Наталия ФранкельДаже у самого прекрасного, профессионального и опытного организатора, который провел сотни больших и малых event`ов, съел десяток собак на сложных клиентских мероприятиях и может одной левой решить практически все проблемы, бывают ситуации, которые от него никак не зависят. Потому что мы живем в реальном мире, в котором могут подвести все — подрядчики, техника, собственная память. Когда происходит то, что можно назвать емким «Shit happens» — главное не растеряться, не впасть в состояние паники и не потерять контроль над ситуацией. Что же может случиться?
Форс-мажор — это что-то, что случилось неожиданно. То есть нельзя, например, сказать что у вас форс-мажорно не продались билеты. Плохо продавали, значит. Это не моментальная проблема, а системная ошибка. А вот если, например…
Отключили электричество
Такое бывает — начиная от того, что просто выбило пробки — до блэкаута во всем районе. Что вам может тут помочь? Стоит заранее узнать, есть ли у площадки, на которой вы проводите мероприятие, резервный генератор, который позволит вам хотя бы вернуть свет в залы. Также обязательно нужно уточнить у площадки, будет ли во время проведения вашего мероприятия дежурный технический специалист на площадке, и если нет, то кто отвечает за быстрое реагирование на подобные ситуации. Если вы сам себе организатор или владелец площадки — то вам, конечно, нужно знать телефоны электрика, управляющей компании и аварийных служб. Никогда большое количество информации, даже если она вам никогда не пригодится, не будет лишним. Если срок возвращения света адекватный — сидеть и ждать. Предложить гостям воду и перекусить.
Не работает ноут/кликер/проектор
В идеале нужно иметь с собой по единице каждого элемента из списка оборудования. Но если взять с собой, допустим, запасной кликер вполне реально, его может заменить беспроводная мышка, то иметь запасной ноут или проектор получается далеко не всегда. Как минимизировать риски? Ну, во-первых, если вы арендуете оборудование у площадки, то нужно подробнейшим образом уточнить и обсудить, когда было ТО оборудования, проверить как оно работает, увидеть своими глазами, что яркость проектора достаточная, а ноутбук не тормозит столь ужасно, что открывает простую презентацию по 5 минут, а видео вообще не в состоянии воспроизвести. Если в первом приближении все хорошо — то нужно задать вопрос, как будет решаться проблема, если что-то сломается. Ответ «Ну мы обязательно решим эту проблему, вы не беспокойтесь, да и не возникнет она скорее всего» не должен вас удовлетворить и успокоить. Узнавайте, кто и как будет ее решать, какими средствами, какие для этого нужны сроки. Вам нужны контакты этого специалиста и уверенность в том, что он будет на связи. Также стоит иметь под рукой телефоны компаний (внимание — желательно работающих 24/7, такие есть в крупных городах точно), которые готовы в ограниченные сроки привозить вам в аренду оборудование. Да, там может быть заоблачный коэффициент, но в такой ситуации вам важнее репутацию сохранить, чем сэкономить.
Не приехал спикер (или любой другой ключевой участник, или музыкальная группа, или Снегурочка с Дедом Морозом)
Сразу вопрос — он у вас один? Или один из многих, выступающих в этот день. Если выступающий — ключевая фигура, то, конечно, большой вопрос — как так получилось. Потому что, во-первых, находится в постоянном контакте с выступающими одна из ключевых задач организатора, а, во-вторых, так портить репутацию могут позволить себе считанные единицы. Но как так получилось вы будете выяснять позже, и иногда бывают вполне реальные ситуации, вследствие которых так получилось. Задержали на несколько часов самолет, приступ аппендицита, потерял паспорт и не пустили в поезд. Да мало ли. Вариантов у вас два — вернуть деньги за билеты (не надо сходу обещать провести это мероприятие в другой день, разберитесь сначала, почему так случилось) или предоставить равнозначного спикера или Снегурочку. Да, вероятно, вы понесете большие финансовые потери ввиду такого форс-мажора, но запомните — намного проще потерять деньги, чем репутацию. Потому что первое зарабатывается легче и быстрее второго. Есть еще, конечно, вариант иметь 1-2 запасных спикеров из числа живущих в городе проведения мероприятия, которым будет удобно приехать и оперативно спасти вас. Но это такая полумера, потому что, как вы понимаете, топовые спикеры на такое вряд ли подпишутся, хороших всех вы по идее и так позвали, а остальные могут просто не подойти вам по уровню подготовке и качеству информации.
