Мария БорзенковаПо разным мнениям, которые высказываются на профессиональных форумах и конференциях, отставание event-индустрии в регионах по сравнению с московским уровнем составляет от 3 до 7 лет. В Сети есть много информации о российских дестинациях для event, но мало кто говорит о трудностях, которые следует предусмотреть на этапах подготовки и организации события. К каким неожиданностям надо быть готовым event’еру, если заказчик решил провести мероприятие на просторах России?
Если вы не отдаете проект «под ключ» крупному агентству, а самостоятельно работаете с большим числом подрядчиков, имеющих разные менталитет и опыт, не рассчитывайте, что, однажды собравшись на вашем проекте, они сработаются на хорошем московском уровне. К сожалению, среди мелких подрядчиков не много таких, кто с полным энтузиазмом и вниманием хватает каждое ваше слово и видит в вашем проекте возможность развития.
Подготовьтесь к отсутствию клиентского сервиса
Понимание принципов сервиса, гибкость, выбор вариантов, непредусмотренная сметой помощь, отслеживание ваших реакций — всего этого пока в регионах нет. А в самых запущенных случаях вас ждут ультимативные постановки вопросов. «Я должен предоставить услугу, а не обходительно с вами общаться и чутко реагировать на ваши пожелания!» — примерно так считают подрядчики. Будьте готовы к такому отношению, не заостряйте на нем свое внимание и, напротив, старайтесь показывать личным примером необходимый уровень общения с клиентом.
Не доверяйте смете и договоренностям по оплате
Не стоит рассчитывать, что в договоре всегда сообщают конечную стоимость, и что к ней в последний момент не добавятся неожиданные комиссии и платы за менеджеринг. Не поленитесь лишний раз задать вопрос: «Это финальная смета, со всеми дополнительными расходами, налогами, комиссиями?»
Существует еще одна тонкость коммуникации с рядом регионов. Особенно это актуально для Закавказья. Я говорю о системе работы вроде: «Ну мы же обо всем договорились, зачем нам эти бумажки?!» При невозможности заменить подрядчика вам придется работать по его уставу. И тут есть два варианта. Если вам попались хорошие качественные «товарищи с понятиями», то устное соглашение работает лучше, чем любой договор. А вот если попались господа с липовыми «понятиями», то, чтобы все прошло на высоком уровне, нервов вам придется потратить немало.
Бывают и приятные неожиданности: буквально на днях для меня было большим счастьем получить письмо от одного кейтеринга, который вел грамотную коммуникацию на всех этапах подготовки и в нагрузку предложил сделать бесплатно для всех гостей мероприятия капкейки с логотипом компании.
Соблюдайте законодательство в любых мелочах
Если в столице у наших госслужб не всегда хватает рук и времени на всякие event’ы, то в регионах мероприятие с организаторами из Москвы — это целое событие. Службы обязательно найдут время вас посетить. Лучше быть готовыми к этому и соблюсти все бюрократические нюансы и буквы закона, наиболее часто упускаемые из виду:
- в автобусах обязательно должны быть списки гостей;
- при перевозке детей автобус обязательно должен быть оборудован тахометром;
- прежде чем запустить квадрокоптер в небо, не забудьте согласовать это с соответствующими службами;
- всегда, при заполнении каких-либо анкет гостями, вписывайте пункт про согласие на обработку данных;
- при экстремальных мероприятиях в инструкции обязательно прописывайте отказ от ответственности — на случай проявлений опасных креативных действий со стороны гостей.
Не удивляйтесь различиям в стандартах этики и деловой коммуникации
При работе с регионами будьте готовы к тому, что почта читается нерегулярно, коллеги могут постоянно выбрасываться из копии, а для получения обратной связи и подтверждений понадобится «трясти» подрядчика неоднократными телефонными звонками. После прочтения письма подрядчиком лучше созвониться, убедиться, что все вложения вашего письма были найдены и проанализированы. Вместо вопроса «все ли понятно по материалам/письму?» не пожалейте времени и пройдитесь по каждому пункту, убедившись, что вы и вторая сторона одинаково понимаете терминологию.
Требуйте скинуть фотографии на все оборудование, интерьеры, мебель, текстиль — через почту, watsapp, viber, mms. Ни в коем случае не верьте фразам из серии «будет примерно так», «у нас вот такой же, только синий». Только фотография конкретного оборудования, которое подрядчик собирается ставить на ваше мероприятие! Делюсь горьким опытом: несколько раз проговорив необходимость наличия хорошего стационарного туалета на открытой площадке, мы, выбив фотографии, увидели на них деревянный треугольный домик с дыркой в полу, рассчитанный на худого невысокого человека. И такой туалет предполагалось использовать для дилерского мероприятия автомобильного бренда с деловой презентационной частью и активной программой. Бонусом предприимчивый подрядчик предложил рукомойник, сделанный из пластиковой бутылки.
Отдельный пример разницы в понимании уровня качества — указатели. Если в нашем представлении «указатель» — это конструкция + заламинированный цветной лист, то в регионе вам вполне могут повесить черно-белую бумажку на стену на скотч.
Отправляя привычные инструкции для персонала, убедитесь, что вся терминология, причины и следствия ясны подрядчику. Дайте дополнительные пояснения к стандартному тексту.
Относитесь терпимо к технической незрелости
При работе с небольшими подрядчиками (ИП и аналоги) будьте готовы, что вы откроете для них существование волшебного прибора «кликер». Уточняйте, какое ПО установлено на компьютере и не вылезет ли посреди презентации спикера уведомление об окончании срока действия демо-версии. Проговорите наличие запасной коммутации, батареек, микрофона, пилотов. Не помешает убедиться, что у вашего звуковидеорежиссера длинный HDMI.
Терпеливо выбирайте ответственных подрядчиков
Высылайте инструкции с правилами поведения служащих и прописанной системой штрафов сразу, как только начинаете коммуникацию с персоналом. В одном из городов России буквально в этом году у нас отказались работать 10 фотографов по причине слишком высокой ответственности. Ничего особенного в инструкции не было: запрещалось постить в соцсети, курить, брать еду с гостевого стола, были базовые требования к дресс-коду и прочие привычные в Москве стандарты. В регионах, к сожалению, люди этого боятся. Если подрядчик боится штрафов, ищите другого. Конечно, если он — не из серии уникальных либо у него не какая-то особенная площадка. Если так, рекомендую обратить внимание на любое «сопротивление» и «обложить соломой» зоны ответственности данного подрядчика.
Перестраховки, щепетильность, внимание — неотъемлемые составляющие планирования события в регионе России. Все — в троекратном объеме. А еще давайте не забывать, что именно мы можем двигать регионы вперед. Не теряйте терпения и самообладания. Объясняйте и разъясняйте, иногда много раз, почему стоит сделать чуть больше, чтобы картинка получилась не просто «работающей», а «красиво и высококачественно работающей». Это выгодно и регионам, и агентствам, и клиентам, и всему рынку event’а.
9 способов избежать стрессовых изменений в последние минуты перед мероприятием
Rachel Young: 5 правил создания запоминающихся событий
Поделиться