Как выбрать правильную дату для мероприятия?

Одна из первых вещей, которую вы делаете, когда организуете мероприятие — выбираете дату. Этот шаг многие недооценивают, хотя он может оказаться решающим для успеха или провала вашего event’а. Выберите идеальную дату, чтобы подкрепить те усилия, которые вы делаете для продвижения события. Подходящее число позволит вам не ломать голову, где найти еще людей, чтобы зал в день мероприятия не пустовал.

Выбор даты не должен быть случайным. Необходимо провести соответствующие исследования и подумать стратегически. Нельзя просто открыть календарь и с закрытыми глазами ткнуть в первую попавшуюся клетку, надеясь на провидение. Если вы не учтете несколько важных факторов при выборе даты, то это будет выглядеть, как будто вы действительно понадеялись на счастливый случай. Вот список из того, что обязательно надо и не надо делать, решая, когда устроить мероприятие.

Не надо

Часто лучший способ выбрать идеальную дату — исключить самые неподходящие даты. Это что-то вроде, когда вам задают вопрос с несколькими вариантами ответа, и если вы не уверены, то убираете те, которые точно не верны. Поэтому, когда вы готовите расписание для мероприятия, в первую очередь избегайте следующих дат. Они наверняка испортят вам событие:

• Дата вашего конкурента. Ваше мероприятие должно быть уникальным по многим пунктам и единственным event’ом, который заинтересует целевую аудиторию. Но у вас наверняка есть конкуренты. И даже если вы уверены, что вам удастся их превзойти, помните: вы достигните лучших результатов, если даты ваших мероприятий не совпадут.
• Официальные праздники. Религиозные и общественные праздники — в обоих случаях плохой выбор, если только ваше мероприятие не приурочено к самому празднику. Религия играет важную роль для людей, особенно в некоторых странах. Поэтому не стоит устраивать мероприятие на Пасху в христианской стране или на Хадж в мусульманской. Для людей религиозных эти дни считаются святыми, и они предпочтут отпраздновать именно эти праздники, а не ваш event. То же самое касается государственных или общественных праздников, например, 14 июля во Франции или 4 июля в США. Эти дни всегда выходные, и люди неохотно куда-то идут, если это не концерты или развлекательные мероприятия, посвященные самому празднику.
• Важные политические и общественные мероприятия. Стоит избегать дни, на которые назначены выборы, референдумы и другие политические и общественные события. Они затрагивают жизнь каждого человека, поэтому люди могут и вовсе проигнорировать ваше мероприятие. Кроме того, внимание СМИ к вам будет минимально. А если вы хотите заполучить на мероприятие в качестве спикера, специального гостя или покровителя какого-нибудь политического деятеля, можете забыть об этом.
• Понедельники. Есть на планете хоть один человек, который любит понедельники? Возможно, да. Но большинство их все-таки ненавидит. Люди в этот день обычно просто не в настроении идти куда-то еще кроме дома. Даже если ваше мероприятие рассчитано на трудоголиков, они скорее всего предпочтут остаться в офисе и поработать там еще, составляя планы на неделю. В общем, понедельники — это пятница 13-е для вашего мероприятия. И даже если вы не суеверны, лучше выбрать другой день недели.
• Сезон отпусков и каникул. Летние и зимние каникулы и сезоны отпусков — тоже не самый удачный выбор для того, чтобы устроить мероприятие. Причина очевидна: люди просто уезжают на заслуженные выходные. Убедитесь, что ваш event действительно лучше лежаний на пляже под ласковым солнцем в компании любимых людей. Для большого количества стран в Европе эти периоды выпадают на август и конец декабря. Для Латинской Америки и Азии это другие периоды. Поэтому не ленитесь изучить и эти вопросы, если вы устраиваете мероприятие за рубежом.

Надо

Теперь, когда вы отмели все ненужное, самое время выбрать самые удачные даты. Вот несколько вариантов:

• Международные праздники как тема вашего мероприятия. Если вы устраиваете event, приуроченный к какому-то международному дню, тогда, безусловно, эта дата будет беспроигрышной. Это не только сыграет на руку вашему маркетингу и PR, но и позволит привлечь официальных лиц и общественных деятелей в качестве выступающих/покровителей, а также снабдит идеями для параллельных мероприятий или кампаний. Если вы организуете медицинскую конференцию или выставку о здоровье, и она открывается в Международный день здоровья или Международный день донора крови, вы можете устроить в качестве параллельного мероприятия кампанию по забору донорской крови. Помимо очевидной пользы для общества она привлечет к вам внимание общественности и прессы.
• Юбилеи. 20-летие вашей компании или круглая дата со дня известного исторического события, относящегося к вашей профессиональной области, также могут сыграть вам на руку.
• Среда, четверг и пятница — для деловых и образовательных мероприятий, выходные — для развлекательных и B2C. Размышляя над удачной датой для вашего event’а, определите для начала, к какому типу его можно отнести. Если это B2B-мероприятие (деловое, образовательное), тогда подойдут среда, четверг и пятница. Для B2C-сегмента и развлечений лучше выбрать выходные.

Чаще всего соблюсти все пункты, описанные выше, не получается. Иногда специфика вашего мероприятия требует учесть другие факторы и полностью проигнорировать эти советы. Как и во всем, что связано с профессией event-менеджера, здесь не может быть строгой формулы успеха. Просто старайтесь всегда делать «домашнюю работу» в виде исследований и SWOT-анализа. Таким образом вы сможете выбрать дату, которая окажется наилучшей для вашего мероприятия.

По материалам eventgenioso.com