Евгения ДемидоваРедкий event-менеджер не встречается с такой ситуацией, когда он находит спикера и просит его прислать свою фотографию, биографию, информацию о докладе и презентацию. Однако в ответ получает молчание. Зато за день до мероприятия почта буквально лопается от входящих писем со всей этой информацией.
Вымышленные и настоящие проблемы
Важно уяснить одну вещь: во всем этом виноваты не спикеры. У нас принято во всем винить именно их, мол, они такие звезды, что не могут снизойти до организаторов. Иногда это действительно так, но не всегда. Это проблему мы подробно уже рассматривали в статье Дорогой event-менеджер, я вас ненавижу! С уважением, ваш спикер.
Факт в том, что подчас спикеры так же заняты, как и вы. А ваше мероприятие просто не вошло в их список приоритетов. Вот еще 3 факта, которые следует взять в расчет:
1) Ваши спикеры — эксперты в своей области
Это означает, что они действительно сильно заняты написанием книг и выступлениями на других мероприятиях. Их почта также может ломиться от предложений, подобных вашему. И зачастую в них изложены длинные требования, на исполнение которых у них просто нет времени.
2) Вы не платите своему спикеру
Спикеры бывают разные. Кто-то требует гонорара и предъявляет райдер для своего выступления. Кто-то готов делиться своими знаниями бесплатно. В этом случае у вас просто нет права требовать от них соблюдения дедлайнов.
3) В презентации часто включают самую последнюю информацию
Это особенно верно в отношении научных или медицинских конференций. Спикеры хотят поделиться с аудиторией самыми последними новостями своей области, которая может стать известна за день до мероприятия. Вот почему спикеры не всегда любят предоставлять организаторам черновики своих выступлений заранее. Но вы должны ценить стремление выступающего донести до ваших посетителей самые свежие материалы.
Проблемой действительно является только то, что event-менеджеры пытаются работать наперекор спикерам. Мы ведь даже не даем возможности облегчить им их задачу. Дайте спикерам инструменты, чтобы процесс подготовки проходил безболезненно и чтобы в итоге все получили нужный материал для успешного мероприятия.
История про то, как отношения со спикером пошли наперекосяк
Иногда главные ошибки в общении со спикерами допускаем именно мы, event-менеджеры. И эта грустная история — тому подтверждение.
На заре цифровой эпохи на Гавайях проводилась медицинская конференция. Организаторы решили отказаться от устаревших способов предоставления информации и разослали по почте участникам мероприятия компактные диски. На них были записаны последние исследования. Обложка гласила: «Это диск содержит только утвержденные документы». Один из докторов вставила его в компьютер, но к собственному ужасу не обнаружила на нем своей презентации. «Что подумают обо мне коллеги?» — сокрушалась она. Это обстоятельство могло серьезно подпортить ее репутацию. Все потому, что она вовремя не предоставила свой доклад, и ее исследование теперь могло быть пущено по ветру.
Сегодня рассылка информации производится в разы проще: достаточно нажать кнопку, и нужный файл тут же прилетит куда надо. Но проблема осталась прежней. Просматривая ворох электронных писем, вы легко можете пропустить нужное, от которого может зависеть чья-то карьера.
Бесполезные инструменты
Электронная почта и таблицы. Gmail и Google Sheets. Outlook и Excel. Мы всегда используем одну и ту же комбинацию программ. Это отличные инструменты, но сегодня они уже не делают нашу жизнь проще, а доставляют больше хлопот. Email больше не инструмент управления. Это не лучший способ отслеживать информацию и не лучший способ быть на связи со спикерами, от которых вам нужны какие-то материалы.
Та же история с таблицами. В них невозможно быстро внести изменения. Вы не можете вставить в них свою переписку и проследить за мгновенными обновлениями. Просто потому, что таблицы так не работают.
Прелесть технологий в том, что они стараются идти в ногу со временем и позволяют объединить эти разрозненные программы во что-то одно полезное.
Шаг вперед
В нашей индустрии прямо сейчас происходят удивительные события. Технологии пытаются решить наши проблемы ежедневно. Вы, наверное, спросите: «Ок, все звучит замечательно, но как технологии собираются увеличить частоту ответов спикеров, следить за их материалами и вообще сэкономить мне время и силы?»
Разработка программ для event-менеджеров и спикеров в самом разгаре. Они позволят и выступающим, и организаторам стать настоящими коллабораторами. И это новый виток в развитии.
По материалам cadmiumcd.com
16 вдохновляющих цитат от профессионалов мировой event-индустрии
11 этапов подготовки свадьбы от любимых персонажей Диснея (в гифках)
Поделиться