Евгения ДемидоваМасштабные события всегда привлекают огромное количество участников, что неизбежно влечет за собой внушительные очереди. Однако профессионалы event-индустрии, за плечами которых организация крупнейших конвенций и фестивалей в США накопили запас приемов, помогающих упросить процесс регистрации, или, если очереди не избежать, сделать ожидания максимально комфортным для посетителей. Предлагаем вам пять простых советов, которые помогут избежать проблем, связанных с очередями и оставить у посетителей самые лучшие воспоминания о вашем мероприятии.
Прежде всего, постоянно информируйте посетителей о текущей ситуации
Lance Fensterman, президент компании ReedPop, Нью-Йорк, на счету которого организация таких масштабных конвенций как Comic Con и PAX, советует воспользоваться приложением, информирующем посетителей о наполняемости залов. Его команда также активно оповещала участников обо всех изменениях в социальных сетях.
По мнению Sarah Cissna, владелицы event-компании the Side Lobb, Вашингтон, очень полезно назначить дежурного, который будет находиться в конце очереди, отвечая на вопросы ожидающих и вовремя регулируя ситуации, возникающие в виду большого скопления людей.
Максимально продумайте процесс регистрации на мероприятие
Подумайте, есть ли возможность подключить к работе больше персонала и поставить дополнительные столы, или воспользоваться электронной регистрацией, или организовать предварительную регистрацию?
«Мобильная регистрация является лучшим вариантом, — заявляет Trish Simitakos, владелица агентства Trish Star Events, Вашингтон, — Если электронная регистрация вписывается в рамки бюджета, позвольте гостям зарегистрироваться самостоятельно и спокойно получить бейджи на месте, что, в целом, значительно сократит процесс регистрации».
Valerie Bihet, владелица Vibe Agency, поддерживает идею электронной регистрации. По ее мнению, таким образом гости экономят собственное время, также одновременно повышается уровень их вовлеченности. Еще одним неоспоримым плюсом является и то, что электронная регистрация сокращает количество необходимого персонала.
Предварительная запись
Для некоторых крупных мероприятий, например, фестивалей еды, опытные организаторы рекомендуют ввести предварительную запись. Miraya Berke, соучредитель и генеральный директор популярного фестиваля Dessert Goals, поделилась, что во время фестиваля они установили лимит для входа: 300 гостей каждые 90 минут. Организаторы соотнесли величину площадки, количество палаток и посетителей и пришли к выводу, что такое соотношение будет наиболее оптимальным. Гостям рекомендовалось прийти за 15 минут до своего времени. Пока они стояли в очереди, сотрудники делали обход, проверяя время регистрации с помощью специальных мобильных устройств. Снаружи играла музыка и были организованы фотозоны с реквизитом.
Если очереди не избежать, сделайте все возможное, чтобы гости не скучали
«Если люди ожидают за пределами здания, позаботьтесь о том, чтобы погодные условия не доставляли им дискомфорта, — подчеркивает Trish Simitakos, — Тенты не настолько дорогое удовольствие. Даже если на улице стоит ясная погода, помните о том, что для человека, стоящего в очереди, солнце может стать раздражающим фактором».
На конвенции Comic Con в 2015 году агентство Progressiv, с которым сотрудничал Lance Fensterman, предложило интересную услугу для тех, кому нужно было отойти по делам, не теряя при этом место в очереди. Гостю просто нужно было написать в Twitter фразу #LineInsurance, как через пару минут перед ним появлялся сотрудник, задачей которого было придержать место на время отсутствия гостя. Дежурный персонал, находящийся в очереди, также развлекал гостей импровизированными танцами, викторинами и другими веселыми мелочами.
На Anime Expo, еще одной крупной конвенции, которая проходила в Лос-Анджелесе, организаторы позаботились о том, чтобы люди в очереди могли сидеть, оборудовав стены коридора специальными посадочными местами.
Отличной идеей также будет раздача еды и напитков, к примеру, бутылок с прохладной водой в жаркий день или приветственного бокала шампанского. Sarah Cissna с любовью вспоминает вечернее мероприятие, где она провела полчаса в очереди. Несмотря на ожидание гости пребывали в отличном расположении духа, поскольку организаторы угощали их горячим шоколадом.
Raul Rodriguez из event-агентства 2R Creative, Майами, считает, что лучше всего нанять бармена, чтобы он создавал напитки на глазах у ожидающих. Так гости смогут, помимо всего прочего, понаблюдать за работой бармена и сделать еще несколько снимков для Instagram. Вместе с тем, Raul Rodriguez не рекомендует подавать слишком много еды в очереди, поскольку это может сместить фокус внимания с самого мероприятия.
Интерактивные развлечения
Trish Simitakos советует придумать что-то легкое, например, продемонстрировать нехитрые карточные трюки. Вокруг фокусника соберется толпа, что отвлечет гостей от процесса ожидания.
Подавать еду и напитки желательно также в интересном формате, например, в ярко оформленном фургоне для еды. «Вы можете пойти в магазин «Все по доллару», купить реквизит и оформить импровизированную фотозону, — добавляет Trish Simitakos, — лишь бы гостям было весело».
Valerie Bihet предлагает включить музыку или даже устроить небольшую дискотеку. «Если у вас есть возможность установить телевизоры, это поможет отвлечь гостей, — добавляет она, — Вы даже можете показывать рекламу спонсора или информационные ролики — люди, стоящие в очереди, будут смотреть все».
Raul Rodriguez предлагает брать пример с тематических парков, где все — дизайн, музыкальное сопровождение, работа персонала — направлено на то, чтобы развлекать и отвлекать гостей, пока они стоят в очередях.
По материалам bizbash.com
Поделиться