Евгения ДемидоваChad Hudson является президентом и креативным директором компании Chad Hudson Events, филиалы которой находятся в Нью-Йорке и Лос-Анджелесе. Опираясь на собственный опыт работы event-менеджером в Warner Brothers, в настоящее время Chad Hudson регулярно планирует мероприятия по случаю таких кинопремьер, как «Twilight» и «Divergent».
1. При организации крупных мероприятий, на которых ожидается большое количество гостей и фанатов, важно разработать четкий план. Заранее согласуйте необходимые детали с городскими чиновниками, полицией и пожарной охраной. Подстегните поклонников для дополнительного освещения вашего event`а. Всегда помните, что пристальное внимание публики и средств массовой информации благоприятно сказывается на проведении мероприятия в целом.
2. Убедитесь, что план прибытия и отъезда VIP-гостей организован четко и быстро. Это первое и последнее впечатление, которое ваши гости запомнят о событии, поэтому следует отправить инструкции и карту парковки заранее. Если мероприятие подразумевает наличие парковщика, убедитесь, что у вас достаточно обслуживающего персонала.
3. На этапе выбора площадки убедитесь, что в помещении нет дефектов проводки и источников питания. Кроме того, убедитесь, что площадка располагает достаточным количеством туалетов, которые содержатся в чистоте. В спешке этот пункт часто упускается из виду при выборе места проведения мероприятия.
4. Заполучите конкурентоспособные предложения поставщиков. Сама по себе лояльность по отношению к поставщикам — это замечательно, но иногда разнообразие просто необходимо чтобы ваши события не выглядели одинаковыми из раза в раз.
5. Коммуникация — ключ к успеху. Менеджер вашей кейтеринговой компании должен знать особенности дизайна помещения так же, как и специалист по свету. Только в этом случае каждый элемент мероприятия будет частью сплоченного, хорошо продуманного плана.
6. Убедитесь, что на вашей площадке достаточное количество точек обслуживания. На каждые 100 человек минимально должен приходиться один бармен и шведский стол. Разместите бары, буфеты, развлекательные зоны и места отдыха равномерно по площадке мероприятия, это поможет разгрузить поток посетителей.
7. Найдите подходящего диджея или живую музыкальную группу, чтобы создать нужную энергетику в зале и привлечь внимание публики. Обязательно обсудите с артистом список композиций и особенности аудитории.
8. Воодушевляйте и поддерживайте свою команду. Пусть они получат свою собственную роль в организации мероприятия. Когда ваши сотрудники чувствуют, что являются неотъемлемой частью плана, это не только помогает им в выполнении задач и достижении целей, но и поднимает боевой дух для дальнейшей работы.
9. Постоянно проводите исследования рынка и конкурентов. Вы всегда должны знать, что на сегодняшний день актуально и востребовано. Идите в ногу с трендами, а еще лучше — будьте на шаг впереди.
По материалам bizbash.com
Поделиться