Редакция Event.ruЛюбому организатору страшен не Хэллоуин, а форс-мажоры, происходящие накануне или прямо во время мероприятия. Мы подготовили подборку случаев из карьеры зарубежных организаторов, когда все шло не по плану, из которых они вынесли ценный опыт, сумев превратить вызовы в преимущества.
Рина Торрес, агентство ETM:
«Однажды мы планировали для клиента мероприятие на 400 человек. Все шло гладко, пока нас не настигли новости о надвигающемся урагане.
Тогда нам пришла идея сделать мероприятие двухдневным вместо однодневного: заселить гостей до того, как ураган будет на берегу, провести мероприятие и уехать, когда все стихнет. Клиент одобрил это решение. Но здесь мы столкнулись с другой проблемой: невозможно было продлить размещение гостей еще на один день — все отели были заняты. Тогда мы придумали вариант с круизным лайнером в закрытом порту, решив использовать его для проживания.
В итоге мы провели 2 потрясающих события.
Не всегда все идет так, как запланировано, поэтому важно иметь план B или даже план C».
Рэйчел Рассел, помощник директора по маркетингу Greater Los Angeles Awards:
«У нас был случай, когда страшный сон организатора сбылся: прямо во время мероприятия в здании сработала пожарная тревога, которая оказалась не учебной, и началась эвакуация. Вместе с гостями нам пришлось ждать на парковке, пока прибудут пожарные.
Я не хотела, чтобы мероприятие завершилось раньше времени, поэтому спросила администрацию отеля, можно ли вынесли гостям по бокалу вина. В итоге вино для участников вынесли прямо на улицу, они смогли немного расслабиться, а сама эвакуация неожиданным образом сплотила их, превратившись в необычное приключение и оригинальную возможностью для нетворкинга.
Она стала своеобразной передышкой и поводом для отдыха от деловой программы. Вместо того чтобы испортить мероприятие, эвакуация превратила его в нестандартный и запоминающийся опыт.
Я считаю, что когда что-то идет не так, полезно сосредоточиться на том, что ты можешь контролировать. Важно быть гибким и находить способ создать для гостей положительные эмоции, даже когда происходит непредвиденное».
Джастин Лефкович, основатель Mirrored Media:
«Мы работали над проведением первой в истории версии «Гонки Джентльменов», в которой должно было участвовать более 15 000 автолюбителей и профессиональных гонщиков.
Как профессиональные организаторы, мы предприняли все меры, чтобы внешние факторы не помешали проведению гонок, но врасплох нас застал неожиданный тайфун, который, по общему признанию, случается раз в десятилетие.
Исторический ливень обрушился на территорию проведения за день до начала гонок. Мы наблюдали, как штормовая волна становилась все выше и выше, пока не стала доходить до нас. Бесчисленное количество реквизита было на грани поглощения морем. Мы быстро бросились в бой, хватая тяжелую технику и даже заходя по пояс в воду, чтобы спасти все, что могли.
Уже к вечеру ураган стих, и для гостей титанический труд команды остался незамеченным — до их прихода все последствия были устранены. Это было даже немного обидно, но именно способность оставить все трудности «за кадром» говорит о слаженной и четкой организаторской работе.
Этот форс-мажор помог команде сплотиться и показал, что организатор должен быть готов к любым трудностям и неожиданностям, не бояться работать руками и «отстаивать» успех мероприятия «собственной грудью»».
Фрэнк Суповиц, основатель и президент Fast Traffic Events & Entertainment, автор Supovitz:
«Когда «Бостон Брюинз» принимали Матч всех звезд НХЛ, клиент настоял на том, чтобы мы отказались от их любимого и давнего исполнителя домашнего гимна, и пригласили другую знаменитость, которая была тесно связана с городом, исполнить «Звездно-полосатое знамя».
Но когда команда поехала в аэропорт, чтобы встретить звезду и привезти ее заранее для подготовки к выступлению, оказалось, что артист так и не сел в самолет.
К счастью, решение нашлось — мы смогли связаться с исполнителем гимна команды, и, несмотря на то, что он устраивал в тот день домашнюю вечеринку, он оказался настоящим профессионалом и, схватив свой смокинг, добрался до арены как раз ко времени выступления.
Эта история показала, что всегда хорошо иметь запасной план. С тех пор, когда бы мы ни заказывали исполнение гимна звездой, мы всегда приглашали обычного певца как нашего гостя, чтобы насладиться игрой, а также просили его захватить свой смокинг на случай, если наша звезда снова не появится».
Эл Меркуро, старший директор по работе с клиентами Genesis Exhibitions:
«Эта история приключилась со мной, когда я был еще студентом колледжа и занимался созданием серий концертов.
Она научила меня внимательно исследовать все доступные пути и возможности, для того, чтобы в любой ситуации находить решение.
Я заказал выступление Джеймса Тейлора. Он был в национальном туре и давал шоу на больших площадках. Когда директор Тейлора по свету вошел и увидел сцену и наклонную крышу маленькой арены колледжа, то сказал, что он не может использовать свою осветительную установку на ней и шоу придется отменить.
Тогда я нашел быстрое решение: сцена была модульной, поэтому мы перенесли ее на другую сторону арены, где потолок был выше. Загвоздка была в том, что при таком исходе мы теряли 500 мест на трибунах, но и эту проблему удалось решить, арендовав кресла в прокатной компании. Концерт тогда, я помню, прошел с большим успехом».
По материалам bizbash.com
15 ошибок организаторов при работе с госзакупками
7 советов по продвижению event-бизнеса на зарубежных рынках
Поделиться