Как избежать кражи на мероприятиях? Имеет ли смысл ставить фан-барьеры и делать бейджи? Насколько оправдано видеонаблюдение?

Доверчивые организаторы, молодые специалисты и даже опытные event’оры довольно часто не обращают внимания на детали, которые им кажутся совершенно очевидными, не заслуживающими дополнительной проверки. Соответственно, риск форс-мажорной ситуации при проведении мероприятий резко возрастает.

Агентство Lyra Design & Event, опираясь на собственный опыт, проанализировало все случаи, непосредственно связанные с темой безопасности, и подготовило для вас универсальную памятку, как не попасть впросак.

Предыстория

Однажды, в рамках проводимого нами городского фестиваля, на этапе демонтажных работ из служебного шатра исчезло дорогостоящее оборудование. К счастью, обнаружили пропажу быстро. Благодаря слаженной работе менеджеров агентства и сотрудников службы безопасности удалось вернуть пропавшие инструменты в короткие сроки. Тем не менее после инцидента была проведена серьезная аналитическая работа, которая помогла определить причины кражи. Именно это неприятное происшествие оказало большое влияние на рекомендации для менеджеров агентства, составленные для того, чтобы исключить подобные ситуации.

К слову, на всех наших мероприятиях (будь то масштабный фестиваль или небольшая конференция) мы тесно работаем с сотрудниками служб безопасности. Казалось бы, их защиты достаточно, чтобы исключить форс-мажорные ситуации. Но даже если у вас составлен договор, в котором четко прописаны все положения по ответственности ЧОПа (частного охранного предприятия), — это не обеспечивает стопроцентную уверенность в безопасности. Так что же делать

Вот предельно ясный и точный список рекомендаций.

Внимательно изучайте частное охранное предприятие

Убедитесь, что ваш подрядчик является «белой» организацией, имеющей необходимые лицензии и правоустанавливающие документы. Пропишите в договоре все возможные моменты, связанные с кражей или любыми другими инцидентами, которые могут произойти в процессе проведения мероприятия. Ответственность ЧОПа за произошедшее — ваша гарантия профессиональной и качественной работы подрядчика. Обращаем внимание: при проведении открытых общественных мероприятий ЧОП обязательно запросит у вас необходимые документы для согласования с Росгвардией. Без этого, скорее всего, у вас возникнут сложности с местными властями. Еще один немаловажный момент — проведение очных встреч с представителями ЧОПа, с которым в дальнейшем вы будете работать. Как правило, опытная организация составит список рекомендаций, к которым стоит прислушаться, чтобы обеспечить должный уровень безопасности вашего мероприятия.

Проверяйте надежность контрагентов и юридических лиц, с которыми работаете

Это легко выявляют финансовые отделы компаний и бухгалтерия. Банковские выписки, правоустанавливающие документы позволяют определить степень надежности ваших партнеров. Вовремя заключайте договоры на оказание тех или иных услуг. Прописывайте все нюансы, чтобы обезопасить себя от возможных рисков.

Избегайте «темных лошадок»

При работе с временным персоналом, который участвует в организации мероприятия (хелперы, хостес, гардеробщики, монтажники и другие), запрашивайте у вашего подрядчика списки сотрудников с паспортными данными. Не экономьте время на проведении очных кастингов. Убедитесь, что все эти люди соответствуют вашим ожиданиям.

Помните, что бейдж — не только идентификатор для гостей и персонала

С помощью правильного макета вы сможете разграничить зоны доступа персонала и посетителей мероприятия к различным объектам, контролируемым сотрудниками ЧОПа. Например, устанавливая большую сцену и создавая периметр безопасности вокруг нее, вы таким образом регламентируете доступ в зависимости от категории бейджа. Например, бейдж «Артист» будет служить пропуском во время выступления коллектива на сцене и ограничит посторонним проход на нее. А вот бейдж категории «Персонал», наоборот, ограничит доступ сотрудников в вечерний период.

Регламент доступа по бейджам должен четко регулировать время доступа к тому или иному объекту. Чаще всего на наших мероприятиях применяются следующие категории бейджей:

  • All Access — доступ ко всем категориям объектов мероприятия. Как правило, это своеобразный туз в колоде бейджей, а получает его менеджмент проекта или клиент;
  • Technical — доступ к объектам мероприятия в монтажно-демонтажный период (не забудьте обозначить время монтажно-демонтажных работ);
  • Staff — как правило, такой бейдж выдается персоналу мероприятия для доступа в технические зоны мероприятия;
  • Artist — доступ на сцену и в гримерные комнаты.

