Алексей БерловО том, как эффективно оптимизировать бюджет мероприятия и не экономить на качестве читателям Event.ru рассказал Управляющий партнер компании Eventum Premo Алексей Берлов.
Я меньше всего заинтересован в том, чтобы кто-то экономил на мероприятиях. Но если приходится это делать, хорошо, если это будут делать правильно.
Вот несколько соображений для тех, кто распоряжается бюджетом и у кого стоит задача его оптимизировать «без потери качества».
Отмена мероприятий
Далеко не все мероприятия можно отменить безболезненно. Отмена регулярных мероприятий или мероприятий анонсированных несет в себе репутационные риски. И никто не может сравнить размер экономии и стоимость репутационных потерь для вас.
Так что если это регулярное, ожидаемое мероприятие для сотрудников, клиентов или партнеров, найдите возможность его провести. Оптимизируйте бюджет, но проведите его.
Сокращение косвенных расходов
Если вы несколько лет подряд работаете с одними поставщиками, проведите тендер. Проконтролируйте, чтобы на этот раз эта процедура носила не формальный характер. Есть шанс, что вы приятно удивитесь результатам.
Основные нюансы, которые мешают нормальной тендерной процедуре: специально подобранный пул поставщиков (один нужный и несколько других, явно не дотягивающих до уровня), техническое задание, составление так, чтобы прошла только одна компания, техническое задание, в котором не указаны цели и задачи, а описано уже конкретное мероприятие, с конкретными решениями.
Вряд ли вы получите оптимизацию в 50%, но процентов 10-30% — вполне возможно. Плюс новая команда и новые идеи.
Мероприятия поощрения и мероприятия — Call 2 Acton
Мероприятия поощрения можно заменить на другие инструменты. Очень часто мероприятие call to action — самый эффективный инструмент. Тест-драйв для клиентов или журналистов, клиентская/дилерская конференция, обучающие мероприятия, презентация новинки.
Формат
Есть небольшой шанс, что этот кризис приучит нас, например, к фуршетам. И наши мероприятия станут интереснее, разнообразнее и динамичнее.
Круглые столы со стульями вокруг — это беда наших мероприятий. Измените формат и вы получите экономию в 20-40% на основной статье расходов. Фуршет — это круто. Это новые знакомства и больше эмоций.
Это только один пример. Изменение формата несет в себе большие ресурсы для оптимизации.
Качество и количество
Гости вряд ли заметят, что на вашем мероприятии чего-то нет, но они точно заметят, если сэкономили на том, что есть.
Экономить лучше сокращая позиции, а не снижая качество существующих. Этот принцип написан если не кровью, то точно слезами event-менеджеров.
Контент и оформление
Гигантские бюджеты вырастают часто (не всегда, конечно), когда вам нечего сказать и вы заполняете пустоту «фишками». Возможно, сейчас как раз тот момент, когда стоит поработать над контентом. Обычно это подразумевает меньшие финансовые расходы и гораздо больше расходов ресурсных.
Бюджетно — фишка мероприятия
Все равно все поймут, что вы экономили, так что если ваше позиционирование это позволяет, сделайте бюджетное мероприятие в открытую. Сделайте это частью креатива. Просто, но качественно. Покажите, что не тратите деньги зря, а тратите их на эмоции и на содержание.
Мероприятие — это символ оптимизма! Проводите мероприятия с умом и давайте сигнал оптимизма вашим клиентам и сотрудникам.
Как заинтересовать аудиторию за 8 секунд
Чудесная свадьба «Лесная Сказка» от декоратора Тамары Валенковой
Поделиться