Евгения ДемидоваВ первой части руководства мы рассмотрели вопрос чувств потенциальных участников мероприятия при выборе подходящего места проведения. Сегодня речь зайдет о впечатлениях и воспоминаниях, которые вы хотите создать для своих гостей.
Часть 2. Что вы хотите, чтобы ваши гости помнили?
Признак великолепного события — это когда все складывается гладко и беспрепятственно в фоновом режиме, и никакая логистика не отвлекает от цели самого мероприятия.
Возвращаясь к вашему видению событий, сосредоточьтесь на аспектах, которые важны для большинства, и тех, которые вы хотите, чтобы ваши гости действительно запомнили. Будет ли это еда и напитки, развлечения или выступление спикера?
Быстрый набор вопросов, которые вы зададите себе на этом этапе:
- Почему мы организуем это событие?
- Что мы пытаемся осуществить?
- Чего мы надеемся достичь к моменту окончания события? Что дальше?
Если еда является наиболее важным аспектом мероприятия, то вы должны быть в состоянии привлечь своих шеф-поваров или кейтеринговую службу, поэтому нужно найти место с гибкой политикой общественного питания.
Если у вас будет технически сложное событие, вы абсолютно не сможете сэкономить на бюджете аудиовизуальной системы и зоне покрытия Wi-Fi. Акустика и возможность слышать спикеров также могут сыграть значительную роль в выборе места.
Создайте бюджет
Есть множество пунктов из которых строится бюджет событий, но самыми важными аспектами для поиска подходящего места являются:
- Закуски и напитки: нужно ли будет нанимать местную службу кейтеринга или вы можете принести собственную еду?
- Аренда: невероятно важно точно подтвердить, что включено/не включено в договор аренды места (бар, посуда, скатерти, фарфор, стулья, столы, ковры, сцена, подиум и другие крошечные детали могут создать дополнительные расходы, если вы не учтете их в своем переговорном процессе).
- Аудио- и видеооборудование: сколько уже предусмотрено на месте проведения мероприятия, сколько включено в стоимость аренды и сколько вам потребуется для дополнения существующей установки?
- Проживание и транспорт: будет ли мероприятие требовать предоставления гостиницы, какова стоимость номеров? Нужно ли будет предоставить наземный транспорт, трансфер, услуги такси? Есть ли в каких-либо заведениях бесплатные услуги трансфера?
- Предпочтительные поставщики и провайдеры: можете ли вы привести свою собственную команду поставщиков или вам нужно использовать определенную команду? Существуют ли какие-либо другие ограничения относительно поставщиков и провайдеров, о которых вам нужно знать?
- Регистрация и билеты: будет ли это мероприятие бесплатным или платным, и потребуется ли дополнительный персонал, охрана для проведения мероприятия и регистрации?
Организуйте посещение площадки
Как только вы сузили свой поиск, чтобы найти подходящее место, пришло время организовать его посещение. Если вы занятой event-профессионал, у вас не будет времени на бесконечные посещения, поэтому нужно быть уверенным, что вы действительно выбрали самую лучшую комбинацию вариантов для вашего мероприятия.
Вот несколько дополнительных деталей, которые следует учитывать при завершении процесса выбора места.
Повседневный шик или что-то впечатляющее?
Сколько дополнительного декора и предметов обстановки будет необходимо на каждой площадке? У некоторых помещений может быть невероятно низкая арендная плата, но взамен у вас будет лишь пустая коробка, которую нужно будет полностью перестроить, чтобы достичь вашего видения событий. И замечательно, если это именно то, что вы ищете, и у вас есть средства на декор.
Подумайте о впечатлении, которое вы хотите создать у гостей в начале (с первого взгляда) и то, с которым вы хотите, чтобы они ушли (последнее впечатление).
Видимость и звуки
Во время посещения места обратите внимание на высоту потолка и на то, какая акустика в каждой комнате. Звук приглушен или полностью отсутствует, или же есть мраморные или паркетные полы, которые усиливают любые звуки?
Зона видимости также имеет решающее значение, особенно для презентаций. Все ли смогут увидеть спикера? Если у вас планируется важная презентация или проецируемое изображение, будет ли достаточно света, чтобы увидеть экран? Будьте предельно конкретны в попытке воссоздать событие как можно ближе к предполагаемому опыту. Помещения с колоннами иногда могут создавать сложности для презентаций.
Укомплектованность
Не все площадки одинаковы, равно как и их команды. Вы захотите узнать, кто будет нести ответственность не только за продажу, но и за посещение, обслуживание вашего мероприятия, уровень укомплектованности персонала.
Важные вопросы, касающиеся координации, уборки и безопасности, следует заблаговременно обсудить. Вам нужна эта информация, чтобы знать, нужен ли вам собственный дополнительный персонал, или необходимо будет нанять его в случае возможных рисков для безопасности или страхования.
Проблемы с парковкой?
Понаблюдайте за стоянкой, парковкой на улице и общественным транспортом. Гостям должно быть легко ориентироваться на месте. Примите это к сведению и спланируйте надлежащим образом.
Одним из лучших дополнений к событию является услуга парковщика. Это позволяет людям появиться на мероприятии, не теряя 5-10 минут в поисках места для автомобиля. Отличная услуга для посетителей, если позволяет бюджет.
Часть 3. Что вы хотите, чтобы гости делали во время и после события?
Наконец, вы хотите обдумать, что будут делать посетители, пока они с вами, и что вы планируете для их комфорта и развлечения.
Быстрый контрольный список:
- Будет ли им удобно ориентироваться на мероприятии?
- Могут ли они войти на мероприятие быстро, легко и без лишних волнений или препятствий?
- Будут ли они чувствовать себя сытыми? Предоставлены ли им различные напитки?
- Могут ли они найти персонал, чтобы задавать вопросы?
- Могут ли они без труда найти туалеты?
- Могут ли они найти тихие пространства, чтобы совершить телефонные звонки, проверить электронную почту и «передохнуть» на мгновение, если это необходимо?
- Когда гости уйдут, что вы надеетесь они будут делать дальше? Купят ваш продукт? Запомнят ваш бренд? Пригласят коллегу на конференцию в следующем году?
После того, как вы найдете подходящее место встречи с помощью этого руководства, можете быть уверены, что ваше мероприятие станет важной частью любой выигрышной бизнес-стратегии.
По материалам socialtables.com
Видео-интервью с Николаем Горелым
Работа в event: 7 обещаний самому себе, которые вы должны сдержать в этом году
Поделиться