Игорь ИвановРынок организации мероприятий и рекламных услуг в России, как и многие другие сферы, переживает трансформацию. Однако за динамикой роста, отраженной в аналитических обзорах, таких как исследование Аналитического Центра АКАР, АРИР и РАМУ за март 2024 года, кроется серьезная проблема. Согласно этому исследованию, 24% всех тендеров в 2023 году имели признаки неэтичного проведения. Эти цифры — не просто статистика, а отражение повседневной борьбы с «игрушечными тендерами» и воровством идей, что наносит прямой ущерб ивент-бизнесу и тормозит развитие всей отрасли.
Игорь Иванов, co-founder компании DoctorTeam, рассказал о практиках, которые чаще всего используют недобросовестные заказчики в тендерных процедурах, и о мерах, которые стоит предпринимать агентствам для защиты своих интересов.
Какими бывают закупочные процедуры по типами запросов в агентства
По большому счету любой запрос клиента — это всегда условный тендер, и заказчик выбирает компанию согласно заданным критериям. Но мы рассмотрим только те, которые вывешиваются на площадках и следуют определенным регламентам закупочных процедур.
Бывают коммерческие тендеры — когда, компания проводит процедуру с целью выбора провайдера, и может делать это как на площадке, так и простым запросом на электронную почту с выставлением либо на своей площадке, либо на любой открытой платформе. Процедура не подчиняется 223 -ФЗ и 44-ФЗ о закупочных процедурах. Как правило перед самой закупкой проводится запрос предложений, формируется понимание рынка, и затем она появляется на площадке.
В плане формата это может быть конкурс, аукцион, запрос предложений, редукцион.
Выбор провайдера проходит в постоянном контакте с участниками, для них проводят бриф, отвечают на их звонки. Заказчик может выдвигать различные требования, но обычно это — опыт компании подтвержденный контрактами и выписками, ее присутствие в определенных СРО, цена услуг, креативное предложение, RFI.
Бывают тендеры, которые мы называем «полугосударственными», когда закупка проходит на открытой коммерческой площадке, процедура выбора — с частичной возможностью контактировать с заказчиком, а для закрытия проекта потребуется строгий отчет по определенной форме с предоставлением финансовых документов, подтверждающих траты. Как правило, такие тендеры проводят различные госкорпорации.
Ну и, конечно, тендеры государственные. Их проводят муниципальные образования, правительства, министерства, различные НКО. Для участия в таких тендерах обязательно вносят обеспечительный платеж либо покупают у банка гарантию — это обязательства о кредитовании в случае проблем с исполнением. Если участник побеждает, то он вносит обеспечительный платеж для реализации проекта. При этом в контракте могут быть указаны жесткие штрафные санкции, весьма странные документы для отчета и нереальные сроки постоплаты.
Коммерческие тендеры
Какую опасность представляют «игрушечные тендеры» для агентства?
Давайте разберем два главных принципа. В коммерческих тендерах как правило запрашивается креативная составляющая, и заказчик окольными путями может попытаться завладеть именно вашим креативным ресурсом, либо использовать ваше предложение для продвижения «своего» теплого агентства. В «госах» все гораздо сложнее — креативная составляющая запрашивается крайне редко, а при формировании НМЦК у вас могут запросить сметы, причем это может повторяться неоднократно и без какого-либо коммерческого результата в итоге для вас.
Мы часто выступаем в роли участников тендеров и наш опыт показывает, что многие процедуры проводятся не для поиска лучшего подрядчика, а для других, зачастую недобросовестных, целей. Это создает иллюзию конкуренции, отнимает ценные ресурсы и подрывает доверие к рынку.
Природа «игрушечных тендеров» и кражи идей: статистика и методы
Исследование АКАР/АРИР/РАМУ выявляет тревожные тенденции: 72% респондентов отмечают, что многие тендеры проводятся формально, когда исполнитель фактически определен заранее. В такой ситуации приглашение других участников становится лишь ширмой. Еще более разрушительно то, что 57% участников рынка сталкивались с ситуациями, когда их идеи и наработки использовались без должного вознаграждения. Особенно остро эта проблема стоит в креативной сфере и digital-сегменте, где, по данным исследования, в 48% случаев тендеры используются для «сбора решений».
