Антон ВертРекламно-сувенирная продукция частый гость в общей смете мероприятия. От правильно сформированного запроса подрядчику зависит многое – цены, сроки, условия поставки и, конечно же, качество.
Как правильно сформировать запрос, чтобы получить максимально точный и корректный результат?
Вот 7 основных пунктов, которым всегда стоит следовать.
Четко составленное ТЗ
Мы хотим от клиента, чтобы было все разложено и понятно в первичном ТЗ, но при этом часто забываем написать правильное техническое задание подрядчику. Как результат – неверные цены.
Недавний случай реального запроса от event-компании – «Нужны футболки с логотипом, но логотипа нет, возьмите тот, что на упаковке с товаром, ну что вы найти в интернете не можете, посчитать, вы же профессионалы».
Четкое ТЗ должно обладать следующими минимальными атрибутами:
- Дедлайн составления коммерческого предложения;
- Тираж;
- Бюджет на единицу продукции или общий бюджет;
- Дата сдачи готовой продукции;
- Макет логотипа для нанесения.
Реалистичный срок для подготовки КП
Задача приходит в 17:50, а ответить надо в 12:00 следящего дня? При этом с пометкой «Срочно»! Знакомая ситуация?
В таких условиях подрядчик по сувенирной продукции даст очень примерные цены, а то и вовсе не успеет просчитать. В итоге клиент получает неточные цены, смета плывет – нужно принимать дополнительные меры по согласованию или урезанию бюджета.
Более-менее реалистичные сроки просчета ТЗ составляют от 1 до 3 дней, в зависимости от сложности и количества позиций.
Это правило не относиться к товару без брендирования или, например, к оперативному просчету нанесения – здесь срок предоставления цен варьируется от «сразу» до 30 минут-часа.
Оговоренные рамки бюджета
Ограничение бюджета за 1 единицу товара задает определенные рамки для подрядчика при предоставлении коммерческого предложения, так как фантазия и возможности дизайнеров сувенирной продукции практически не ограничены. К примеру простая позиция «флешка» имеет тысячу внешних видов и десятки внутренних характеристик. Предоставление рамок бюджета на весь тираж способно серьезно сэкономить вам время на выбор поставщика.
Обычно многие подрядчики дают стандартную цену на входящие запросы, однако большинство могут делать дополнительные скидки и укладываться в предоставленный бюджет.
К сожалению, такой подход не подойдет в ценовых тендерах, когда заказчик выбирает бюджет по факту предоставления информации.
Финансовые условия работы
Задавать рамки и границы форматов оплаты лучше всего сначала, а не после утверждения цен.
Как показывает практика, в большинстве случаем после того, как тендер выигран, условия клиента переходят в условия для поставщика, как правило это 100% постоплата. Не все компании готовы работать на таких условиях. Не подготовленный заранее подрядчик может отказаться, и тогда придется искать нового, что, в свою очередь, может изменить конечную стоимость, качество и сроки сдачи.
Обязательное заключение договора
При формировании запроса в первичном общении лучше уточнять возможность работы по договору и приложению, где прописывается спецификация заказа. В случае, если такой вариант невозможен или не практикуется у конкретного подрядчика, без утверждения макета в письменном виде лучше не работать.
Крайний срок для сигнального образца
При работе с рекламной продукцией часто бывает такая ситуация, когда перед запуском основного тиража нужно сделать образец для согласования с клиентом.
Существует 2 варианта согласования – тестовый образец и сигнальный.
Тестовый – это образец без нанесения, как правило бесплатный или выписанный под залог товар. Срок выдачи такого товара 1-2 дня.
Сигнальный – это образец с нанесением или же готовая печатная продукция. Такая продукция – платная, и, как правило, стоит на порядок дороже, чем 1 единица основного тиража. Срок его производства или поставки может быть дольше одного-двух дней, в зависимости от технологии реализации или условий поставки.
Почему так происходит?
Если это производство – из-за расхода материала и ориентации оборудования на оптовые тиражи. К примеру, чтобы сделать 1 футболку с методом нанесения шелкографией или напечатать 1 бумажный пакет, нужно провести все те же операции, что и для 100 штук.
Если это импортная поставка – из-за каналов транспортировки.
Дедлайн с запасом
К сожалению, даже незаряженное ружье стреляет, а самый проверенный подрядчик может подвести. Поэтому перестраховываться промежуточной проверкой стадий производства можно и даже нужно.
В качестве варианта дополнительной перестраховки ставить даты сдачи продукции лучше с запасом на 3-4 рабочих дня. Это даст возможность, с одной стороны, спокойно принять, проверить и пересчитать продукцию, с другой – оперативно отреагировать в случае форс-мажорной ситуации.
Безусловно, это не исчерпывающий материал по взаимодействию с подрядчиками. Многое решает личный опыт и интуиция event-менеджера, а также открытость, опыт и возможности подрядчика.
Успешных событий!
Свадебный марш или духовой оркестр на торжественной церемонии
Креативный event-менеджер: 14 способов тратить время на генерацию идей с умом
Поделиться