Редакция Event.ruМы поговорили с Алексом Козулиным, известным во всем мире продюсером торжественных мероприятий с многомиллионными бюджетами, шоуменом и режиссером-постановщиком, о том, какие детали работы с гостями влияют на стандарт качества мероприятий международного уровня.
В мае сооснователь и главный продюсер компании Event Syndicate привозит в Москву свой авторский мастер-класс «Анатомия праздника & моделирование реальности», который с успехом прошел недавно в Берлине и в преддверии старта курса Алекс поделился отрывком из своей книги «Анатомия праздника», где рассказал, как грамотно подготовить guest-лист, почему только после этого можно приступать к поиску площадки и какую систему распределения гостей он использует, чтобы точно «попасть в цель».
У меня многолетняя практика в организации самых разных событий и умении взаимодействовать с гостями мероприятия. В жизни мне довелось работать в клубе киноактера Герри Раама, много выступать и взаимодействовать со звездами, такими как Фрэнк Синатра, Джо Кокер, который, кстати, пел со мной на одной сцене, принцем Монако Альбертом, и многими другими, поэтому умение удерживать внимание и интерес такого искушенного зрителя быстро стало моей профессией и фирменным стилем.
Так, в течение 15 лет меня приглашали в качестве ведущего летнего бала президента Германии, а также я организовывал серию «Царских балов», на одном из которых выступала певица Тина Тёрнер и скрипачи Валерий и Игорь Ойстрахи. Среди моих кейсов есть невероятный свадебный проект «Город Любви», для которого нам пришлось создать целый город посреди пустыни на 4 га земли.
Полагаясь на свой опыт, я могу с уверенностью сказать, что работа с гостями — один из самых тонких и трудоемких блоков в организации события, а степень их удовлетворенности — важнейший критерий, свидетельствующий о том, что мероприятие прошло успешно.
Разложим по полочкам самый первый этап качественного guest management — составление списка гостей. Этому стоит уделить особое внимание, так как вся дальнейшая работа, удовлетворенность гостей качеством приема, заботой и радушием и в конечном счете успех всего мероприятия зависят от того, насколько грамотно и детально вы подойдете к созданию guest-листа.
ABC system или азбука подготовки к событию
Список гостей, или guest-лист, создается на самом первом этапе организации события. Если речь о свадьбе — то список составляют члены обеих семей будущих молодоженов, включая самих молодоженов.
При создании списка я рекомендую сразу писать не только имена и фамилии, но и указывать полную информацию о каждом госте — возраст, страну проживания, финансовый и социальный статус, вероисповедание, предпочтения в еде и напитках (может быть, гость вегетарианец или не ест свинину) и тип аудитории, к которой мы относим каждого гостя. Я использую категории «А, B или С» — эту систему я разработал очень давно, и на ней основывается весь дальнейший процесс подготовки. Только после того, как я вижу подробную схему по составу и особенностям гостей, мы начинаем определяться с лучшим местом для организации события, выбирать подходящий формат праздника и многое другое. Она помогает мне безошибочно «попасть в цель».
В чем заключается принцип «АBC»?
Категория А
В аудитории A — знаменитости, политические лидеры, то есть довольно известные вам люди или наиболее понятные по реакциям и поведенческим привычкам — близкие знакомые. Одним словом, гости из категории А — это те персоны, которые являются лидерами мероприятия, его опорными составляющими.
Категория B
Под грифом B значатся гости, которые совершенно точно придут, и вы уверены и в их присутствии, и в том, что в любом случае пригласите: близкие родственники, друзья, коллеги, партнеры. Другими словами — люди из вашей повседневной жизни и тоже с очень понятными вам предпочтения и так далее.
Категория С
В категорию C вы определяете гостей, которых нельзя не пригласить по тем или иным причинам, — дальние родственники, люди, с которыми вы общаетесь редко, потому что в этом нет необходимости и особого желания, но у вас есть родственная связь и не пригласить их было бы неприлично. Сюда же относятся дети. Это, конечно, особая категория: надо будет подумать о том, как их занять, но в то же время присутствие на празднике детей, согласитесь, это всегда радость.
Фокус вашего внимания должен быть сосредоточен на категории С и категории А (по причине непростой интеграции гостей в общую картину мероприятия этих категорий).
Например: публике из категории С нужно объяснить «дресс-код», указанный в приглашении, подсказать магазины или ателье, где можно приобрести подобающий случаю наряд, иногда оплатить отель и авиабилет…
Можно ли сокращать список гостей, если он получился слишком длинным?
Вы составили список, а количество желанных гостей превышает количество тех, кого вы можете реально принять, в два раза? Начинайте зачеркивать! «Прощайтесь» с гостями не только из группы С, но и из групп B и А.
