Евгения ДемидоваЧеловеческая натура устроена так, что мы всегда слишком торопимся. Этим грешат и те, кто планирует event’ы, и спикеры, и продакт-менеджеры, и те, кто занимается контентом. В итоге из-за плохого стратегического планирования мы получаем нерезультативную встречу. Если цели мероприятия не определены, под него трудно найти правильных людей. Пришедшие на event снуют среди бесцельных сессий, во главе которых спикеры, предлагающие решения неопределенным проблемам.
Продуманное мероприятие тщательно разрабатывается с самого начала, чтобы быть полезным и для посетителей, и для спонсоров. Что же представляет из себя такой event?
- Мероприятие, которое стратегически спланировано.
- Оно служит интересам тщательно отобранной целевой аудитории.
- Оно предлагает приглашенному две главные вещи: обучение и новые контакты.
- У этого event’а есть достижимые и измеряемые цели, идущие в ногу с целями спонсоров.
- Оно сфокусированно на конкретных результатах, что помогает менеджменту оправдывать и контролировать свои затраты на него.
Вот три шага, которые помогут сделать мероприятие именно таким:
Сначала стратегия — потом тактика
На первых парах установите консесус между тем, кто является целевой аудиторией вашего мероприятия, и какие проблемы оно поможет им решить. Подготовьте документ с планом. Он скорее всего будет похож на бизнес-план. А затем подвергните этот план строгому утверждению.
Чтобы руководство одобрило мероприятие, устроитель должен показать, что у него есть реалистичные цели, которые можно измерить. И только после этого можно приниматься за развитие эффективной тактики по предварительному продвижению, за планирование программы и сбор нужного контента.
Любая активность должна приносить результат
Если вы не сможете просчитать результаты от мероприятия, у руководства останется только один критерий для оценки — затраты.
Собрать данные о целевой аудитории сегодня не проблема. Используйте RFID-трекинг, приложения для смартфонов, мониторьте соцсети, мобильные опросы, пробуйте всевозможные технические возможности, чтобы измерить уровень вовлеченности гостя, узнать его интересы и настроения.
Отслеживая данные по приглашенным, вы получите бесценную информацию для бизнеса. Используйте ее (даже данные, которые вы получили после мероприятия), чтобы измерить свои результаты. Используйте эти результаты, чтобы показать ценность мероприятия и усвоить уроки на будущее.
Используйте технологии на всех этапах мероприятия
Приобщение технологий на этапе планирования, воплощения в жизнь и подсчета результатов пойдет вам только на пользу. Запуск мероприятия — все равно что открытие своего маленького дела. Чтобы узнать, что ваш бизнес успешен, вам придется измерить его результативность.
Как только вы начнете заниматься результатами, вы быстро увидите, в чем эффективность каждого мероприятия и всего портфолио event’ов в целом. Вы обнаружите новые способы вовлечения ваших гостей и будете отправлять их домой, полными впечатлений.
Кроме того, это позволит вам извлечь важные уроки из своего опыта. Вы станете тратить бюджет на вещи, которые работают лучше, и почините то, что не работает. У вас получится точнее определять правильную целевую аудиторию и давать ей качественную и нужную информацию до, во время и после мероприятия.
По материалам meetings-conventions.com
Как трекинг-системы следили за гостями на мероприятии Sapphire Now
Роскошная свадьба в стиле Ladurée от студии стильных свадеб «Для Двоих»
Поделиться