Распространенные проблемные ситуации:
- Закрытый отбор и искусственные барьеры. Заказчик продолжает работать с лояльным подрядчиком, но вынужден проводить тендер, создаются невыполнимые условия. Это может быть формирование ТЗ под конкретного исполнителя, установление аномально сжатых сроков подачи заявок или использование субъективных критериев оценки, которые сложно оспорить.
- Сбор идей и просчетов без намерения сотрудничества. Заказчики нередко используют тендеры как бесплатный источник интеллектуального капитала. Компании тратят недели и месяцы на разработку детальных концепций и просчетов, которые затем либо игнорируются, либо, что хуже, присваиваются.
- Манипуляции с условиями после выбора подрядчика. Исследование показывает, что 36% участников сталкиваются с ситуацией сокращения бюджета при сохранении первоначального объема работ после завершения тендерной процедуры. Это ставит подрядчиков перед сложным выбором между финансовой целесообразностью и репутационными рисками.
Практика подтверждает эти выводы на конкретных примерах, с которыми сталкивались и мы, и наши коллеги по цеху.
Кейс крупного медиа: Когда чужая концепция становится общественным достоянием
Несколько креативных агентств, включая нашу команду, в начале прошлого года были приглашены к участию в тендере крупной медиакомпании по разработке концепции летнего корпоративного события. Мы вложили в подготовку предложения более 300 рабочих часов: разработали детальную концепцию, просчитали бюджеты, подготовили визуальные материалы. Это была серьезная инвестиция времени и ресурсов.
Однако, спустя неделю после подачи заявок, компания разослала всем участникам «уточненное техническое задание». К нашему удивлению в нем была открыто представлена не только суть одной из предложенных концепций, но и название мероприятия, которое принадлежало нашему агентству. После наших претензий название было спешно удалено из документации, но сама концепция осталась без изменений. Впоследствии аналогичная концепция была размещена на другой тендерной площадке и контракт получила иная компания. Эта ситуация ярко иллюстрирует, как интеллектуальная собственность может быть украдена под предлогом уточнения ТЗ, а тендерная процедура превращена в формальность.
Кейс крупный производственный комплекс: полгода работы ради фиктивной «переторжки»
Другой показательный пример — сотрудничество с организаторами крупного форума от технологической компании. Изначально заказчик обратился к нам с предложением партнерства, нуждаясь в помощи с составлением ТЗ и сметы для масштабного проекта, включавшего более 1 500 наименований и бюджет около 400 миллионов рублей. Нас активно уверяли в серьезности намерений и пригласили на инспекцию площадки на Сахалине для детального сбора информации. Разумеется, все расходы на командировку легли на наше агентство.
В общей сложности работа над этим проектом заняла у команды почти полгода. Мы глубоко погрузились в ее специфику, провели тщательный анализ и подготовили детальное, конкурентное предложение, которое оказалось самым низким по цене среди всех участников. Мы рассчитывали на справедливый исход.
Однако спустя несколько дней получили уведомление, что по результатам некой «переторжки» контракт выиграл другой участник. Его предложение было лишь на 10-15 тысяч рублей ниже нашего — сумма ничтожная в масштабах такого проекта. Уведомление о проведении самой «переторжки» мы не получали. На попытки получить комментарии или разъяснения заказчик ответил отказом. Этот случай — классический пример «игрушечного тендера», где вся процедура была лишь ширмой для реализации заранее принятого решения, а минимальная разница в цене победителя служила оправданием фиктивного процесса.
Экономические последствия для бизнеса
- Финансовые потери. Помимо прямых расходов на подготовку заявок — оплата работы специалистов, аренда офиса, ПО, командировки — компании несут серьезный ущерб от отсутствия реальной отдачи. По данным исследования, из-за таких ситуаций 38% компаний оценивают ущерб в 0-5 млн рублей, 23% — в 10-20 млн рублей, а 16% — более, чем в 20 млн рублей за год.
- Трудозатраты. На подготовку одного тендерного предложения могут уходить сотни часов: 20% участников тратят 600-1000 рабочих часов, 18% — 200-300 часов, а 15% — 400-500 часов на одну заявку, которая впоследствии оказывается проигранной по недобросовестным причинам. Эффект таких процедур деморализует. Сложнее всего — объяснить команде, почему их профессиональная работа не привела к результату.
- Упущенная выгода. Время, потраченное на недобросовестные тендеры, могло быть использовано для работы с реальными клиентами или для развития новых направлений.
