Алина БаженоваВо главе каждого действия организатора event’а — гости. Именно они являются «целью» всех проектов. Разве что стреляют в них не патронами, а эмоциями и позитивом. Вся работа заказчиков и агентств, креативщиков и исполнителей — с мыслью о них. Но знаем ли мы, что на самом деле думают о нашем мероприятии? Разгадали ли клиенты нашу задумку, поняли концепцию? Насколько гость с нами искренен?
На самом деле есть множество вещей, о которых гость нам, как event’орам, никогда не расскажет, да и далеко не всех гостей мы успеваем опросить. А ведь у каждого из них возникает гамма эмоций, которые в том числе формируют предвкушение и послевкусие event’а. И единственный способ прознать о сомнениях гостей — спросить их самих, остановившись хотя бы на некоторых ключевых точках, наиболее четко обозначенных на маршруте клиента.
Точка контакта № 1 — приглашение
От того, каким будет приглашение на мероприятие, зависит не только физическое присутствие гостей, но и с каким настроением они будут на него идти. Фактически накануне event’а бóльшая часть коммуникаций происходит при получении пригласительного. Очень важно, как именно вручается приглашение и насколько оно раскрывает суть мероприятия.
Самый банальный и проигрышный вариант — рассылка стандартных электронных писем без каких-либо оговоренностей. Так компания уже на первоначальном этапе упускает возможность донести ценное до сотрудников и повлиять на ход event’а. Другое дело, когда пригласительные отдают топ-менеджерам, которые лично обходят все подразделения и вручают их будущим гостям, либо раздаются анимационными группами, зазывающими на корпоратив. Хорошим примером также является креативная доставка писем-сюрпризов. В таких случаях гость с самого начала вовлекается в некую игру, в итоге попадая на мероприятие с совершенно другим настроением.
Сергей, руководитель отдела обеспечения фармацевтической компании. Новогодний корпоратив филиальной сети
— Я никогда не являлся фанатом корпоративов: относился к ним достаточно спокойно и с трепетом уж точно не ждал. И вот недавно состоялся еще один, который закрепил нелюбовь к ним окончательно. Это была новогодняя вечеринка нашей сети. С самого начала нам дали понять, что это будет более грандиозное событие, чем все наши предыдущие мероприятия. Приглашение на него мы получили за месяц, что в принципе очень рано, причем во всевозможных форматах. Один раз — в рамках рабочего дня к нам в open space ворвался балет в костюмах в стиле 70-х, представляя предстоящую вечеринку, которая будет проходить именно в этом стиле. Затем мы получили и электронное приглашение, в котором также упоминались 70-е. Более того, в письме подробно говорилось о дресс-коде и его вариантах по данной тематике, и нам еще не раз напоминали о нем и в других форматах.
Как взрослый мужчина и руководитель большого отдела компании, я никогда не следовал никаким дресс-кодам. И уж точно не думал, что когда-нибудь придется. Однако все в офисе настолько активно обсуждали вечеринку и говорили о подготовке, что я все-таки решил поддержать идею. При этом супруга настояла, что раз уж мы будем в этом участвовать, то и к созданию костюмов нужно подойти серьезно. Так, мы подбирали их очень тщательно, продумав до деталей, а так как этим занималась супруга, то и мой образ получился намного смелее, чем если бы я занимался этим сам.
Конечно, перед началом корпоратива я немного переживал, но к моему облегчению оказалось, что практически все гости были одеты согласно тематике. Все очень живо фотографировались, обменивались комплиментами и восхищались нарядами друг друга, что развеяло все мои опасения. Но вот наступила торжественная часть и на сцену вышел весь топ-менеджмент. Оказалось, что абсолютно никто из них не одет по дресс-коду. Все они были в классических деловых костюмах и коктейльных платьях. Это выглядело так, будто бы они являются воспитателями на детском утреннике, только вместо детей — взрослые мужики, одетые как идиоты. Я чувствовал себя нелепо и очень глупо. И хотя в остальном корпоратив прошел довольно неплохо, неприятный осадок все же остался, и эту историю я помню до сих пор. И для себя я решил, что больше не поддамся никаким уговорам и не поведусь ни на какие дресс-коды и условия.
Точка контакта № 2 — приветствие
Самый старт мероприятия, фактически его «аперитив», является очень значимым для гостя. В него входит все то, что создает первое впечатление: площадка, декорации, хостес, напитки, фотозоны. Именно эти вещи попадают в поле зрения в первые минуты после прибытия. Впоследствии они очень сильно влияют на мнение об уровне мероприятия, играя важную роль в создании настроения. Гость может удивиться либо сразу же расстроиться, и первоначально созданное впечатление будет тяжело изменить в какую-либо сторону.