На самом деле градация бейджей зависит от ваших задач. Самое главное — донесите информацию до представителей ЧОПа о категориях доступа человека, который носит тот или иной бейдж. Для наиболее удобной идентификации используйте цветовые маркеры при создании макетов. Кроме того, начинайте выдавать бейджи сотрудникам с самой первой минуты проведения монтажных работ на вашем проекте. Обязательно контролируйте передачу бейджей и их сохранность.

Устанавливайте камеры видеонаблюдения

С развитием широкополосного интернета видеонаблюдение на мероприятиях стало максимально доступным. Следует применять видеокамеры для фиксации технических зон мероприятия (склад, штаб или любые другие зоны, где находится дорогостоящее оборудование). Подобная предосторожность избавит вас от многих вопросов, а также позволит избежать краж и неприятных ситуаций. Но помните, что об установленной камере видеонаблюдения необходимо предупредить сотрудников и гостей мероприятия. Достаточно указать информацию о наличии камер в брифе и разместить информационный знак в зоне действия видеонаблюдения, чтобы не возникало сложностей с нарушением законодательства.

Ограничивайте фан-барьерами особенно опасные объекты

Если на вашем мероприятии установлено высоковольтное оборудование или генераторы, то позаботьтесь о том, чтобы оградить эти объекты фан-барьерами. Тем самым вы обеспечите периметр безопасности. Эти меры уберегут от несчастных случаев как среди взрослых, так и среди детей.

Составляйте подробный бытовой бриф для всех служб

Регламентируйте взаимодействие различных служб на проекте с помощью подробной инструкции. Укажите имена и телефоны контактных лиц при возникновении экстренных или форс-мажорных ситуаций. Здорово, если эти данные будут размещены на обратной стороне бейджей, чтобы иметь возможность посмотреть в любой момент. В бриф вносите всю информацию, которая дает представление о проекте: тайминг мероприятия, расположение технических зон, инструкции и меры предосторожности.

Соблюдайте технику безопасности при проведении всех этапов монтажно-демонтажных работ

Обязательно назначьте ответственного сотрудника, который проведет брифинг по технике безопасности. Заведите специальный журнал с отметками по проведению инструктажа. Обращайте особое внимание на технику безопасности при проведении высотных работ. Запрашивайте у ваших подрядчиков соответствующие доступы и разрешения.

Не пренебрегайте дежурством экстренных служб

Согласно российскому законодательству, при проведении массовых мероприятий организатор обязан обеспечить дежурство скорой медицинской помощи, а также (в некоторых случаях) пожарной бригады. Кроме того, на мероприятиях должна быть медицинская аптечка, в которой есть препараты на любой случай. Помните, что на здоровье нельзя экономить.

Обеспечьте санитарную безопасность

Санитарная безопасность — не менее важный аспект успешного мероприятия. При работе с кейтерингом запрашивайте санитарные свидетельства на продукцию, санитарные книжки для персонала (поваров, официантов). Обращайте внимание на условия, в которых производится «доготовка» продукции на мероприятии. Контролируйте каждый момент. Например, используют ли повара одноразовые перчатки, в каких условиях находится раздаточный стол (цех). Впрочем, последний пункт зависит напрямую от вас, как от организатора. Привлекайте экспертов для консультации по вопросам, связанным с безопасностью общественного питания.

Соблюдайте информационную безопасность

Например, в нашем агентстве существуют целые положения, регламентирующие порядок использования и хранения всей цифровой информации. Не экономьте на облачном хранилище. Информация и интеллектуальный труд — наше все.

Чем ответственней вы подойдете к анализу и осмыслению возможных рисков на проекте, тем более защищенно и уверенно вы будете чувствовать себя в период реализации проекта.

Присоединяйтесь к Event.ru
2 Свободное использование результатов интеллектуальной деятельности: Часть 1 — официальные церемонии 16.1 Треш-event или неожиданные тематические идеи для незабываемых событий
Свободное использование результатов интеллектуальной деятельности: Часть 1 — официальные церемонии Треш-event или неожиданные тематические идеи для незабываемых событий