Корни проблемы: защита и правовое поле
Почему же подобные практики продолжают существовать? Исследование выявляет несколько причин:
- Ограниченность механизмов защиты. Лишь 5% пострадавших обращаются в контролирующие органы — причина в сложности доказать нарушение.
- Правовые пробелы. Отсутствует четкое законодательное регулирование вопросов интеллектуальной собственности в тендерных процедурах, что позволяет заказчикам безнаказанно использовать чужие идеи.
- Отраслевые особенности. Особую остроту проблема приобретает в медийном и рекламном секторах, где, по словам 54% респондентов, такие случаи встречаются чаще всего.
Пути решения: усиление защиты и повышение прозрачности
- Наверное, в качестве одного из самых эффективных решений я бы предложил новые системы цифрового депонирования интеллектуальной собственности. Это занимает всего несколько минут, стоит недорого, а обезопасить себя можно вполне эффективно — загружаете продукт, получаете токен и сертификат.
- Развитие профессионального саморегулирования — речь об усилении роли отраслевых ассоциаций в установлении стандартов и этических норм.
- Детальная фиксация всех этапов работы — ведение подробной документации и переписки с заказчиком для фиксации всех договоренностей и этапов разработки.
- Оформление прав на интеллектуальную собственность — использование соглашений о конфиденциальности (NDA) и других юридических инструментов для защиты своих разработок.
Государственный заказ
Госзаказчик в случае уклонения или недобросовестного выполнения контракта вправе внести вас в тот самый «Реестр недобросовестных поставщиков», который должен сделать невозможным ваше участие в закупках. Но это не всегда так — во-первых, это проверяют далеко не все госзаказчики, во-вторых — вас вовсе могут не добавить в этот список, либо добавят, но с большим временным запасом.
У нас была практика игр на торгах с юрлицом, находящимся сразу в нескольких РНП — многие вообще специально загоняют одно из лиц в РНП, что бы пользоваться схемой «таран», но это не совсем законно. Никто не запретит вам подать заявку — отклонение возможно на следующем этапе рассмотрения заявок в случае вашей победы. Попадание в черный список практически никак не влияет на участие в коммерческих тендерах, но лучше заранее разделить деятельность компании на несколько юрлиц: работа с коммерческими тендерами и с государственными.
Получается, что даже попав в черный список, можно продолжить работу. Но помимо черного списка, существуют более опасные «схемы», которые несут для исполнителя более серьезные последствия, чем РНП. Поэтому подбор команды для работы с госзаказом нужно начать не с event-менеджера, а с юриста. Юрист должен постараться не дать госзаказчику «заработать» на вас или вашей компании.
Если вы не готовы к судам, заседаниям комиссии, отстаиванию своих интересов порой в очень категоричной форме, жестким переговорам и постоянным рискам, фиксации каждого шага на мероприятии для отчетов, не стоит заниматься госзаказом в принципе.
Что происходит с госзаказом на рынке организации мероприятий: основные ситуации
Фальсификация нарушений
Вы находите контракт 44-фз, в ТЗ прописано «площадка внутри Садового кольца, небольшой комплект оборудования, довольно скромный кофе-брейк с конфетами и шампанским». Ваш аналитик или event-менеджер делают расчет, анализируют на какую сумму вы сможете «упасть». День торгов, несколько конкурентов. Вы побеждаете и забираете контракт. Через некоторое время встречаетесь с заказчиком и выясняется: площадка выбрана полгода назад, скромный кофе-брейк с конфетами на самом деле — фуршет за 10 000 на персону, техничка не имеет никакого отношения к реальности и дороже в 5 раз описанной в ТЗ, и вообще «у нас должны первые лица приехать на мероприятие, поэтому нас в бетон закатают, если мы не покормим гостей за свой счет».
Почему так произошло? ТЗ не соответствует реальной потребности заказчика. Видимо, «очень спешили» с запуском закупки, и не было времени составить грамотное ТЗ, или у заказчика просто нет ресурсов для его составления.
В чем ошибка агентства: после победы до заключения контракта у вас есть всего несколько дней. И за это время необходимо обязательно встретиться с заказчиком и постараться выяснить его реальные ожидания. Всегда можно отклониться по 2 пункту, или даже расторгнуть контракт после заключения двусторонним соглашением. Но это работает, если заказчик реально хочет организовать мероприятие.
