Евгения ДемидоваПланирование бюджета — одна из самых нелюбимых, но при этом, пожалуй, одна из самых важных частей в процессе подготовки мероприятия.
Не важно располагаете ли вы бюджетом в 20 000 или в 1 000 000, только понимание целей и задач event`а поможет вам правильно распорядиться средствами.
В рамках своего мастеркласса на #ElevateNYC Шерил Джентри (генеральный директор и основатель Glow Media) и Николь Хальтон (директор корпоративного отдела ABC Television) рассмотрели стратегии, которые помогают удовлетворить ожидания клиентов, оставаясь в рамках бюджета.
Типы событий
Во-первых, очень важно понять, над каким типом события вы собираетесь работать. Именно это будет задавать направление всему процессу составления бюджета.
В общем, события можно разделить на три группы.
1. Ориентированные на прибыль события
Это события, проводимые корпорациями с целью получения доходов и прибыли, поэтому затраты должны строго контролироваться и рассматриваться в соответствии с прогнозами доходов.
2. Безубыточные события
Мотивация для безубыточной событий обычно лежит за пределами погони за прибылью, так как компания-инициатор преследует более глобальные цели. Тем не менее, организаторам крайне важно не потерять деньги.
3. Стратегические мероприятия
Подобные события, как правило, имеют различные цели — от мотивации сотрудников до привлечения к будущим проектам партнеров и спонсоров. Часто для достижения успеха перед организаторами даже не стоит задача обеспечить безубыточность события.
5 факторов, влияющих на бюджет
После того, как вы определились в типом события, стоит вспомнить о пяти основных факторах, которые могут помочь установить точный бюджет для проведения мероприятия.
1. Маркетинговые прогнозы и оценки, то есть сколько будет стоить event-продвижение.
2. История предыдущих или подобных событий, то есть сколько это стоило в прошлом. Так мы можем провести параллели и сделать выводы.
3. Экономика и прогнозы на будущее, то есть если экономическая ситуация стабильна, а покупательская способность высока, то существует возможность увеличения бюджета, в то время как в условиях слабой экономики организаторам придется прилагать больше усилий и искать более конкретные доводы для привлечения спонсоров.
4. ROI, то есть должны ли мы ожидать восполнения убытков, понесенных на организацию события или же это невозвратные издержки.
5. Финансирование мероприятия, то есть понимание того, откуда возьмутся средства. Должны ли мы ждать старта продаж или можем рассчитывать на спонсорские деньги.
Требования к бюджету
Теперь, когда цели определены, а главные вопросы заданы, настало время убедиться, что наш бюджет отвечает всем необходимым требованиям.
1. Измеримость. Вы не можете контролировать то, что вы не можете измерить! Убедитесь, что все пункты, которые имеются в бюджете выражены в реальных цифрах. Иначе незапланированные траты разрушат вашу тщательно сбалансированную смету.
2. Достижимость. Бюджеты должны быть реалистичными. Конечно, они могут быть стимулирующими, эластичными, в какой-то степени амбициозными, но в конечном счете они должны быть достижимыми.
3. Конкретика. Бюджетами с огромными диапазонами или неоднозначными целями чрезвычайно трудно управлять, поэтому заранее убедитесь, что в вашем бюджете все схвачено.
4. Временной лимит. Подготовка события всегда ограничена во времени. Проверьте, что и все ваши сроки совпадают с требованиями ТЗ.
5. Приоритетность. Балансирование бюджета всегда связано с нахождением компромисса, поэтому убедитесь, что все ваши пункты ранжируются по важности. Это поможет не сбиться с курса намеченных задач при урезании бюджета.
Советы по составлению бюджета
Помимо всего прочего остались еще несколько пунктов, которые следует учитывать в процессе подготовки event-бюджетов.
1. Никогда не принимайте первое поступившее предложение! Только обдуманное и взвешенное решение поможет достичь успеха.
2. Инициируйте переговоры. Не стесняйтесь просить скидки и бонусы, приводите в качестве аргумента предложения других поставщиков.
3. Будьте гибкими. Если вы будете открыты к предложениям, то сможете достичь больших результатов в процессе переговоров.
4. Используйте связи. Не стесняйтесь просить друзей и коллег, а также использовать социальные сети в целях достижения баланса по event-бюджету. Возможно кто-то из вашего окружения подскажет вам идеальное решение текущей проблемы.
5. Технологии — ваши друзья. Существует множество инструментов для планирования событий, которые могут помочь вам в составлении бюджетов.
И напоследок. Всего вам доброго и хорошего настроения!
По материалам eventbrite.com
10 технологических event-трендов будущего
Студия декора Lid’s Eventhouse о создании оформления для премии HELLO!
Поделиться