Если же, допустим, у вас конференция, и один из спикеров до последнего момента был на связи, и все было нормально… А утром в день своего выступления к телефону не подходит, на сообщения не отвечает, и вот до его выступления остается час, полчаса, десять минут. Вы понимаете, что он уже не приедет, и уже неважно почему. Вам надо спасать ситуацию на мероприятии. Опять же, у вас два варианта. Если поток один — устроить внеплановый кофе-брейк (к этому всегда должна быть готова площадка, чтобы за 10-15 минут накрывать вам чай-кофе с печеньками, как минимум). Почему нельзя переставлять спикеров внутри сетки выступлений? Да потому, что кто-то, заранее с ней ознакомившись, приедет только к 17 часам, например, чтобы послушать конкретного докладчика. Поменяв местами выступающих, вы, скорее всего, ничего не измените в настроениях тех, кто уже пришел к вам, а вот от тех, кто планирует свое время исходя из анонсированного вами расписания, вы можете словить негатив, и эти люди будут совершенно правы.
Если потоков несколько — можно предложить участникам перейти в соседние залы (извинившись перед ними за эту накладку и пообещав компенсировать каким-то ценным бонусом от спикера, который не приехал, или от вас лично, как организатора), или же предложить им незапланированное выступление, например, блок «Вопрос-ответ» с интересным для многих докладчиком. Так, например, совершенно неожиданно накануне конференции «Найди свой трафик» у нас пропал один из спикеров (он появляется в соцсетях, судя по активности с ним все хорошо, и совершенно непонятно до сих пор, куда же и почему он вдруг делся). Мы ждали его до последнего, обрывали ему телефон и верили, что он влетит в зал за 10 минут до начала. Не влетел. Но уже накануне вечером у нас было понимание, что если он не приедет, то в образовавшемся окне мы сможем устроить диалог зала с Дмитрием Румянцевым, где он ответит на любые вопросы про интернет-маркетинг, соцсети и event`ы. Модераторы двух других залов проанонсировали этот внеплановый «доклад», и все получилось более чем славно. И почти никаких нервов никому это не стоило.
Не готова площадка
Первый вариант — когда она не готова потому, что не убрана после предыдущего event`а. Совершенно эпичная ситуация случилась с нами с креативным кластером в центре Петербурга, где мы проводили первый фестиваль про путешествия и удаленную работу «Путевое дело». Придя утром на площадку и ожидая увидеть пустые подметенные залы и готовые к приему гостей места общего пользования, мы попали на afterparty трешовой вечеринки. Дым стоял столбом, пьяные тела лежали штабелями, в углах громоздились горы бутылок и окурков. У нас было 2 часа, чтобы привести площадку в нормальный вид. Ситуация простая — когда вы договариваетесь (и, в идеале, подписываете это соглашение) с владельцем площадки, вы оговариваете, в какое время и в каком виде вы получите в свое пользование все нужные вам помещения. Если вы пришли, и вам передают в пользование не то, о чем вы договаривались, то вариантов немного. Или вы отказываетесь от некондиционного пространства и уходите — но тогда вы срываете собственный event, и последствия, думаю, объяснять не нужно. Или же вы оперативно решаете с площадкой, кто это все сейчас же уберет и приведет в порядок. Тут вам в помощь договор, который я настоятельно рекомендую всегда и со всеми заключать и в котором все должно быть прописано.
Еще вариант — если на арендованной площадке к моменту проведения вашего мероприятия не закончился ремонт. Бывает, что строители обещают сдать помещения к одному сроку, но в процессе понимают, что не успеют, и сроки сдвигаются, а владелец площадки уже сильно хочет начать ее эксплуатировать и при общении с арендаторами идеализирует ситуацию. Вообще крайне не рекомендую планировать что-то на несданной после ремонта площадке, это большие риски. Если же получилось так, что вы ее арендуете — то следите постоянно за процессом ремонта, будьте на связи с владельцем, получайте реальные данные о том, в какой стадии находится ремонт и когда он будет закончен. В договоре прописывайте санкции, которые последуют при несвоевременной сдаче площадки. Если же договор с устраивающими вас условиями не хочет подписывать вторая сторона — настоятельно рекомендую поискать другую площадку.