Есть определенный пул событий, чаще всего с не очень большим бюджетом, которые аффилированы. И заказчик, заранее проставив нужные пункты в тз, меняет его несколько раз перед заключением самого контракта. Его задача не провести мероприятие, а всеми силами помешать вам или при проведении найти и сфальсифицировать нарушения, чтобы расторгнуть в одностороннем порядке контракт и взыскать с вас всю сумму банковской гарантии.
Другой подрядчик
Вы нашил интересный контракт, изучаете ТЗ. А в нем написано «изготовление стальных декорационных конструкций повышенной инженерной сложности». Изготавливать такую конструкцию не менее 3 месяцев, а мероприятие через три недели.
Почему так произошло? У заказчика уже есть подрядчик, который сварил эти конструкции полгода назад, и вам будет очень сложно выиграть этот тендер. По 223 вы его не возьмете ни при каких обстоятельствах, а если сильно упадете по 44-фз, реализовать все равно не сможете.
Вывод: нужно обращать внимание на подобные «маркеры» и избегать этих тендеров, подавая на всякий случай жалобу в ФАС.
Не ваш контракт
Вы нашли и выиграли интересный контракт, отправляете заказчику проект банковской гарантии. Он отказывается его принимать, требуя прислать сразу оригинал. Вы высылаете, он отклоняет вас по надуманной причине несоответствия банковской гарантии.
Почему так произошло? Это не ваш контракт, и заказчик не хочет что бы вы его выполняли. Мероприятия либо вообще не существует, либо оно для другого, заранее подготовленного исполнителя.
Вывод: вы можете бороться — например, внести обеспечительный взнос реальными средствами, но на практике, вам все равно вставят столько палок в колеса, что лучше будет отказаться от этой затеи.
Мероприятие аффилировано или подготовлено для «своего организатора»
Вы нашли интересный и подходящий контракт, все просчитали, выиграли. Но заказчик не выходит на связь. Вы звоните ему по контактному телефону, отправляете электронные письма — в результате тишина. Так проходят сроки, прописанные в контракте по предоставлению концепции, дизайн-макетов, и самого мероприятия. Затем прилетает односторонне расторжение контракта.
Почему так произошло? Мероприятие аффилировано, и на вас хотели заработать, либо подготовлено для «своего организатора», который впоследствии и проведет данное мероприятие, но гарантию взыщут с вас.
Вывод: нужно помнить, что звонки и электронные письма суд может не принять. А к суду лучше готовиться заранее, даже если у вас все хорошо и замечательно в общении с заказчиком. Любой документ по техническому заданию, любая информация, которую вы должны запросить или предоставить, должна отправляться заказным письмом, курьером в канцелярию с отметкой о получении и печатью, а также электронным письмом с уведомлением с официальной почты. Все три канала должны быть использованы обязательно.
Проблемы с закрытием контракта
Вы уже проводите мероприятие, предположим, для министерства. И оно требует от вас включения в программу определенных артистов. Вы находите их, связываетесь, и выясняется, что их ценник именно на это мероприятие довольно высокий. Но если вы не возьмете этих артистов, вам обещают проблемы при закрытии контракта.
Почему так произошло? Можно предположить, что представитель заказчика в сговоре с этими артистами, и специально «установил» более высокий ценник на их работу, с целью получения выгоды, или проявления лояльности к своим друзьям.
Вывод: опыт показывает, что лучше на это не вестись. Даже если вам обещают более гибкие условия закрытия контракта и какие-то дополнительные преференции при проведении, скорее всего, вас обманут. Вы заплатите повышенные гонорары — вероятнее, что наличными — артистам, а на закрытии с вас все равно будут спрашивать по полной, забыв о ваших договоренностях.
Нарушение сроков сдачи закрывающих документов
Вы провели мероприятие с определенными недочетами и ошибками, но в целом проект был реализован, услуги оказаны. Даже основной представитель заказчика давал интервью, что все прошло отлично и все молодцы. Вы выдыхаете, готовясь к каким-то небольшим штрафам. Но заказчик по разным причинам не принимает ваши «закрывашки». В веренице проектов этот момент можно легко упустить и просрочить. Обычно этим занимается бухгалтер, у которого и так много задач, и если не приняли — он либо отправляет на корректировку юристу, либо сам вносит правки. Заказчик специально говорит о том, чтобы вы не торопились, может даже ставить сроки отправки через неделю или две, но делает это по телефону. Дальше на площадке появляется односторонне расторжение контракта.
