Евгения ДемидоваНедавние исследования показали, что спрос на встречи и мероприятия растет, но, в то же время, согласно другим исследованиям эксперты прогнозируют, что сокращение бюджета мероприятий будет самой большой проблемой, с которой они столкнутся в 2017 году.
Каждый event-менеджер знает, что размер бюджета сильно влияет на организацию событий. Небольшой бюджет может заставить организатора мыслить творчески и нестандартно, но это также может означать, что придется выбирать между идеальным местом и тем, которое доступно вам в рамках бюджета.
Так что же делать организатору?
Вот несколько стратегий, чтобы доказать рентабельность инвестиций и грамотно спланировать бюджет для вашего мероприятия.
Спрашивайте
Вы точно знаете, что вам нужно, так что пришло время установить дату, договориться о встрече и подготовиться к работе с данными и отчетами, чтобы поддержать ваш аргумент. Четко сообщите, что вам нужно, и вы можете быть удивлены результатом.
Сделайте свое исследование
Как говорится, знание — это сила. Узнайте, что происходит с бюджетами других отделов; тратит ли компания, урезающая бюджет события, больше на другие вещи? Кроме того, получите представление о том, что происходит в отрасли. Другие организаторы сталкиваются с теми же бюджетными проблемами, что и вы? Ожидается ли рост спроса на события? Знание того, чего ожидать, даст вам больше рычагов воздействия за столом переговоров.
Не забудьте про факты
Данные приобретают все большее значение. Именно поэтому для event`ора важно найти способы оценки и подсчетов результата. Есть много новых технологических средств для событий, которые позволяют анализировать успех мероприятия, участие посетителей и рентабельность инвестиций. Эти показатели будут иметь решающее значение для поддержки ваших предложений и запросов, касающихся бюджета.
Прогнозируйте будущее
Определите тенденции в ваших мероприятиях, а также во всей отрасли. Вы должны быть в состоянии точно определить цели на предстоящий год. Наличие четких и осознанных целей поможет event-менеджерам разрабатывать долгосрочные стратегии и принимать разумные решения для своих мероприятий, касающиеся размера бюджета.
Объясните почему
Намного легче получить нужные вам ресурсы, если вы можете четко показать, зачем они вам нужны. Разделите свои причины на конкретные категории. Объясните, что email-маркетинг повышает скорость регистрации, поэтому вашей команде требуется дополнительное обучение, чтобы максимально использовать эту технологию. Если вы хотите инвестировать в технологию событий, покажите им, как приложения для регистрации событий упрощают работу с посетителями и сокращают трудозатраты, необходимые для проведения мероприятий.
Сосредоточьтесь на своих сильных сторонах
Многие организаторы в последнее время испытывают сильное давление, и им может быть трудно жонглировать всеми задачами, которые необходимо выполнить. Чтобы сохранить концентрацию, определите сильные стороны команды, а также любые задачи, которые должны быть переданы или устранены.
По материалам smartmeetings.com
9 заслуживающих отдельного внимания фотозон с вечеринок Coachella
Как сделать отличные event-фотографии на телефон
Поделиться