Евгения ДемидоваОшибки, как известно, делают все. Это справедливо даже в отношении event-профессионалов с 20-летним стажем. Как же так? Оправдание тут довольно простое. Любое мероприятие — это всегда что-то новое со множеством деталей, с некоторыми из которых даже ветераны индустрии сталкиваются впервые. Отсюда и ошибки. Но ладно, давайте называть это не ошибками, а промахами. Бывает. Вот семь из них, которые делают даже опытные event-менеджеры.
Давайте устроим мероприятие! Но зачем?
Одно дело, когда у вас появилась отличная идея для event’а, другое — найдется ли достаточно людей, которые им заинтересуются. Причем людей платежеспособных. Это справедливо не только в отношении мероприятий, на которые необходимо купить билет, но и на которые билет не нужен. Одна идея не способна возместить вам все расходы на организацию вашего прекрасного event’а. Что вы обычно слышите, приходя в банк за кредитом? «Докажите, что вы сможете вернуть деньги!»
Сегодня любое мероприятие нуждается в предварительном прощупывании почвы. И чем больше вы хотите в него вложиться, тем серьезнее должно быть исследование рынка. Определитесь с аудиторией, ее потребностями, узнайте, каковы были продажи на похожих мероприятиях, а затем уже решите, стоит ли ваша идея потраченных на него денег и сил. Иными словами, докажите себе, что она сработает.
Слишком увлеклись на стадии проектирования event’а
Если вы убедились, что ваша идея жизнеспособна, самое время начать продумывать само мероприятие. Вы разрабатываете визуальную составляющую, то, чем будут заняты ваши посетители, и с какими впечатлениями они от вас уйдут. Главный промах на этой стадии event’а — когда организаторы стараются придерживаться традиционного тайминга. Они говорят: «Ну, конференция будет днем». Нет, у вас есть только 4 часа, в которые необходимо уместить не только мероприятия, на которых люди будут получать информацию от выступающих.
Грамотное планирование — это когда вы можете отойти от своих предпочтений и взглянуть на event глазами своих посетителей. Одно занятие должно плавно перетекать в другое и разбавляться перерывами, чтобы люди могли перевести дух и пообщаться друг с другом. Главное, что вам нужно понять на стадии проектирования мероприятия — потребности посетителей.
Нужно принять решение… сегодня?
В идеале планерка, на которой команда обсуждает готовящееся мероприятие, должна представлять собой встречу, где выявляют проблемы, предлагают свежие идеи и принимают решения. Зачастую команда просто не любит этого делать, и все сводится к болтовне, прокрастинации и безответственности. Но от способности быстро принимать правильные решения зависит успешность вашего event’а.
Все что вам нужно — ввести временные рамки для планерок, расписание, по которому будут приниматься решения. Подводите итоги публично, чтобы вся команда знала, какие задания выполнены, какие — нет, по чьей вине работа все еще стоит на месте. Это заставит всех действовать, а планерки перестанут быть пустой тратой времени.
Это не совсем подходящее место, но ему придется им стать
Место проведения event’а — его фундаментальная часть. От его правильного выбора зависит многое. Запомните правило: первое — это мероприятие, второе — это место. Но иногда организаторы тратят недостаточно времени на поиск идеального места. В результате самому event’у приходится идти на компромиссы с помещением, а должно быть наоборот. Если место не готово к мероприятию в день его проведения, угадайте, кто в этом будет виноват. Да, поиски, подписание договоров и продумывание деталей занимают много времени, но его стоит потратить, чтобы основная часть вашего event’а была готова в срок.
Заранее узнайте у ваших менеджеров или клиентов, когда они планируют мероприятие. Будет ли это предполагаемая или точная дата? Старайтесь выкроить себе, исходя из этого, больше времени, чтобы наверняка заполучить то место, которое вы хотите.
Пока люди получают кофе и еду, они счастливы
Программа вашего мероприятия — главная причина, по которой люди на него придут. Она должна включать в себя то, чем посетители будут заниматься, что будут слушать, чему научатся и, да, что они будут есть. Все это требует времени, усилий и денег. Не будьте скоропалительны в отношении того, что стоит внести в программу.
Если вы будете принимать предложения от всех подряд, окажется, что ваше мероприятие не интересное и не запоминающееся. В таком случае аудитории только и остается, что переключиться на еду. Если люди по итогу мероприятия в основном обсуждают закуски, это не значит, что еда настолько вкусная (хотя может быть и так), это значит, что программа в целом была провальной.
У нас будет отличное мероприятие, которое всем понравится
Уверенность в том, что раз вы придумали прекрасный event, значит на него обязательно придут люди, встречается в наших рядах часто. Проблема в том, что одной уверенности сегодня не достаточно. На переполненном рынке теперь даже очень хорошее мероприятие без должного промоушна рискует с треском провалиться.
Продвижение event’а требует не только веры в него, но также много энергии, креативности и настойчивости. Ваше единственное письмо с приглашением может легко потеряться среди тысяч прочих, поэтому рассылать его нужно чуть ли не каждый день.
Но и просто продвижения недостаточно. Нужен промоушн-план, в котором будут прописаны ваши цели, аудитория, ключевые моменты мероприятия, медиа-каналы для продвижения и последовательность действий. И даже если такой план есть, в нем может отсутствовать система оценки маркетинговых кампаний. Многие менеджеры знают, какую акцию они запускают, но не всегда знают, к каким результатам она привела. В то время как, оценив ее итоги, можно было бы понять, проводить ли ее еще раз или переформировать план, пустив часть сохраненного бюджета на что-то другое, работающее.
Этот грузовик слишком большой. Я думал, он будет меньше…
День Х все ближе, и вы уже на финальной стадии. Однако стресса меньше не стало. Скорее наоборот. Вы словно ставите пьесу, сцена за сценой, и это требует от вас знания еще и деталей. Но знать детали — это одно, а понимать их — совсем другое. Да, это может быть большой грузовик, которому понадобится широкий разгрузочный подъезд. А если его не будет, то у вас будут проблемы. Разбираться во всем этом необходимо. Да, вы не занимаетесь монтажом, не готовите еду, но как все это происходит, вы должны хотя бы понимать. Тогда неприятных сюрпризов не будет.
Промах зачастую еще и в том, что мы считаем «этих ребят настоящими профессионалами», и не удосуживаемся проверить их лишний раз. А проверять надо как минимум дважды и не накануне мероприятия. Вы удивитесь, как часто ваши письма будут не доходить до «этих ребят». Пишите снова, звоните и прописывайте четкие инструкции для них. По крайней мере, если что-то пойдет не так, вы будете знать, что в этом виноваты не вы.
По материалам eventbrite.co.uk
4 способа превратить ваших преданных поклонников в супер-промоутеров
Супер-тенты: Топ-10 решений для event`a
Поделиться