Евгения ДемидоваКоординатор мероприятий стабильно попадает в список самых напряженных работ в мире. В рейтинге Forbes 10 самых напряженных профессий в 2016 году работа организатора занимает пятое место, сразу после профессии полицейского.
Что делает роль event-менеджера настолько напряженной? Согласно недавнему опросу 215 организаторов, главным фактором стресса являются изменения, происходящие в последнюю минуту, на них ссылаются 66% опрошенных.
На сайте Event.ru мы всегда работаем, чтобы сделать вашу жизнь проще, поэтому собрали 9 эффективных способов избежать эти изменения в последнюю минуту и снизить уровень стресса.
Установите более сжатые сроки
Используйте свой предыдущий опыт внесения изменений в последнюю минуту, чтобы составить список. Какие вещи вызывают у вас наибольшее количество проблем? Это имена посетителей, пришедших в последний час, или изменения в кейтеринге?
По возможности, в начале проекта, устанавливайте окончательные сроки для этих предметов. Но поскольку, все мы знаем, что крайние сроки так часто пропускаются, устанавливайте их для себя, а для других обозначьте более ранние сроки.
Таким образом, если первый срок не будет соблюден, вы все равно сможете сохранить спокойствие, зная, что все будет завершено вовремя.
Установите ожидаемые результаты для всех заинтересованных сторон
Многие изменения происходят из-за плохой коммуникации. Например, если вы работаете от имени заказчика, и он понятия не имеет о том, сколько хлопот представляет для вас добавить лишнюю сессию к конференции, он без зазрений совести попросит вас это сделать. Поэтому необходимо с самого начала обговорить желаемые результаты со всеми вашими заинтересованными сторонами, чтобы они знали, что возможно, а что не приемлемо.
Изложите процесс управления проектом, с которым все согласятся, включая временные рамки для принятия решений. Регулярно пересматривайте план с теми, кто участвует в нем, для проверки продвижения и обеспечения незамедлительного принятия решений.
Оставьте возможность для маневра в расписании
При планировании программы, не впихивайте кучу примыкающих сессий с коротким 20-минутным перерывом на ланч. Вряд ли вам удастся все точно спланировать. Совещания часто затягиваются по времени, ораторы опаздывают, участники разбредаются во время перерывов.
Приезжайте на место встречи как можно раньше
Подумайте, насколько рано вы должны быть на месте, а затем удвойте это время. Лучший способ, чтобы справиться с волнением и стрессом, это появляться очень рано, и если что-то пойдет не так, у вас будет возможность исправить это заранее.
Если мероприятие проводится в отеле, и вы можете остаться на месте во время подготовки, сделайте это. Чем больше времени у вас на ознакомление с местом проведения события и командой, тем лучше. Убедитесь, что у вас есть возможность провести предварительный инструктаж со всеми заинтересованными лицами, включая обслуживающий персонал.
Прорепитируйте все
Независимо от того, насколько хорошо вы заранее все спланировали, и насколько совершенным все выглядит на бумаге, иногда необходимо убедиться, что все работает правильно.
Проверьте все оборудование и технику. Подчеркните важность того, что всем участникам необходимо прибыть вовремя для репетиции.
Наймите надежных поставщиков
Работа с надежными партнерами снижает вероятность того, что вас подведут и, следовательно, придется иметь дело с изменениями в последнюю минуту. Если раньше вы уже сотрудничали с поставщиками, которые проделали отличную работу, не поддавайтесь искушению сэкономить часть бюджета на репетиции, это не всегда работает. О новых же поставщиках вы должны, как минимум, почитать отзывы, чтобы убедиться, что вы можете полностью доверять компании.
Составьте запасной план действий
Ключевым моментом к мероприятию без стресса является подготовка, то есть готовность ко всему. Вам нужен запасной план действий, возможно запасной выступающий, микрофон и так далее.
Используйте специализированные программы
Если вы используете систему регистрации событий, у вас будет доступ к данным в реальном времени, которые помогут вам лучше управлять своим мероприятием.
Между тем, с помощью профессиональных приложений вы можете получить доступ к своим данным с любого устройства и быстро распечатать актуальные списки участников и бейджики, а также отслеживать специальные запросы на питание или требования к доступу.
Имейте возможность сообщить об изменениях
Вы не можете избежать всех изменений. Хитрость заключается в том, чтобы внедрить процесс для минимизации их воздействия, когда они происходят. К счастью, технологии позволяют легко сообщать об изменениях в вашем мероприятии.
Наличие установки по электронным средствам коммуникации, к которой посетители могут получить доступ через приложение, означает, что вы можете обновить тайминги, сведения о спикерах в считанные минуты.
Вы также можете отправлять уведомления на смартфоны участников, чтобы сообщить им о любом изменении графика, задержках или осложнениях. Зная, что об изменениях можно сообщить немедленно, вам будет проще справляться со стрессом.
По материалам eventbrite.co.uk
11 секретов языка тела, которые должен знать каждый event-профессионал
Как не провалить event в регионах России
Поделиться