Евгения ДемидоваЕще каких-то 10-15 лет назад лет назад, когда персональный компьютер имел далеко не каждый, а идея о создании планшета лишь зарождалась в гениальной голове Стива Джобса, event-менеджеру приходилось иметь дело с тонной всевозможных бумаг. В event-папку входили концепция программы, списки контактов, многочисленные графики, бюджеты, счета, гостевые списки, план рассадки, раздаточные материалы для участников, доклады спикеров и многое-многое другое. Если вам предстояло отправиться на важную встречу, кипа бумаг была вашим верным спутником – ведь информация о предстоящем мероприятии должна быть всегда под рукой.
Сегодня дела обстоят гораздо лучше. Ноутбук, планшет или смартфон – все, что нужно для эффективной работы современного event-менеджера. Удобный инструментарий и море полезных приложений помогают хранить необходимые файлы, держать на контроле график встреч, вести учет бюджета и регистрировать участников одним нажатием кнопки. Проблема раздаточных материалов тоже решена, потому что их можно с легкостью скачать прямо с вашего сайта или получить по электронной почте после мероприятия. Преимущества цифровых технологий и способов их применения в event-индустрии великое множество, однако, по сей день некоторые организаторы предпочитают старые методы хранения информации.
Почему успешные event-менеджеры давно отказались от бумажных носителей и почему так важно следовать их примеру?
6 причин отказаться от бумажных носителей
Потеря документов обернется настоящей катастрофой
Каждая деталь в процессе к мероприятию на вес золота. Пропажа наработок равносильна самому страшному ночному кошмару. Ведь если вы потеряете драгоценные материалы, придется заново продумывать бюджет, корректировать договора с поставщиками, изощряться в написании промо-текстов и тратить драгоценное время на множество других дел.
Решение – храните все файлы на компьютере с настроенным «бэкапом», а еще лучше в облачных хранилищах, чтобы вся информация всегда была под рукой.
Поиск конкретных деталей в бумажных документах занимает очень много времени
Если вам повезет, найти информацию среди сотен печатных страниц удастся за пару минут. В большинстве случаев поиск затягивается. Как правило, это жутко нервирует, особенно, во время встреч с клиентами и на ответственных совещаниях с начальством. Составление номенклатуры, без сомнения, облегчит процесс, но тогда вам придется потратить время на систематизацию документов, и бумаг от этого станет еще больше.
Решение – хранение информации на электронных носителях, где поиск нужного документа занимает пару секунд.
Обновить информацию в электронном документе гораздо проще
После очередного мероприятия необходимо внести кучу правок в организационный план? Для тех, кто привык к бумажным папкам, это означает дополнительную трату времени на редактирование материала, его распечатку и систематизацию. В процессе подготовки к event’у изменений будет очень много, поэтому такой подход к делу весьма не практичен.
Решение – информация в электронном виде гораздо проще поддается редактированию.
Печатные материалы – это уничтожения лесов, увеличение сточных вод и выбор углекислого газа
Вместо тысячи слов достаточно привести несколько неутешающих фактов:
- Из одного дерева получается 30-40 пачек стандартной офисной бумаги.
- Для производства 1 тонны бумаги требуется 11,1 кВт/час (примерно такое же количество энергии расходуется в бытовых нуждах в течение 10 месяцев).
- Для производства всего лишь одного листа бумаги требуется использование более 4 литров воды.
Хранение информации в бумажном виде противоречит взятому во всем мире курсу по сохранению окружающей среды. Если учесть, сколько бумаги расходуется в процессе подготовки к мероприятию, то несложно оценить вред, который наносит природе нежелание пользоваться цифровыми носителями.
Объемные папки с бумагами тяжелее гаджетов
Что бы вы предпочли иметь под рукой – огромную кипу бумаг или iPad/ноутбук? Особенно, в день самого мероприятия, когда все вопросы приходится решать на бегу, лавируя между участниками, спикерами и спонсорами?
Решение – поднятие тяжестей лучше оставить для спортзала, а с собой иметь гаджет со всей необходимой информацией, которую, кстати говоря, желательно хранить в облаке.
Ваши партнеры, клиенты и коллеги подумают, что вы динозавр
Имидж в event-индустрии подчас играет такую же важную роль, как талант и профессионализм. Никто, увы, не хочет иметь дело с отставшим от жизни динозавром.
Увидев коллегу, нервно копающегося в стопке event-материалов, вы вряд ли пропитаетесь к нему симпатией и уважением. В отличие от него, человек с планшетом, ловко ориентирующийся в нужной информации, вызовет больше доверия.
По материалам planningpod.com
Бесславная смерть или автоматизация? 5 простых решений для организаторов
Видео: Event-менеджер и очень сложный клиент
Поделиться