Елизавета ВолостноваОбстоятельства, возникшие в связи с пандемией коронавируса, а позднее и общая геополитическая обстановка, заставили оперативно адаптироваться все event-сообщество для сохранения должного уровня организации мероприятия. В результате чего, гибридный формат стал одним из самых популярных для деловых и официальных мероприятий.
В изменившихся условиях тщательная проработка протокольных элементов приобрела еще большую значимость.
Мы попросили Елизавету Волостнову, генерального директора компании IQ Protocol, рассказать об основных протокольных аспектах гибридных мероприятий, в особенности относящихся к онлайн-части, которые применяются при проведении мероприятий различного уровня, в том числе с участием глав государств и правительств.
В первую очередь на этапе подготовки определяется формат участия каждого из гостей и/или спикеров — будет ли это офлайн, онлайн участие или трансляция записи видеообращения.
Вне зависимости от уровня проводимого мероприятия заблаговременное тестирование подключения онлайн участников является исключительно важным. Во время тестовых подключений службы протокола совместно с техническими службами обеспечивают следующие моменты:
- проверяется стабильность сети и работа ссылок для онлайн подключения;
- прорабатываются альтернативные варианты подключений в случае технических сбоев;
- устанавливаются и тестируются микрофоны и камеры. Для того, чтобы картинка была соответствующей заранее согласовывается будет ли гость «входить в кадр» или уже находиться на своем месте при подключении;
- при необходимости тестируется работа и вывод каналов синхронного перевода;
- согласовывается формат написания имени онлайн участника. Это совсем незаметный, но крайне важный момент, который облегчит работу режиссера на пульте, ведь если имена иностранцев будут указаны на родных языках без латинских букв или с использованием ников, участников будет сложно идентифицировать и вовремя вывести в трансляцию. Он также касается обеспечения безопасности — необходимо принять все меры, чтобы к видеоконференции не смогли подключиться злоумышленники. В качестве примера из практики недавних мероприятий — подключение участников из Китая вызвали определенные трудности и задержки, так как их имена были написаны на иероглифах.
Что касается сугубо протокольных элементов, необходима проработка и согласование следующих деталей:
- в протокольном сценарии мероприятия прописывается порядок объявления и выступления участников, в соответствии с протокольным старшинством, где отдельно отмечаются участники, присутствующие в онлайн формате;
- определяется единый дресс-код для всех участников. Особенно важно отметить, что костюмы, рубашки и галстуки онлайн участников должны быть однотонными (без рисунка и прочего), чтобы ткань не рябила в кадре;
- согласовывается формат именных табличек на столах (это касается как конференций, так и церемоний подписания). Важно, чтобы формат табличек был идентичен у офлайн и онлайн участников — это касается языка, на котором прописываются имена, что именно указывается на табличках (имя, фамилия, должность) размер шрифта и, естественно, сам размер табличек;
- при проведении церемоний подписания определяется наличие и формат ручек, футляров и папок; согласовывается формат предоставления подписываемого документа и количество его экземпляров, которое будет подписано во время церемонии;
- важно проверить, что именно будет располагаться на столах, особенно для онлайн участников, ведь зачастую они «выходят в эфир» из своих рабочих кабинетов. На столах не должно быть никаких лишних предметов, громоздких ноутбуков, которые будут портить картинку. Иногда на церемониях подписания используются настольные флаги — их необходимо расположить таким образом, чтобы в кадре во время мероприятия они не загораживали лицо подписанта, и не было ощущения, что наконечник флагштока вот-вот попадет ему или ей в глаз;
- определяется, что именно будет располагаться за спинами онлайн и офлайн участников (специальный задник, баннер, флаг или протокольный сет флагов). Время от времени онлайн участники используют специальные фоновые заставки, доступные на онлайн платформах. Выглядят такие фоны крайне непрезентабельно, их использование допускается только в крайнем случае. Хотя были события, на которых отдельные участники сидели на фоне пальм. Что касается протокольных сетов флагов, то их формат и наполнение также определяется заблаговременно;
- проводится репетиция для ассистентов церемонии подписания. Предварительно определяется, кто именно будет ассистировать, во что ассистенты будут одеты по обе стороны экранов, камеры для онлайн трансляции настраиваются соответствующим образом.
Неотъемлемой частью подготовки является брифинг ведущего мероприятия или его модератора, а также всех участников, на котором проговаривается порядок выступлений, действия в случае технических сложностей или невозможностью подключения участников. Крайне важно, чтобы все стороны имели на руках актуальную версию протокольного сценария.
Без сомнения гибридный формат с нами всерьез и надолго, поэтому крайне важно учитывать накапливаемый опыт и совершенствовать уровень организации подобных мероприятий. Что касается протокольного сопровождения, то онлайн составляющая мероприятий уже вышла на качественно новый уровень и на данный момент является крайне актуальной.
Масштабное шоу от Sila Sveta для концертного тура The Weeknd
Детали организации и обзор спонсорских зон фестиваля «Дикая мята» 2022
Поделиться