Евгения ДемидоваКак найти подходящее место для проведения мероприятия. Как и в большинстве случаев, достижение баланса между опытом, бюджетом и эмоциями является сложным делом и требует профессионализма.
Это руководство из трех частей облегчает поиск подходящего места и делает его более полезным. Сегодня мы рассмотрим первую и ответим на вопрос «Что следует учитывать при выборе места проведения мероприятия?».
Часть 1. Как вы хотите, чтобы ваши гости чувствовали себя?
Независимо от обстоятельств, у вас есть представление о том, как вы хотите, чтобы ваши гости «чувствовали себя». Как они относятся к вам, вашему бренду и мероприятию до, во время и после. У вас есть концепция слов, которые вы хотели бы использовать для их описания. Уловите суть события для планирования выгоды.
Отличный способ начать процесс выбора места — это полностью представить себе событие в вашем сознании.
Вполне приемлемо опираться на вдохновение предыдущих событий, других вещей, которые вы видели онлайн или на международных событиях, которыми были впечатлены. Нет необходимости полностью изобретать колесо на этом этапе.
Стиль места
Какой стиль места вы надеетесь найти? Будет ли это традиционный конференц-центр или выставочный зал отеля, или это должно быть частной верандой в аэропорту для ваших высокопоставленных спонсоров или VIP-персон? Эти детали важны, так как помогают вам немедленно сузить свой поиск, чтобы найти подходящее место.
Решив перед началом поиска, что имеет наибольшее значение, вы сможете действительно найти то место проведения мероприятия, которое поможет в достижении этих целей, и по-прежнему будет соответствовать вашему бюджету.
Вместимость и комфорт
Наличие общего представления о максимальной численности персонала — это необходимое условие перед поиском площадки.
Также важное значение имеют конкретные функциональные пространства и комнаты. Если ваше мероприятие требует от гостей перехода в различные части здания для участия в групповых или секционных заседаниях, вы также должны быть уверены, что многофункциональное пространство может полностью удовлетворить ваши потребности.
Возраст и доступность
Когда мы говорим о том, как гости будут «чувствовать себя», мы не можем забыть о демографических характеристиках. Смогут ли гости перемещаться по лестницам? Есть ли в здании лифт или пандус для посетителей? Продумывать такие вещи необходимо заранее.
Определенные даты
Один из самых больших факторов в вашем видении события — это дата события. Не только сезонность имеет значение, но также праздники, будни, выходные, активный отдых и так далее.
Вам будет намного легче найти подходящее место, если ответить на несколько вопросов заранее:
- Является ли дата гибкой? Есть ли возможность выбрать время суток, чтобы снизить стоимость аренды места?
- Будет ли погода влиять на дату или сезон, которые вы в конечном счете выбираете?
- Требуется ли дополнительное помещение для Плана Б при проведении мероприятия на открытом воздухе?
Помните, что спешка часто стоит денег из-за дополнительных сборов и срочных заказов.
Тактическое время
В дополнение к дате события, есть вопрос времени — как к продолжительности, так и к той части дня, когда событие произойдет. Подумайте о своих любимых местах. Легко ли гости смогут добраться до них? Является ли транспорт проблемой?
Сбор гостей
Возвращаясь к видению событий, подумайте о том, как вы хотите, чтобы гости общались во время события. Будут ли они стоять или сидеть? Вы хотите, чтобы они беседовали в небольших группах или группы должны быть многочисленными? Придется ли им носить с собой тарелки с едой и напитками? Будет ли у них подарочный пакет, который они также должны использовать? Является ли нетворкинг ключевым приоритетом? Если да, то, как вы будете способствовать этому?
Творческая сложность
Является ли ваш event однодневным мероприятием в определенном месте с местными участниками или многодневной конференцией с участниками со всего мира, которая требует размещения, сложных перевозок и так далее?
Это играет важную роль в том, чтобы сузить результаты поиска. Если у вас есть возможность использовать исключительно квалифицированных экспертов отрасли событий, то обязательно воспользуйтесь ею.
Продолжение следует…
Руководство по поиску идеальной event-площадки: Части 2 и 3
По материалам socialtables.com
Плохой Санта от SyFy: Антипраздничный event-бар для тех, кто был непослушным весь год
Лучшее из 2017 года: Самые крутые технологии, которые мы видели на зарубежных мероприятиях
Поделиться