Event на необитаемом острове: чек-лист от Ильи Шумилкина и Эда Халилова

Организация стандартного event’а по четкому ТЗ — это рутинный процесс для рядового event-менеджера. Но как быть, если нужно организовать мероприятие там, где нет ничего? Ниже чек-лист от Ильи Шумилкина и Эда Халилова, основателей проекта #ТурбоОстров, которые имеют опыт организации мероприятия в самом экзотическом месте — на необитаемом острове в сердце Индийского океана.

1. Выбор площадки

Основные критерии выбора страны:

• Удобный перелет;
• Не нужна виза;
• Минимальная разница во времени с Москвой;
• Дружелюбные флора и фауна и благоприятный климат.

Дополнительные критерии выбора острова:

• Расположение локального аэропорта, госпиталя, строительных и продуктовых магазинов, оптовых поставщиков фруктов и морепродуктов не более чем в тридцати минутах на скоростной лодке;
• Размер острова должен позволять организацию нескольких локаций как для проведения программы (места для постройки лагерей участников, проведения испытаний на суше и в воде, лобное место), так и для технических нужд (штаб организаторов, санитарная и кухонные зоны);
• Широкая песчаная береговая линия вокруг всего острова для возможности подхода катеров и лодок с любой стороны;
• Наличие пальм с плодами и прочей растительности;
• Наличие пресной воды;
• Привлекательный внешний вид.

Илья Шумилкин, Основатель и партнер проекта #ТурбоОстров, event-продюсер и организатор

Мы выбрали Мальдивы, так как для участников это был идеальный вариант: прямые ночные перелеты из Москвы и Питера несколько раз в неделю, безвизовый режим, 2 часа разницы во времени с Москвой (а значит никакого джетлага), красивейшая природа и главный для нас плюс — участники не ожидали увидеть абсолютно другую сторону всем известного элитного архипелага.

РПГ проекта на необитаемом острове отличается наличием в команде дополнительных позиций, которых нет на обычном проекте. Это тоже нужно заранее предусмотреть.

Илья Шумилкин, Основатель и партнер проекта #ТурбоОстров, event-продюсер и организатор

В нашей РПГ были следующие основные позиции:

• Руководитель рабочей группы и проекта в целом;
• Автор и ведущий программы, главный инструктор Эд Халилов с программой «Наука побеждать»;
• Врачи экстремальной медицины из расчета 1 врач на 20 человек;
• Инструкторы из расчета 1 инструктор на 10 человек;
• Логист: авиаперелеты внешние и внутренние, скоростные лодки, размещение в отелях, расписание приезда-отъезда участников;
• Менеджер по закупке продуктов, строительных материалов и реквизита;
• Менеджер по подготовке реквизита и оформления локаций;
• Фотограф, по желанию и необходимости 2-3 человека;
• Видео операторская группа от 1 до 5 человек;
• SMM менеджер.

Первое и самое главное — мощный генератор, хорошие холодильники и организация сухого склада с защитой от дождя, муравьев и прочих прелестей существования на необитаемом острове. Главная ошибка — покупка большого количества провизии, которое негде хранить. В тропическом климате все быстро портится, а это дополнительные траты в том числе на бензин, который стоит на Мальдивах довольно дорого.

Экзотические фрукты. Если вы думаете, что на островах в Мальдивах все фрукты растут на пальмах — просто протяни руку, то это не так. В 90% случаев на островах растут только кокосовые пальмы, достать с которых кокосы неподготовленному человеку практически невозможно. Кокосы можно добыть с земли, те, которые упали. А всякие манго с ананасами можно только специально заказать и купить. По такой же схеме, как закупаются отели, то есть не просто пойти в магазин, а найти местных, кто может организовать доставку.

Пятница. Вымирает все. Даже авиасообщение. Выходной. И хоть кокос не расти. Основная религия на Мальдивах — ислам, а пятница у мусульман — святой день, никто не работает. Поэтому планируем все покупки с учетом этой особенности.

Используйте дождевую воду. Собирать ее можно в специальные большие емкости, но обязательно фильтровать перед применением.

Илья Шумилкин, Основатель и партнер проекта #ТурбоОстров, event-продюсер и организатор

Нормативы питания у нас были простые — мы планировали еду на 50% участников, кто успел, тот поел. Хочешь есть — умей вертеться, все в таком духе))) Мы же не есть едем во «все включено», мы едем выживать. Одно из правил программы #ТурбоОстров гласит: «Выиграл — поел. Проиграл — остался голодным!». Проигравшее племя не только не получает еду, а еще и получает дополнительное испытание.

В чем мы не ограничивали участников — это в воде, потому что пресная питьевая вода — это безопасность. Взрослому человеку при таких климатических условиях необходимо минимум 2 литра воды в день. Мы планируем из расчета 5 л воды на 1 человека в день, учитывая приготовление еды, чая и просто воды для питья.

Главное, что нужно использовать в программе — это остров. Весь креативный сценарий должен быть построен вокруг его возможностей и особенностей расположения. Придумывая испытания, нужно учитывать силу и направление течения, а также прочие факторы. В реализации могут сильно помочь специальные приложения, которые помогают определить погодные условия с возможными осадками, приливы и отливы.