Важно! У каждого человека есть определенная группа общих знакомых (например, знакомые по занятиям в фитнес-центре), которых хочется пригласить на праздник, но приглашать их нужно только всех вместе (ведь иначе кто-то обидится), а это уж очень «бьет» по бюджету. В таком случае, деликатно объясните этой группе людей, что вы отметите с ними свой праздник отдельно — купите шампанское или вместе сходите в ресторан.
Не забывайте, что в процессе подготовки праздника список гостей может неоднократно изменяться (вплоть до последних недель или даже дней до события). Вполне вероятно, что в процессе подготовки торжества вы познакомитесь с новыми интересными людьми и захотите их пригласить, или же внезапно для себя, в силу обстоятельств, прервете отношения с кем-то из старых знакомых.
Как анализировать guest-лист?
Составляя guest-лист, вы должны постоянно держать в голове один момент — каким вы видите праздник в целом. Если вы хотите устроить банкет, на котором будут много танцевать, — вам следует подбирать танцующих и активных гостей. Если же вы мечтаете о праздничном вечере, на котором соберутся самые красивые и стильные гости, — вам надо подбирать общество, опираясь на то, как они выглядят, одеваются, умеют ли соблюдать правила этикета и способны ли вести непринужденные «светские» беседы, насколько они остроумны и доброжелательны. Для организации сдержанного и консервативного по стилю вечера — подбирайте более солидных гостей и по статусу, и по возрасту.
Как только вы составили гостевой лист, вам необходимо проанализировать его и понять, в какой категории больше всего гостей.
Иногда один человек из категории А может задать тон всему мероприятию в целом (если социальный статус заказчика мероприятия находится, хотя бы с оговорками, на том же уровне, как и у этого специального гостя).
Если же на вашем празднике предполагается большее число гостей из категории B, то праздник нужно организовать, исходя из предпочтений и привычного для этой группы гостей образа жизни.
Повторю, потому что это в данном случае принципиально важно, ваш guest-list даст вам четкую картинку:
- места проведения вашего события (самая удобная страна или город с экономической, логистической и эстетической точек зрения, куда смогут без проблем прибыть гости из разных стран);
- типа площадки (исходя из предпочтений гостей — не всем по вкусу вечеринки у бассейна или ужины в бункере);
- общего стиля шоу-программы и имен конкретных артистов.
Идеальный guest-лист
Идеальное соотношение гостей: основное количество гостей должно быть из категории B (или же из категории, к которой вы причисляете себя), минимальное — из категории С. Планируя мероприятие, вы всегда ориентируетесь на большую по численности категорию гостей.
Как только вы определились со списком гостей, местом проведения и концепцией, начинается работа с гостями, состоящая из трех этапов:
- Работа с гостями до мероприятия (рассылка приглашений, обзвон гостей с целью получения подтверждения о намерении посетить мероприятие и понимания, какая им помощь потребуется — от бронирования отеля до услуг стилиста и покупки подарков виновнику торжества, встреча и заселение гостей).
- Работа с гостями на мероприятии (консьерж-сервис, персональный ассистент для особо важных гостей, рассадка гостей на мероприятии, обеспечение безопасности, приветственные и прощальные подарки и прочее).
- Работа с гостями после мероприятия (прощальный завтрак, чек-аут из гостиницы, трансфер до аэропорта, рассылка благодарственных писем).
Важность работы с гостями на любом событии сложно переоценить. Если guest management будет организован качественно и ни одна деталь не будет упущена — за вами закрепится репутация человека, с которым можно эффективно сотрудничать. Овладев этим умением и научившись видеть абсолютно в каждом госте персону VIP вы сможете выйти на новый уровень проведения событий.
Именно мой многолетний опыт и такое отношение к своей работе позволили мне создать свой авторский тренинг-стажировку «Семь заповедей постановки мероприятий и моделирование реальности», который я впервые организовал в Берлине для специалистов из event-бизнеса, куда слетелись event-профессионалы из разных уголков России и стран СНГ.
Это мероприятие имело большой успех и убедило меня в том, что мои знания и опыт востребованы российской индустрией — поэтому я с большим предвкушением ожидаю встречи с event-специалистами на моем авторском мастер-классе «Анатомия праздника & Моделирование реальности» в конце мая в Москве, где мы окунемся не только в тонкости работы с гостями, но и поговорим о том, как создавать атмосферу полного погружения участников мероприятия в моделируемую нами реальность и управлять эмоциями гостей, как удивить искушенную публику, а также о многих других секретах создания неординарных по-настоящему запоминающихся торжеств с современной драматургией и качественной режиссурой.
Лучшие кейсы с премии «Событие Года»: Победитель в номинации «Свадьба года» — FLORAL HOUSE
Экологичные event’ы — хайп или социальная ответственность бренда? Исследование PRОЭКТ и Event.ru
Поделиться