всего мероприятия.
Они лишь помогают воплотить то, что уже придумано вами.
К сожалению, встречаются горе-менеджеры, поручающие модерацию, к примеру, Twitter-контента технарям, которые понятие не имеют, о чем идет речь.
Вы и только вы (или специально обученный персонал) должны контролировать все социальные медиа на мероприятии. Такой важный аспект event-деятельности не может быть передан в руки некомпетентных специалистов.
4. Длинные регистрационные листы
Поверьте, стоять в очереди во время регистрации на конференцию занятие утомительное. Может быть, кто-нибудь успеет за это время пройти пару уровней игры на смартфоне, но внутри все равно будет сгорать от желания скорее попасть внутрь.
Искать каждое имя в длинном списке и вычеркивать его, как кораблик в «Морском бое» — устаревший способ регистрации участников.
На помощь придет электронная регистрация! Она может быть стандартной или с дополнительными опциями — с распознаванием лиц или интеграцией в социальные сети.
5. Ассистенты с микрофонами
Сессия вопросов и ответов является самым неловким моментом для участников, как для спикеров, так и для аудитории.
Доказано, что боязнь публичных выступлений на первом месте после страха умереть. Поэтому ваша задача — продумать процесс вопросов-ответов до мелочей. Наличие ассистентов, которые с микрофоном в руке поджидают желающих задать вопрос, часто пугает аудиторию. Создать непринужденную атмосферу и сэкономить на ассистентах помогут высокие технологии — приложения Catchbox и CrowdMix.
6. Утомительные опросные формы
Как правило, после мероприятия организаторы просят всех участников оставить отзыв. Иногда последних просто заваливают электронными письмами со всевозможными анкетами и опросниками. В конечном счете, это действует на нервы.
Гораздо более эффективный инструмент — собирать фидбеки в социальных сетях. Формат соцсетей идеально подходит для сбора отзывов и пожеланий. Вы больше не навязываете участниками анкеты и ненавистные опросные формы, они сами оставляют комментарии, делятся впечатлениями и замечаниями.
7. Личные предубеждения
Предубеждения, как инфекционные заболевания. Вы должны избавиться от них, потому что рискуете потерять бизнес. Когда мы в чем-то глубоко убеждены, мы подсознательно не приемлем решения, которые на практике могут сыграть нам на руку. Исследование международной консалтинговой компании McKinsey доказало, что личные предубеждения отнимают у вашего бизнеса 7% возможной прибыли. Будьте открыты и старайтесь задействовать новинки в сфере технологий.
8. Бесконечная переписка с командой
Наиболее опытные профессионалы event-дела с уверенностью ответят, что в основе успеха лежит слаженная командная работа.
В большинстве случаев общение идет через электронную почту, где в каждом письме в копии стоят по 30-40 адресатов, постоянно приходится рыться в куче писем и прокручивать бесконечную историю переписки. В конце концов, становится понятно, что электронные письма не лучший инструмент event-менеджмента.
На помощь придет Base Camp или недавно вышедшее приложение Slack, позволяющее легко и слаженно общаться внутри вашей event-команды. На масштабных мероприятиях весьма кстати будут Zendesk или HelpScout, инструменты для поддержки связи с посетителями.
9. Печатный материал
Все еще распечатываете программки и карту мероприятия? Посетителям не нужна лишняя макулатура. Сегодня все легко и просто решается с помощью мобильных приложений. Создание такого приложения обойдется от 0 до 20 000 долларов, однако, ваши старания будут вознаграждены. Безусловно, не на каждом мероприятии можно будет использовать данную опцию, все будет зависеть от формата и аудитории.
10. Пробелы в содержательной части
Когда речь идет о декоре площадки, вы просто идете к вашему любимому поставщику, даете ему задание, и получаете множество идей по созданию неповторимого стиля мероприятия.
Модерация выступлений и сессий — задача куда более ответственная. Подбор содержательной части зависит от фомата мероприятия и потребностей аудитории. Информация должна быть, в первую очередь, актуальной.
Выступления спикеров должны сопровождаться презентациями или другими наглядными материалами и записаны на видео, которое потом будет доступно в сети.
В отдельных случаях, например, на музыкальных фестивалях, обязательно должен присутствовать «гвоздь программы». На конференциях, конгрессах и других серьезных митингах магнитом для публики будут именитые гости.
11. Привычка не подводить итоги
Некоторые event-менеджеры стараются измерить каждый шаг и разработать шкалу качества каждого проведенного мероприятия. Воспитайте в себе привычку, измерять результаты вашей деятельности. Выделите несколько аспектов, от которых, по вашему мнения, зависит успех мероприятия, и попробуйте оценить каждый из них. Такая комплексная работа поможет правильно планировать дальнейшие мероприятия, избежать ошибки, учесть все риски. Анализ вроде «Гости были довольны» не поможет в развитии бизнеса.
12. Ошибки в организации неформального общения
Почти каждая конференция заканчивается фуршетом и неформальным общением. Для некоторых гостей — это основная цель посещения конференции. Они терпеливо слушают доклады, чтобы потом познакомиться с нужными людьми и расслабиться с бокалом виски.
Именно поэтому профессионалы event-индустрии должны осознавать ценность неформального общения, стараясь сделать коммуникацию среди участников свободной и непринужденной (использование бейджиков с именами не в счет). На помощь, как всегда, придут приложения, помогающие посетителям свободно ориентироваться на площадке и находить правильных собеседников. Ищите альтернативы! Дело не только в технологиях. Возможно, у вас появится другая замечательная идея, как интересно организовать неформальную часть.
Напоследок
Надо избавляться от привычек, которые не приносят нам никакой пользы. В любой ситуации находите альтернативы, грамотно оценивайте ситуацию и старайтесь принимать рациональные решения. Не бойтесь пробовать новое и добивайтесь успеха в организации любого мероприятия!
По материалам eventmanagerblog.com
Поделиться