Эд Халилов, Основатель и партнер проекта #ТурбоОстров, главный инструктор и ведущий программы

Наша программа начиналась с эвакуации с корабля и прыжка в бездну. Задача на первую ночь такая: доплыть до острова, развести огонь, оборудовать ночлег, сориентироваться по звездам, познакомиться с командой. Каждый участник становится частью племени и придумывает свой оригинальный позывной. Не работают регалии, достижения, настоящие имена и фамилии. Племя определяет сильные и слабые стороны участников, назначает лидера и распределяет зоны ответственности. Роли могут меняться по ходу программы. Вожака племени могут свергнуть и разжаловать с должности. Каждый день участники проходили через специальные испытания, которые никогда не повторяются.

Реклама

NEW: Дворец Культуры
от LOFT HALL
на 1200 персон Event.ru рекомендует - лучшие площадки! Event.ru рекомендует - надежные подрядчики!

Мультимедийное сопровождение мероприятий полного цикла ПОДПИШИСЬ НА ТГ! Event.ru рекомендует - топовые артисты!

Всё для онлайн/гибридных мероприятий Omega Rooftop —
панорамная
площадка-трансформер
с видом на Кремль Эффективные
онлайн-события
«под ключ»

Bounce — современное
клубное пространство
на Белорусской
с большим двором Event.ru рекомендует - креативные event-агентства Еvent-агентство Вместе -
более 1500 проектов
по всей России

Как сюда попасть?

Все объявления/ Скрыть объявления

Привоз глобального оборудования планируется задолго до начала мероприятия. Нужно предусмотреть время на доставку и растаможку, заложить временные риски. На острове практически не требуется профессиональный свет и звук. Концепция программы предусматривает акцент на других вещах. Вы вполне можете ограничиться 2 кВт звука, несколькими световыми приборами, пультом, а также экраном с проектором. Чем проще — тем лучше. Главное — это генератор.

Илья Шумилкин, Основатель и партнер проекта #ТурбоОстров, event-продюсер и организатор

Первый раз мы везли свет, звук, генератор и специальное оборудование для кухни из Китая. Ездили выбирать, занимались растаможкой, доставкой, все это отняло много времени, денег и нервов, по факту мы еле успели к началу. Практика проведения программы показала, что удивлять техническим оборудованием нужно на презентации нового автомобиля, а здесь такая задача не стоит.

Как правило логистика складывается следующим образом:

• международный перелет (+-10 часов)
• + внутренний перелет (+- 1 час)
• + трансфер на скоростной лодке (+- 30 минут)

Илья Шумилкин, Основатель и партнер проекта #ТурбоОстров, event-продюсер и организатор

Всех участников мы встречали в а/п в Москве. Будущие соплеменники получали первый реквизит в виде сумки участника. Провожали их на посадку и давали напутственные рекомендации. А затем встречали уже в Мале и делали трансфер в сердце Индийского океана. Таможню пройти очень просто. Главное не везти с собой свинину, алкоголь и видео 18+. Пока все наши участники обходились без этих вещей, и сложностей с проходом границы пока ни у кого не было.

Безопасность — самое главное. Важно не только отвезти на остров участников, но и привезти их всех обратно живых и здоровых. На острове должна круглосуточно дежурить лодка, а все члены команды уметь оказывать первую помощь.

Эд Халилов, Основатель и партнер проекта #ТурбоОстров, главный инструктор и ведущий программы

Безопасности мы уделяем особенное внимание:

• Я сам контролирую ход подготовки испытаний и финально принимаю решение о реализации каждого испытания перед самым началом;
• Все заезды сопровождает врач экстремальной медицины, имеющий расширенную аптечку медикаментов в специальном ящике для транспортировки, которая регулярно обновляется. Мы регулярно проводим обучения для членов команды, инструктаж, репетиции и тренировки внештатных ситуаций;
• Каждое племя участников сопровождают инструкторы;
• Дежурство скоростных лодок 24/7 в течение всей программы. Профессиональные местные капитаны умело управляют лодками даже в шторм.
• Ближайший госпиталь находится на соседнем острове. Путь до госпиталя занимает не более 30 минут на лодке.

При подготовке мероприятия на острове, даже если тебе кажется, что ты продумал все до мелочей, всегда есть место неожиданностям, к этому тоже нужно быть готовым.

Самая непредсказуемая и капризная вещь на острове — это погода. Шторм, засуха, дождь. Абсолютно непредсказуемо и внезапно. Бороться бесполезно. Сегодня построили причал, завтра его снесло. Вечером поставили палатки, утром проснулись по брови в воде.

Илья Шумилкин, Основатель и партнер проекта #ТурбоОстров, event-продюсер и организатор

Чего только не случалось с нами за время подготовки ТурбоОстрова:

• Смена островов за 1 месяц до заезда;
• Государственный переворот и изменение власти в Мальдивах. Пугающие сводки в новостях. Однако, на месте все оказалось спокойнее.
• Ограбление организаторов. Местные рабочие украли деньги, которые предполагались на оплату их же труда. После этого случая мы обновили команду рабочих и провели воспитательную работу с местными партнерами. А для себя купили сейф и храним драгоценности, деньги и документы в самых секретных местах! Закапываем в землю, носим при себе и просто внимательнее бдим))

Команда #ТурбоОстров делает уникальные тимбилдинги на другом конце света — присоединяйтесь к специальным корпоративным заездам!