Евгения ДемидоваПредставим себе следующую гипотетическую ситуацию: настал ответственный день мероприятия, на тщательное планирование которого вы потратили несколько месяцев. Вы думаете, что вы продумали каждую деталь и просчитали все непредвиденные обстоятельства, но вдруг, как гром среди ясного неба, вас настигает пренеприятная весть — ваш основной докладчик забыл свой паспорт и не может попасть на самолет. Или неожиданно возникли проблемы с вашей системой онлайн-регистрации, и вы не можете распечатать именные бейджи. А может быть для мероприятия вам доставили 300 бутылок вина, но вы вдруг обнаруживаете, что лицензия на продажу алкоголя еще не готова.
В любом из этих случаев вы понимаете, что эта неприятность может просто-напросто сорвать весь event. Или же вы можете взять себя в руки и исправить ситуацию с присущими настоящему event-гуру грацией и изяществом.
«Хьюстон, у нас проблема!»
Вы стоите в welcome-зоне и приветствуете участников конференции, и тут один из них подходит к вам и показывает что-то в своем телефоне. Вам достаточно одного взгляда, чтобы понять проблему: event-приложение, которое вы создали для мероприятия, выдало ошибку. Улыбка профессионально застывает на лице, в то время как вы благодарите гостя и с уверенностью в голосе сообщаете, что немедленно разберетесь в чем дело.
Несмотря на внешнее спокойствие, в вашей голове красными буквами проносится бегущая строка «SOS», а адреналин просто зашкаливает. Тем не менее, тихий внутренний голос шепчет вам: «Не паникуй!». И действительно, вы делаете глубокий вдох и следуете простым универсальным правилам.
Соберите факты
Первое, что нужно делать в случае проблемы — получить точные данные. Если ваш основной докладчик застрял в снежной буре и не может вылететь, то вам необходимо выяснить, если есть ли у него хоть какой-то возможный способ попасть на ваше мероприятие вовремя. И если такой возможности нет, нужно определить минимальный и максимальный срок опоздания спикера. Это время действий: телефонные звонки, интернет-поиск и быстрое принятие решений. Не пытайтесь все сделать самостоятельно — распределите задачи среди подчиненных и коллег.
Не скрывайте правду
Как только все факты у вас на руках, немедленно сообщите о проблеме ключевым лицам вашего мероприятия. В противном случае, люди, которых затрагивает этот вопрос, впоследствии могут обвинить вас в неверно принятых решениях. Вы должны предоставить все факты без лишнего драматизма. Люди ценят правду и, как правило, узнав о ваших проблемах становятся союзниками в поиске решения.
Не ищите виновных
Для начала стоит понять, возможно ли исправить эту ошибку немедленно? Скорее всего нет. И после типичного российского вопроса «Кто виноват?», решение которого на данном этапе ни к чему не приведет, невольно возникает вопрос «Что делать?».
Придумайте альтернативное решение
Это и есть тот самый шаг, который поможет вам превратить лимоны в лимонад. Задайте себе важный вопрос: почему этот пункт мероприятия был столь важным? Теперь вам нужно вернуться к основной цели мероприятия и постараться придумать новый альтернативный способ достичь ее.
Делайте выводы
Единственный способ избежать ошибок — никогда не попробовать ничего нового. Но в event-индустрии такой роскоши позволить себе просто нельзя. И если у вас достаточно смелости, чтобы играть по-крупному и экспериментировать, вы всегда должны быть готовы учиться на своих ошибках.
По материалам: eventbrite.co.uk, huffingtonpost.com
Как блокчейн-технологии изменят рынок продажи билетов на мероприятия
Классификация стекла: Гид по посуде для алкоголя
Поделиться