Евгения ДемидоваRachel Young, продюсер по организации New York Fashion Week, Miami Swim Week и многого другого, обсуждает, как создать ажиотаж вокруг любого события.
Rachel Young является продюсером LDJ Productions — компании полного цикла по организации мероприятий. Young провела последние восемь лет, руководя кастингом и работая за кулисами таких высококлассных мероприятий, как New York Fashion Week, SwimMiami, Men’s Fashion Week.
Планируйте, планируйте и еще раз планируйте
Предварительная подготовка — самая важная часть любого мероприятия, будь то показ мод, двухдневная конференция или двухчасовая корпоративная встреча. В течение этого времени прорабатывайте все шаг за шагом вместе со своей командой. Начните с тщательного анализа и выбора места проведения мероприятия, налаживания отношений с поставщиками и так далее.
Будьте реалистами в понимании того, что вы можете сделать для клиента. Очень нехорошо что-то пообещать и не выполнить. Четкое и информативное общение с клиентами по всем аспектам мероприятия помогает упростить многие вещи.
Знайте свою аудиторию и управляйте своим временем
Высококлассное обслуживание гостей — это ключ к успешному мероприятию, и он начинается с момента начала проекта. Важно установить временные цели для самого события и подумать над посылом, который должен раскрыться в течение этого периода времени. Для корпоративного мероприятия речь может идти о внутренних клиентах и сотрудниках с четкой, краткой презентацией, тогда как для показа мод — это внешние клиенты и средства массовой информации.
Получите максимальную отдачу от вложенных средств
Прежде чем приступать к составлению бюджета, важно понимать конечные цели и приоритеты клиента. Попытайтесь разделить бюджет, чтобы больше ресурсов было привязано к элементам, с которыми сталкивается аудитория, и которые непосредственно влияют на степень удовлетворенности гостей. Определите те вещи, на которые обязательно необходимо тратить бюджет и те вещи, на которых можно сэкономить.
Распределите четкие роли для персонала и содействуйте их обучению
Любое событие в любом масштабе должно быть коллективным. Назначьте роли на раннем этапе для всей команды, чтобы цели и сроки были ясны с первого дня. Найдите сотрудников, которые достаточно мотивированы, готовы к сотрудничеству и открыты для обмена знаниями.
Наставнические отношения — это огромная часть мира событий. Персонал, который чувствует поддержку, понимает цели и мотивирован, способен организовывать мероприятия мирового уровня.
Обратите внимание на детали
Успешное событие часто сводится к тем последним деталям и штрихам, о которых всегда следует думать заранее. Живое шоу или событие означает, что у вас никогда не будет второго шанса, и исполнение должно быть идеальным каждый раз. Продумайте все возможные детали, чтобы иметь возможность справляться со всеми неожиданностями, которые могут произойти.
Мир событий часто может быть хаотичной средой. Ваша задача — быть спокойными, ведь это ключ к успешному мероприятию и довольному клиенту.
По материалам bizbash.com
Поделиться