Декабрь и в меньшей степени январь — самое горячее время для российских организаторов мероприятий. Именно на этот период приходится большинство новогодних корпоративов. Собственно, слово «корпоратив» в значительной мере означает именно новогоднее мероприятие для компании. Для многих компаний это ключевое или вообще единственное общекорпоративное мероприятие, для организации которого, как правило, привлекается event-агентство.
В этой статье мы обращаемся преимущественно к нашим дорогим и любимым Клиентам с несколькими советами по новогоднему тендеру. Эти советы не только существенно помогут агентствам, но и значительно облегчат жизнь вам и оптимизируют наше сотрудничество.
Совет 1. Много не значит хорошо
Не имеет смысла приглашать слишком много агентств к участию в тендере и требовать от каждого слишком много разных концепций. В таком случае Клиенту будет крайне сложно внимательно прочитать все и выбрать действительно лучшую идею будет. Агентства вряд ли смогут продумать 5–10 оригинальных концепций, скорее, будут предлагать свой стандартный набор идей, с шаблонными презентациями.
Совет 2. Предложите всем одну идею
Если вы примерно определились с идеей вашего мероприятия, не стоит требовать от агентства проработки дополнительных предложений. Лучше давать 1–2 концепции на разработку всем участникам тендера. Когда все прорабатывают 1–2 идеи, можно объективно сравнить сильные и слабые стороны агентств.
Совет 3. Начинайте подготовку заранее
Чем больше у вас сотрудников, которые будут приглашены на мероприятие, тем раньше надо начинать подготовку. Количество площадок на 3–5 тысяч человек минимально, на 2–3 тысячи человек тоже достаточно мало и т. д. Поэтому более вместительные площадки бронируются заранее и предновогодние даты у многих расписаны еще в первом полугодии.
Так же меньше выбор агентств, способных качественно подготовить мероприятие на 5 тысяч человек. Многие бравируют тем, что «могут всё». Но реальный опыт логистики на 3–5 тысяч человек не появляется просто так. К сожалению, не так много агентств смогут сделать большие мероприятия.
Таким образом, чем больше гостей, тем раньше нужно проводить тендер и бронировать площадку.
Совет 4. Проверьте занятость агентства
Заказчику стоит уточнить, насколько много проектов одновременно ведет выбранное агентство, есть ли у него ресурсы, чтобы выполнить заказ. К сожалению, многие агентства не справляются сами с потоком заказов и берут на работу фрилансеров, чей профессионализм еще не проверен. А тут — как повезет. Если в «золотую» пятницу агентство ведет 3–5 проектов одновременно, будьте готовы, что с вами будет работать третий-пятый состав.
Совет 5. Кто платит, тот берет на себя ответственность
Понятно желание Клиента сэкономить и вынести за рамки договора с агентством расходы на площадку и кейтеринг. Обычно эти две статьи — бóльшая часть бюджета. Однако контроль площадки и кейтеринга — это большая и ответственная работа, в которой есть значительные риски. Агентство не будет нести эти риски без оплаты. Так что если площадка/кейтеринг идет вне тендера, то выделить фиксированный гонорар для агентства за эти услуги будет разумной идеей. Иначе прийдется согласовывать время открытия дверей на монтаже/демонтаже, держать связь с местными техниками и следить за работой официантов самостоятельно.
Совет 6. Проявляйте самостоятельность
Если у вас небольшая организация и небольшой бюджет, не портите карму себе и своей компании, не проводите никаких тендеров. Снять ресторан и нанять ведущего можно и без агентства, для этого есть различные интернет-каталоги. Зачем просить придумывать концепцию, а потом требовать найти креативное решение, чтобы воплотить ее без денег. Просто закажите хороший ресторан и толкового ведущего, без всяких комиссий агентствам. Ну, или наймите фрилансера. Будет и быстрее и дешевле.
Совет 7. Укажите четкие критерии отбора
При объявлении тендера стоит честно и прозрачно объявить, что для вас приоритетнее для оценки: концепция, продакшен, логистика, подробная смета. Агентство сделает на этом акцент, и вы сможете объективно оценить, устраивает ли их подход к важным для вас вопросам.
Совет 8. Трезво оценивайте ситуацию
Существует иллюзия, что если заменить выступление профессионалов на выступление сотрудников, то получится сэкономить. Увы, это совсем не так. Если делать все хорошо и правильно, то сотрудникам-добровольцам, которые готовятся спеть на корпоративе, нужна помощь. Потребуются расходы на профессионального режиссера, преподавателя по вокалу, хореографа, помещения для репетиций, запись на студии, костюмы. Если этого не сделать, получится капустник в негативном смысле слова… Если ориентироваться на отличный результат и сделать все правильно, расходы будут сопоставимы с гонорарми отечественных звезд.
Совет 9. Уделите особое внимание еде
Для кейтеринговых компаний, как и для event-агентств, новогодний период — один из самых горячих. Еще на этапе выбора агентств стоит оговаривать, что кейтеринговая компания будет выбираться отдельно, будут проводиться дегустации и пр. Тем не менее стоит прислушиваться к мнению агентств, потому что, работая с разными компаниями, агентства хорошо знают сильные и слабые стороны кейтереров. Некоторые по запаху чашки кофе могут определить обслуживающую компанию.
В смете должна быть строка о еде для звезд и выступающих коллективов с учетом особенностей райдера.
Совет 10. Давайте обратную связь
По завершении обязательно сообщите всем участникам об итогах и по возможности о моментах, по которым не выиграло то или иное агентство. Сфера для совершентсвования есть у каждого из нас, и кто, если не любимые Клиенты, даже потенциальные, могут лучше всего указать нам на эти зоны и помочь в дальнейшем развитии.
О чем стоит помнить агентствам
- Заранее узнавать график заказанной звезды (во сколько и на каких площадках выступает еще в день мероприятия) и учитывать дорожную ситуацию. По возможности обговаривать, чтобы выступление звезды на вашем мероприятии было первым.
- Для подготовки блока «номеров сотрудника» выделять как минимум одного полноценного менеджера.
- Делать запас в дедлайне на продакшен как минимум неделю (для Клиента) и четко это обговаривать, потому что сроки часто сдвигаются и цены сильно возрастают, особенно в праздничный период.
- Подписывать соглашение с подрядчиками о неразглашении информации с существенными штрафами. Чтобы никаких видео и фото не было опубликовано в Интернете, тем более с выпившими гостями.
- Праздновать победу в новогоднем тендере стоит только после подписания сметы, а не после сообщения в устной форме.
Поделиться