Не хватает мощностей интернета
Если, например, вы делаете трансляцию вашего события, то для этих целей вам нужно заранее заказывать у площадки отдельный канал (или несколько), на котором никто, кроме вашей трансляции, не будет сидеть и который не будет раздавать wi-fi. Это стоит, как правило, дополнительных денег, но это совершенно не те расходы, на которых нужно пробовать сэкономить. Если же вашим гостям не хватает мощностей wi-fi — то это тоже тот момент, который нужно было обсуждать заранее с менеджментом площадки, и при необходимости оплачивать дополнительно.
Подвела погода на мероприятии под открытым небом
Грусть-тоска-печаль. То, с чем мало что можно сделать, если только вы не событие федерального значения, ради которого разгонят тучи над городом. Заранее предупреждайте всех, кто будет делать застройку, чтобы брали с собой побольше скотча и крепежей для фиксации зон при сильном ветре, чтобы продумывали шатры и тенты на случай дождя. Уделяйте особое внимание электричеству и безасности. Сделайте такое мероприятие, с таким содержанием и оформлением, которое никто не захочет пропустить, даже если будет град и ураган. Но принципиально повлиять на стихию вы не сможете, примите этот факт.
Звук/свет плохие
Ну тут уж никто, кроме вас, не виноват. Вы же выбирали площадку заранее, смотрели ее заранее, тестировать все оборудование, которое она предоставляет, обязаны были заранее. Площадку с плохим, не устраивающим вас оборудованием, просто не надо арендовать. Благо почти везде уже есть выбор, есть пространство вариантов и есть конкуренция, которая заставляет участников рынка становиться лучше и делать свои предложения конкурентоспособными, а оборудование качественным. Если же вы поверили на слово технику или звукорежиссеру и не стали сами проверять все досконально — то это не форс-мажор, а просто ваша капитальная недоработка. Можно приехать на площадку с утра, чтобы все настроить и добиться идеального звука или света — но для этого они изначально должны быть хорошие.
Не записалось видео
Ситуация редкая, но вполне реальная. Или сели батарейки и нет звука в куске записи. Если не записался маленький кусочек, который не влияет на информацию, то с соответствующими извинениями и скидками эти записи можно отдавать или продавать тем, кому они предназначены. Если же получилось так, что вообще ничего не записалось, а запись является неотъемлемой частью вашего продукта (или даже самим продуктом) — то значит нужно перезаписывать, или, если речь идет о записи конференции, например, то возвращать деньги тем, кто не получил то, за что заплатил. Снова ситуация, когда репутация стоит дороже потерянных денег. Крайне важно в таких случаях скрупулезно выбирать подрядчика, который оказывает вам услуги записи, и супер-ответственно подходит к задаче. Потому что ответственный специалист, если что-то пошло не так, имеет шанс оперативно устранить проблему и минимизировать негативные последствия.
Не работает трансляция
Опять же — нужно тестировать заранее оборудование и интернет. Даже если вы уже десять раз работали на этой площадке, с этим подрядчиком и этим оборудованием — все равно, как в первый раз, тестируйте, проверяйте, просите предоставить площадку раньше, доплачивайте, если это стоит дополнительных денег. И старайтесь выбрать того подрядчика, который в любой, даже практически безвыходной ситуации, будет искать варианты решений проблемы, и находить их.
Не приехал кто-то из подрядчиков
Например вы не можете дозвониться до тех, кто везет вам кейтеринг на обеденный перерыв, или до тех, кто везет подарки для спикеров, или до тех, кто везет вам оборудование. Ну, во-первых, такое бывает крайне редко — потому, что каждый, с кем вы работаете, как правило, не в первый раз реализует заказ и дорожит своей профессиональной репутацией. Во-вторых, вы же, как опытный (или стремящийся к этому) организатор, постоянно держали руку на пульсе, контролировали подрядчика и обо всем договаривались заранее. В том числе, по-хорошему, нужно всегда закладывать при планировании в тайминг временной запас на пробки (рассчитывается он исходя из знания точки А, точки Б и понимания трафика в это время суток на маршруте между точками). И, в-третьих, в вашем телефоне всегда должны быть контакты запасных игроков любой сферы рынка, которым можно позвонить и заказать срочный кейтеринг или срочно привезти вам проектор с экраном. Да, это будет дороже и, вероятно, тайминг собьется, но если подвижки в расписании не будут критичны, то это обязательно надо сделать, чтобы сохранить карму организатора.
