Редакция Event.ruАндрей Шешенин — event-гуру, который работает в индустрии событий уже больше четверти века и успел сделать более 1 500 проектов в 16 странах. Неоднократно за время работы к нему обращались с просьбой «спасти проект», и каждый раз причина была в неудачном планировании. Андрей поделился готовым шаблоном, который он разработал для одного мероприятия, взяв его за основу для подготовки своих проектов. Он рассказал о том, в чем главное отличие хорошего плана мероприятия от плохого, какие 3 вопроса помогают сделать его по-настоящему эффективным и каков алгоритм создания идеальной задачи в плане.
300 регламентов и никакого плана
Однажды ко мне обратился за помощью коммуникационный директор одной крупной государственной корпорации — он недавно заступил на эту должность, и когда принимал дела, то узнал, что буквально через месяц компания запланировала провести крупный международный форум.
Попросив менеджера, который отвечал за подготовку этого мероприятия, прислать статус по проекту, заказчик сильно удивился — все файлы в письме именовались «регламентами», а объемом были по 300 страниц каждый. Стало очевидным, что их никто не читал.
Других рабочих документов по проекту не было, а времени до форума оставалось совсем немного.
Формула «400 задач», или план по спасению
В то время я руководил большой event-компанией, входящей в крупный коммуникационный холдинг, и имел за плечами большой опыт. Поэтому, когда заказчик обратился ко мне за помощью, я понял, что действовать нужно немедленно.
Первым делом я решил пообщаться с командой проекта, которая почти полгода готовила форум. К моему удивлению оказалось, что они не знают деталей проекта и не имеют ни плана реализации, ни понимания, что именно нужно делать. Это был катастрофический статус: стадия подготовки проекта была нулевой, а до форума оставался месяц.
Начинать нужно было с плана, который мы должны были сделать к утру следующего дня. Я объединил своих сотрудников с текущей командой проекта и вместе мы поделили план на 8 крупных блоков: маркетинг и PR, программа, спикеры, персонал, гости и билеты, дизайн, инфраструктура, оформление и шоу-элементы. Затем по каждому из блоков мы определили ответственных сотрудников, и они начали прорабатывать свои направления.
Какие моменты при проработке плана самые важные:
- точно убедиться, что у каждого члена команды есть четкое представление о том, что конкретно он должен делать;
- какие объемы у каждой задачи;
- кто именно несет ответственность за выполнение той или иной задачи;
- детально разобрать те пункты плана, которые пересекаются между собой или зависят друг от друга, чтобы избежать двойного толкования.
Мы поработали все нюансы и свели их воедино, получив объемный, но структурированный и понятный план, в котором было больше 400 задач.
Универсальный шаблон
Несмотря на то, что теперь у нас был четкий план, такое количество задач было очень большим объемом работы — мы могли просто не успеть с подготовкой.
Но каково же было наше удивление, когда на следующий день я принес менеджеру проекта план, и в ходе совещания оказалось, что большая часть блоков была уже выполнена. Просто у команды, занимавшейся проектом до нас, была «информационная каша», из-за которой было непонятно, какие задачи были уже закрыты.
Когда мы составили план и разложили все по полочкам, стало очевидно, какие блоки еще предстоит доработать, а что уже было завершено.
Тогда мы с командной забрали в работу оставшиеся задачи, которые в итоге успели выполнить, и форум прошел отлично.
Составленный нами четкий план, не просто закрыл все «дыры» и дал ясность, но также позволил нам взять в работу проект с хорошим гонораром, который мы потом делали еще 3 года — этот план стал для нас универсальным готовым шаблоном, которым мы успешно пользовались все это время, а затем и адаптировали под другие проекты.
Преимущества эффективного плана
Практика планирования существовала в моей жизни много лет. Я люблю разбивать процессы на конкретные задачи. И за все время работы с планами я понял самое главное: в эффективном плане, в отличие от неэффективного, во всех пунктах содержится только та информация, которую не нужно додумывать.
Все лаконично и однозначно.
В итоге я разработал алгоритм создания идеальной задачи в плане. Для этого надо, чтобы она отвечала на три главных вопроса:
- «Каким должен быть успешный результат задачи?»
- «Кто ответственный за ее исполнение?»
- «Какие у задачи сроки исполнения?»
Приведу пример: если задача звучит как «Разобраться с меню обеда на конференции» — это непродуктивный план. В хорошем плане она будет такой: «Получить у кейтеринга и согласовать с клиентом меню обеда на конференции. Ответственный — Виктория Шешенина. Срок: 22 апреля».
В чем разница? Ведь очевидно, что в команде с кейтерингом общается Виктория, это ее задача, она будет выполнена до начала мероприятия, когда клиент утвердит меню. Но все это требует время на обдумывание для каждого пункта и заставляет мозг делать лишнюю работу.
Подсознание это отлично понимает и старается сберечь наши ресурсы — нам не хочется заглядывать в план как можно дольше и тратить время на обдумывание, поэтому все попытки воспользоваться им не венчаются успехом.
Если же в плане задачи четкие и конкретные — мы их отлично понимаем, быстро выполняем и подсознательно испытываем удовольствие, вычеркивая их из списка.
Евгений Тимащук, LYM: «Зрителю уже мало смотреть на красивую картинку, он хочет быть частью шоу»
Церемония открытия Чемпионата мира по футболу в Катаре: обзор технической реализации
Поделиться