Наталья, customer-менеджер в сети гипермаркетов. Конференция
— Для меня всегда самой тяжелой частью конференции является ее начало, кофе-брейки, обеды и так далее. При этом я хожу на такие мероприятия довольно часто. Конференции проводятся у нас внутри отрасли, поэтому их посещают люди, объединенные общими интересами и проблемами. Хоть я и считаю себя человеком коммуникабельным и по работе общаюсь с незнакомыми людьми, подойти и заговорить с кем-то на мероприятии для меня очень сложно. А после того, как я посещаю такие конференции, еще и первое, что интересует коллег и руководителей, — с кем из партнеров и конкурентов я познакомилась лично. Им интересно узнать свежие новости в сети, узнать что-нибудь о других ее представителях, как они выглядят, о чем говорят и так далее. Но что мне рассказывать, если я боюсь с кем-то заговорить?
На одной из посещенных мной конференций была придумана очень классная вещь. Там была стена, к которой все крепили свои визитки. На ней были отдельные деления с подписями «Ищу друзей», «Буду полезен», «Хочу познакомиться» и тому подобное. Фактически это была стена контактов всех участников конференции. Ее фотографировали, практически все подходили и доставали свои визитки. Кто-то надеялся найти партнеров, а кто-то просто следовал общему примеру, но я нашла пользу в другом. Для меня это оказалось очень легким способом завести беседу. Все, кто стоял возле стены с контактами, смотрели друг на друга, переглядывались, советовались по поводу размещения визиток. Вроде и ничего особенного, но в таком формате игры, простого повода нам было намного легче друг с другом общаться. В итоге все начали разбиваться на группы и заводить живые разговоры. Ко мне подошел мужчина и спросил, видела ли я, как много в этом году прибыло компаний из Европы. Его это приятно удивило, и мы завязали беседу, в которой выяснилось, что его компания — наш партнер. Так, стена контактов, являясь незначительной деталью на мероприятии, выполнила совершенно иное, неожиданное предназначение. Та конференция стала одной из немногих, где я действительно обзавелась большим количеством знакомых, с которыми продолжаю поддерживать связь.
Точка контакта № 3 — гранд-финал
Если правильно не закончить мероприятие, то все впечатление может растаять и уйти в никуда. И наоборот, яркое завершение праздника иногда может спасти весь вечер. Прощание с гостями, финал вечера влияет на то, как долго и что именно о нем будут говорить. Оптимальный вариант — наличие эмоциональной кульминационной точки, душевность. Плохо, когда event заканчивается самостоятельным разбреданием гостей либо невежливым с ними обращением, если event подходит к концу и персонал уже рвется домой.
Людмила, маркетолог медиапортала. Открытие винного бутика
— По роду своей деятельности я посещаю мероприятия довольно часто. Практически все они проходят по стандартному сценарию, но я не вижу в этом ничего плохого. Ведь для того, чтобы правильно презентовать продукт, не нужно ничего сверхъестественного. Если он качественный, то он сам по себе будет рекламой. Если же плохой — никакой гениальный сценарий вечеринки компанию не спасет.
Однажды я была на открытии винного бутика. Вечер был в классическом стиле: была дегустация, сомелье, который рассказывал, как правильно пить вино. Было очень интересно и познавательно, да и бутик был оформлен красиво. Но больше всего меня поразило завершение мероприятия. Обычно в конце гости просто вяло разбредаются по домам, кто позже, кто раньше, но в тот раз все было иначе. При выходе из ресторана выстроилась целая колонна из персонала и менеджеров магазина во главе с собственником, которые прощались с каждым гостем индивидуально и благодарили за посещение мероприятия. При этом сам владелец бутика вручал каждому уходящему бутылку молодого вина, рассказывая, из какого винограда и с каких земель оно собрано. Но самое главное: он говорил, что вино нужно хранить и открывать не ранее, чем через десять лет, поведал о необходимой температуре и предпочтительных местах хранения, в красках описывая, каким вкусом оно тогда заиграет.
Я фактически сама почувствовала себя виноделом, получив бутылку, за которой нужно ухаживать, и даже придумала повод для открытия. И когда ко мне приходят гости, я всем рассказываю о том бутике и мероприятии, которое до сих пор помню до мелочей. Каждый раз, проходя мимо винного магазина, я вспоминаю о месте, где меня приобщили к винному делу. Это, наверное, один из самых удачных примеров правильного и приятного завершения мероприятия в моей памяти.
Праздничный пирог: 7 эффектных способов подачи
Наша виртуальная жизнь: 9 бесед с конференции TED, которые помогут организатору лучше понимать свою аудиторию
Поделиться