Редакция Event.ruЛюбой конечный результат во многом зависит от того, насколько качественно выполнена подготовительная работа — именно поэтому монтаж мероприятия так важен для успеха всего проекта.
В теории все довольно просто, поступательно возводятся все необходимые для реализации проекта конструкции, подвешивается оборудование, налаживается его работа и так далее.
Но в действительности все куда сложнее. Во-первых, монтажу предшествует серьезная подготовительная работа. Во-вторых, сам монтаж должен быть грамотно проведен в контексте тайминга и распределения работ. В-третьих, как бы детально ни был прописан план монтажа, никогда нельзя исключать объективные препятствия (вроде пробок, влияющих на логистику), человеческий фактор и форс-мажоры. Избегать всех проблем помогает дотошный менеджмент агентства.
Если вы уже изучили технические параметры площадки, разработали техдокументацию, составили ТЗ для подрядчиков и график монтажа, а также согласовали работы с пожарными и иными инспекциями — самое время ознакомиться с 5 советами, которые помогут повести ваш монтаж максимально успешно:
Общее собрание со всеми службами накануне
Все нюансы и мелочи всплывают в живом обсуждении проекта, именно встреча всех подрядчиков ставит и решает вопросы совместной работы, коммуникации. Одним интересны эти детали, другим — другие. Задача общего собрания — аккумулировать все технические запросы и обеспечить их своевременное решение. Ивент весь строится на мелочах, это же касается и монтажа. И именно на общем собрании проговаривается все вплоть до расположения розеток и «пилотов», обговаривается каждый миллиметр застройки, выявляется необходимое количество генераторов, прокладка кабелей и все-все-все.
Согласование графика монтажа со всеми подрядчиками
Менеджер агентства должен собрать от всех задействованных подрядчиков их требования и планы по монтажу, далее выстроить единый график, чтобы в нем наглядно было видно, в какой последовательности монтируются конструкции и оборудование, когда подвозят комплектующие, не будут ли машины и люди друг другу мешать. После составления общего графика монтажа он снова высылается всем подрядчикам для дальнейших комментариев и корректировок. В идеале уже по факту составления единого плана проводится еще одно общее собрание.
Следите за количеством
Иногда агентства допускают ошибку, когда в едином графике монтажа не учитывают зонирование, не смотрят, какое количество мастеров работает на том или ином участке. Внезапно в одном месте сосредотачивается толпа мешающих друг другу специалистов, а другая зона — будь то улица, зона welcome, back stage или какая-то еще вне сцены и угощений — пустует. Смысл работы агентства при монтаже — в менеджменте чужих бизнес-процессов, а потому следует учитывать не только временной люфт, но и количество персонала от подрядчика на ту или иную работу каждой зоне. Чем дотошнее будет агентство «влезать не в свое дело» — вникать в работу подопечных организаций, тем больше вероятность избежать накладок.
Документация и предоплаты
Понятно, что для самого факта начала продуктивной работы агентство должно заключить договор с подрядчиком на оказание необходимых услуг (хотя что греха таить: порой в event-индустрии многое держится на честном слове в прямом смысле этого выражения). Между тем, чтобы полностью обезопасить себя от проблем, желательно еще и внести все предоплаты подрядным организациям, чтобы в последний момент не столкнуться с проблемной ситуацией, когда работы по факту не выполнены или явно не будут выполнены в срок (или подрядчик и вовсе готов «психануть» и «соскочить» с проекта), а рычага давления в критический момент нет.
Площадка — ваш второй дом
Немаловажно в деле монтажа и участие самой площадки. Нюанс тут заключается в том, что с подрядчиков event-агентство может позволить себе спрашивать довольно строго, коль скоро обеспечивает компаниям определенный объем работ. С площадками же такой номер не проходит, и в этом плане площадка — совершенно равный партнер, который в случае неотлаженных отношений и вовсе может прекратить пускать на свои территории. В этом контексте задача агентства — перед монтажом наладить максимально дружеские и доверительные отношения. Скажем, один из действенных способов — уведомление площадки обо всех бизнес-процессах, которые будут происходить в день монтажа (предоставление и детальное разъяснение графика, списков персонала, автомобилей и т.п.). Чем больше знает управляющий площадки, тем больше он чувствует и свою вовлеченность в процесс, ощущает свою значимость на уровне значимости Клиента. И в этом случае всегда идет навстречу, если в процессе монтажа возникают какие-то мелкие сложности: помогает в поиске недостающих «пилотов», ножниц, скотчей и прочей мелочи. А из мелочей, как мы помним, и состоит любой монтаж и любое мероприятие.
Матрица управления талантами для креативных индустрий
Вокруг России за 143 дня: как организовать всероссийское Road Show от Москвы до Владивостока
Поделиться