Сергей Константинов
Елена ГращенковаВ продолжение темы, затронутой Еленой Гращенковой в статье об организации идеальной регистрации, предлагаем небольшой экскурс по электронной части данного процесса.
Электронную регистрацию следует разделять на онлайн и оффлайн.
Онлайн — это то, что происходит на официальном сайте мероприятия. В специальной форме, которая разрабатывается индивидуально под каждое событие в соответствие с его уровнем и масштабом. На онлайн-этапе собираются основные данные: имя, фамилия, компания и прочие сведения об участнике. Формируется база данных, которая впоследствии будет включена в оффлайн процессы. Также на этом этапе производится рассылка писем-подтверждений или билетов. Содержание писем-подтверждений имеет прямое отношение к оффлайн процессу, к его схеме работы. Онлайн-часть должна быть понятной, интуитивно-простой и не должна заставлять пользователя долго в ней разбираться.
Оффлайн — программно-аппаратный комплекс, набор организационных и управленческих методов и инструментов, который является логическим завершением онлайн-этапа, задает ритм самого мероприятия и формирует первые впечатления. На этом этапе происходит формирование схемы работы check-in’а и выдача бейджей.
Онлайн-регистрация должна плавно перетечь в оффлайн-часть. При выборе подрядчика очень важно понимать, в чем он действительно силен. Поясню: сервисы по регистрации зачастую предлагают оба продукта — и онлайн, и оффлайн, но по факту сильны в чем-то одном. Поэтому обычно на ту или иную часть всего процесса привлекается партнер. Например, онлайн-сервис привлек для своего проекта оффлайн-партнера, с которым они уже интегрировались технически, или наоборот.
Идеальная схема — это когда организатор понимает, что эти две части есть одно целое, и их нельзя разделять в организационном и управленческом плане.
Программно-аппаратный комплекс
Программно-аппаратный комплекс обычно состоит из программного обеспечения и аппаратуры.
Аппаратура — это ноутбуки, принтеры, сенсорные экраны, планшеты, сканеры, терминалы или rfid-метки для контроля доступа и прочее.
Программное обеспечение — один их самых важных моментов. Важно то, насколько оно отказоустойчиво, насколько гибко его можно настроить, и насколько быстро оно работает. Под отказоустойчивостью имеется в виду тип сервера базы данных, его надежность и защищенность от разных угроз.
Варианты работы систем регистрации оффлайн
- Сервер стоит удаленно. Обращение к нему осуществляется посредством канала Интернет. Риск: зависимость от канала Интернет, от одной-двух машин. Если виснет система — сначала откажут все компьютеры, потом потребуется выяснить, в чем причина: в Интернет-канале или в падении удаленного сервера. Данная схема довольно рискованная. В случае сбоя простой системы регистрации может занять от 15 минут до нескольких часов.
- Сервер стоит на площадке. Обращение к нему осуществляется по локальной сети. Данная система надежнее, чем удаленный сервер, но снова возникает рискованная зависимость от одного-двух компьютеров (серверов).
- Сервера нет совсем. Каждый компьютер является сервером. Это более надежная схема, которая при отсутствии прямой необходимости не зависит от Интернета, одного-двух серверов. При наличии сильного источника бесперебойного питания или генератора может продолжать работу даже при отсутствии электричества в течение более чем одного часа.
Прочие виды регистраций оффлайн
Само-регистрация
Достаточно новый метод. Он позволяет людям без очереди распечатать свой бейдж с помощью ввода кода или сканирования bar-кода. Код является уникальным, и пройти по нему второй раз невозможно. Код ускоряет процесс регистрации в два-три раза.
Пример из практики: На одном из крупных медицинских конгрессов на 3500 человек использовалась схема 6х6: 6 ноутбуков и 6 моноблоков. В итоге все делегаты были зарегистрированы примерно за 70 минут.
Мобильная регистрация
Также достаточно новый принцип работы регистрации. Рекомендуется в качестве дополнения к основной стойке для ускорения прохода делегатов. Использовать можно в разных ситуациях. Например, заблаговременно, на улице, пока двери к основной стойке регистрации не открыты. Печать в таком случае идет на мобильный принтер. Или в случае образования очереди. В данной ситуации ассистенты с планшетам подходят непосредственно к очередям и разбивают их путем предварительной мобильной регистрации участников.
Параметры настройки, обеспечивающие гибкость электронной регистрации
Потенциальные возможности:
- печать различных типов бейджей в зависимости от статуса участника
- печать различных сертификатов
- быстрые изменения настройки системы без влияния на работу стойки регистрации
- передача информации в личные кабинеты организаторов о ходе регистрации
- быстрое добавление новых участников
- прием оплаты участия на месте
- многие другие настройки.
База данных
Идеально, если оффлайн-регистрация идет в соединении с онлайн, так как у серьезных онлайн-сервисов все построено программно. Они могут автоматически выгружать базы в форме, которая корректна для оффлайн процесса (в excel, xml, csv), строго в соответствии с заданными параметрами настроек. Когда онлайн-регистрации нет, или это — ручной метод сбора данных с сайта, то и база собирается вручную, что чревато ошибками, связанными с человеческим фактором. Это вызывает проблемы, так как база у подрядчика появляется в самый последний момент перед мероприятием, с неизбежным редактированием, что оттягивает процесс программирования и настройки оффлайн-системы.
Роль заказчика
Прежде всего, заказчику (им может быть как конечный заказчик, так и агентство) следует хорошо ориентироваться в приведенных выше модулях, и научиться определять для себя приоритеты. Что важнее для данного конкретного мероприятия — технически продвинутая онлайн-регистрация или удобство делегатов на площадке: скорость выдачи бейджей, потребность в предварительной онлайн регистрации, или все вместе.
Организатору нужно четко формировать потребности мероприятия, так как от этого зависит, кому он должен адресовать первичный запрос: бывает так, что лучше сначала обратиться в компанию, которая занимается оффлайн процессами, и только потом — организовать онлайн, в соответствии с требованиями оффлайн сервиса. Также, особое внимание следует обратить на формирование четкой структурированной базы данных.
Нужно отметить, что любой подрядчик, который занимается регистрацией, должен иметь «бриф» подготовки, содержащий стандартный набор вопросов: Оборудование? Персонал? База данных? Рассылки? Даты? Место? Типы бейджей? Ленты? и другие. Если такого брифа нет, то стоит задуматься над качеством сервиса. После его заполнения можно уже более или менее понять требования к мероприятию.
Резюмируя, подчеркнем, что гладкая бесперебойная регистрация участников — это очень сложный процесс, которым ни в коем случае нельзя пренебрегать, потому как именно с него начинается «лицо» всего события. Нужно тщательно подходить к выбору подрядчиков, так как программное обеспечение у всех разное, методы как оффлайн- так и онлайн-регистрации применяются различные, схемы работы у всех подрядчиков, особенно в привязке к разнообразным типам событий тоже различны. Владея всеми этими знаниями, вы без труда составите уникальную модель своего события.
Описанное в данном кратком экскурсе — сильно сжатый материал, и практически каждый пункт требует отдельного внимания и более глубокого описания.
Блестящий event-декор: 10 сверкающих идей для ценителей золота
Epic-event: 5 хитростей организации от исторических персонажей
Поделиться