Почему так произошло? В контракте прописаны сроки сдачи закрывающих документов. Вы их не сдали, значит уклонились от исполнения. Вероятно, если вы грамотно делали закупки, вы отсудите часть потраченных средств. Но это будет лишь часть и весьма нескоро. Если у вас контракт на 20 млн, представьте, сколько вы потеряете, заморозив эти деньги на срок от 6 месяцев до нескольких лет? Более грустная история, если у вас тендерный займ под реализацию, который дают на небольшие сроки.
Вывод: следить за сроками сдачи документов должен менеджер проекта, и заранее составить тайм-план подачи и отправки информации заказчику. На мероприятии должен быть отдельный человек с фотоаппаратом, который будет снимать все услуги с наименованиями оборудования и продукции, а оплата подрядчиков должна быть только по б/н. Сразу собирайте все закрывающие документы.
Требование предоставить некорректный отчет
Вы провели мероприятие, но заказчик требует от вас написать в отчете совершенное другие услуги, или в форме, не соответствующей ТЗ.
Это может быть ловушка: после предоставления подобного отчета заказчик вправе разорвать с вами договор.
Вывод: если заказчик хочет изменить контракт, требуйте допсоглашения, либо двустороннего разрыва контракта и заключения нового, без переторга.
Цена не главный критерий отбора. Хоть и существует несколько видов закупок по 223 и 44 ФЗ, но по нашей работе видно, что более 90% ТЗ написано под конкретного участника. Это обусловлено тем, что за отведенный законом срок невозможно выбрать поставщика качественной услуги. У отделов закупок нет опыта в данном направлении. И цена зачастую не главный критерий. Есть случаи, когда после заключения контракта заказчик вынуждал к действующему ТЗ оказать ряд дополнительных услуг.
Дополнительные сертификаты
Вы выполнили контракт, но заказчик после проведения мероприятия отказывается подписывать документы, настаивая на дополнительных сертификатах качества продукции, которых, может, и не существует в природе. Пока вы ищете и надеетесь, у вас проходят сроки подачи закрывающих документов. Далее с вами разрывают контракт, взыскивают гарантию.
Это только 8 возможных ситуаций, с которыми сталкивался я, но подобных намного больше. Если же вы все-таки решили заниматься госзаказом по организации мероприятий, нужно начать не с регистрации на тендерных площадках и ЭЦП, а с команды.
Первый, кто вам нужен — это юрист. Затем тендерный аналитик, желательно с юридическим образованием, и event-менеджеры. Важно, что специфика работы на госзаказе предполагает более строгую отчетность, маниакальное фотографирование всех оказанных услуг и «хирургическое» соблюдение сроков. Так работать могут далеко не все.
Попадание в РНП первый раз съедает большое количество ваших нервов и денег, ведь по незнанию вы начинаете хаотичные движения — обращаетесь к разным юристам, консультантам, всеми средствами пытаясь оправдаться перед госзаказчиком. Но «жизнь» после РНП не заканчивается. И если вы избавитесь от этого страха, заказчик потеряет возможность давления на вас, и, вероятнее всего, мероприятие пройдет без проблем.
В заключение
Парадоксально, но несмотря на растущий скепсис участников — как минимум 74% не верят в возможность компенсации ущерба — наблюдается увеличение тендерной активности. Доля компаний, участвующих более чем в 150 тендерах за год, выросла с 2% до 17%. Это свидетельствует о том, что тендеры остаются важным каналом привлечения бизнеса, но игнорировать проблему недобросовестных практик нельзя.
90% всех тендеров написаны либо под конкретных исполнителей, либо под аффилированное мероприятие. Возможно, вы работали только с честными и правильными заказчиками, которые предоставляют с грамотные ТЗ, но лучше знать и о другой стороне и не допустить возможности для госзаказчика внести вас в РНП или заработать на вас.
Современный рынок организации мероприятий стоит перед необходимостью поиска баланса между конкурентной средой и защитой интересов всех участников процесса. Для всего профессионального сообщества важно добиваться прозрачности, справедливости и уважения к интеллектуальному труду. Только совместными усилиями мы сможем построить систему, где ценятся профессионализм, идеи и честный труд, а не схемы обмана и манипуляции.
Новые конференц-залы в отеле «Вега» Измайлово
Игорь Демидов и Андрей Кадышев: «Особый вайб нашей индустрии — быть одновременно конкурентами и друзьями»
Поделиться