8 пунктов, которые event-менеджеру нужно учесть при планировании поездок

Статистика гласит, что бизнес-поездок, будь то деловая встреча или корпоративное мероприятие, с каждым годом становится все больше, и компании тратят на них все больше денег. Event-менеджерам, в том числе, нередко приходится организовывать групповые или индивидуальные путешествия в рамках конференций и частных событий. Однако, готовясь к очередному выезду, имейте в виду следующие восемь пунктов, чтобы поездка прошла гладко.

1. Составьте список компаний, через которые вы хотите осуществлять поездки. В него могут войти авиакомпании, отели, компании по аренде автомобилей и другое. Сообщите им, что вы хотите пользоваться их услугами в рамках комплексных путешествий. Это поможет вам наладить политику расходов по этой статье. Поставщики этих услуг желают знать, что вы хотите иметь с ними дело — это и залог вашей скидки. Учтя политику ваших расходов, они расскажут вам, почему вы должны воспользоваться именно их услугами.
2. Бронируйте заранее. Чем раньше вы распланируете поездку, тем успешнее она пройдет. Если вы бронируете поездку меньше, чем за 3 дня до начала, в 21% случаев что-то не получится выполнить. Если бронирование производится за 2 недели, такие риски уменьшаются до 11%.
3. Используйте несколько инструментов, чтобы связаться с участниками путешествия. Не полагайтесь только на e-mail. Используйте также соцсети и sms. В 90% случаев sms прочитывается в течение первых трех минут.
4. Присылайте важную информацию вовремя. Никто не запомнит, что по вашему корпоративному предложению выбранный вами отель предоставляет бесплатный Wi-Fi, если вы сообщите об этом гостям за месяц до назначенного въезда. А вот если вы осведомите человека об этом за час до его check-in’а, это будет как нельзя кстати.
5. Не игнорируйте программы, которые сэкономят вам время. Например, Global Entry, T.S.A. PreCheck. Они помогут путешественникам быстро расправиться со всей волокитой в аэропорту. А как мы помним: для деловых людей время — деньги. 
6. Вам нужен клиентоориентированный подход. Императивный способ планирования поездки канул в Лету. У путешественника должна быть возможность повлиять на организацию процесса. Поэтому вам необходимо создать дух сотрудничества и доверия.
7. Используйте цифровые системы и мобильные приложения. Если вы будете использовать такие программы для себя и других внутри компании, вы сможете эффективнее справиться с координацией действий по поездке.
8. Разработайте план действий при форс-мажорах, особенно в заграничных поездках. Включите в него все возможные обстоятельства, включая военные действия, политические волнения и природные катаклизмы.

По материалам bizbash.com