Не читается флешка/не открывается презентация
Нет ничего хуже, чем когда спикер доделывает презентацию за полчаса до своего выступления. Ну только если он, конечно, не вносит страшно важные и решающие данные «с пылу с жару». Заранее узнавайте, ноутбуки какой системы будут работать у вас на площадке, чтобы не получилось в последний момент, что презентация сделана в Keynote и вы не знаете, как ее показать на ноутбуке с Windows. Просите спикеров заранее присылать вам презентации, дублируйте их на презентационный ноутбук, на флешку (две, которые вы заранее проверили, они рабочие и читаются ноутбуками на площадке), в облако и в почту. Паранойя? Нет, это просто опыт.
Спикер хочет выступать со своим ноутбуком, подключить его к интернету и показывать экран
Если это вдруг случилось — виноват только организатор, что не узнал об этой потребности заранее. Просите у аудитории 5 минут на решение технических вопросов, берете своего технического специалиста и быстро все решаете, подключаете. Всегда нужно иметь переходники всякие разные для Mac (да и вообще для всех возможных вариантов подключений). Этот пункт не форс-мажор — это, как и многое, просто плохая подготовка технической части.
Итак, какие советы можно дать для минимизации рисков, впоследствии приводящих к форс-мажорам.
- Не надо называть форс-мажором то, что на деле является вашими ошибками в сроках и объемах заказа оборудования или раздатки. Также форс-мажором не является пускание на самотек процессов подготовки мероприятия, поиска и проверки подрядчиков, неправильное планирование и делегирование. Да, это все может привести к форс-мажорам — но изначально их зачастую можно легко избежать. Обстоятельств непреодолимой силы на самом деле не так много, и зачастую их роль в глазах заказчика или организатора играют банальное раздолбайство, неправильное и нечеткое делегирование и исконно русское «авось».
- Никогда не надо обещать то, что вы не можете гарантировать — починить, восстановить, исправить. Не давайте обещаний, которые не сможете сдержать по объективным причинам, не давайте напрасных надежд. Доверие к вам будет просто подорвано.
- Имейте под рукой телефоны поставщиков всего, что может вам пригодится, которые готовы работать в сжатые сроки. Естественно, с ними нужно предварительно связываться, чтобы уточнить, что нужное вам есть у них в наличии, они готовы его сами доставить в 3 часа ночи в дальний пригород и получить оплату наличными, а не по договору и счету с предварительным согласованием с юристами.
- Зачастую помогает банальный предварительный тест оборудования, качества интернет-соединения и прочих важных моментов, а не вера в то, что «как-нибудь оно само» и «в прошлый раз нормально было».
- Ведите черный список подрядчиков и спикеров. У нас он есть, и в нашем блоге ВКонтакте даже есть специальная тема — там два спикера и несколько подрядчиков из разных ниш. Мы, надо сказать, весьма терпеливы и лояльны, поэтому, чтобы в него попасть, нужно постараться.
- Всегда важно иметь запасные батарейки. Это очень важный пункт, его нужно выделить красным. Батарейки АА и ААА, по 2-3 упаковки каждых. И скотч. Это самые важные элементы, которые составляют основу «чемоданчика организатора», о котором я писала недавно.
И последнее. Если вы понимаете, что что-то идет не так, или вы ждете ответа от кого-то из вашей команды, что проблема решена, или не можете дозвониться до кого-то очень важного — не надо стоять посреди зала, полного участников, с напряженным лицом, как у Тони Старка за секунду до того, как его джинсы и рубашка превратятся в доспехи Железного человека. Уйдите в подсобку, на лестницу, в комнату организаторов. Решите все вопросы оттуда и выходите в люди с улыбкой и уверенностью. Это очень сильно помогает побеждать любые форс-мажоры, проверено.
Event-бизнес и автоспорт: точки пересечения
Мнения экспертов: во что технологии превратят event-индустрию
Поделиться