Event без проблем: секреты общения с ресторанами

В первую очередь, определите формат мероприятия — фуршет или банкет. От этого будет зависеть ваши предпочтения по ресторану, меню, персоналу и т.д.

Администратор. Выбрав ресторан, обсудите все детали непосредственно с тем администратором, который будет работать на вашем мероприятии. Иначе вы рискуете, что многие ваши требования и пожелания не будут выполнены.

Меню. Попросите, чтобы вам предложили несколько вариантов с расчетом стоимости, а также количества еды на одного гостя, которое в итоге должно составлять примерно 1,5-1,8 кг. на человека. Обязательно попросите устроить для вас тест-стол, чтобы избежать разочарований на вечере. 

Что касается безалкогольных напитков, проследите, чтобы ресторан предоставил вам корректный расчет. Многие рестораны, чтобы финальная сумма выглядела более привлекательным для клиента, указывают в счете меньшее количество напитков, чем реально понабодится. В итоге, в середине вечера вам придется делать дозаказ и выходить за рамки бюджета. Чтобы не было непредвиденных трат, ориентируйтесь, что в среднем на гостя приходится 2 литра. Относительно алкогольных напитков, ситуация может быть прямо противоположной. Некоторые рестораны грешат тем, что вносят в счет одно количество, а в реальности на столах оказывается меньше, чем было заказано. Этот момент стоит проконтролировать до начала мероприятия, а также получить полный отчет после мероприятия. Не бойтесь показаться слишком требовательным. Для профессиональных ресторанов и баров отчет за каждую бутылку алкоголя, как для частных мероприятий, так и для внутренней документации – обыденная практика.

Декор и сервировка. Если вы не планируете нанимать event-дизайнера, а расчитывайте на услуги ресторана, обязательно уточните, какие будут использованы скатерти, чехлы, как будут сервироваться столы и какая будет использована посуда. Обычно рестораны предоставляют фотографии возможного украшения зала и сервировки столов. Не принебрегайте уточнением деталей. Если у вас есть сомнения, попросите администратора показать конкретные сервизы, столовые приборы и скатерти, которые будут использованы на бакнкете. К слову, при заказе тест-стола желательно, чтобы все блюда сервировались именно так, как будут подаваться на мероприятии. 

Персонал. Официанты и бармены играют не последную роль в создании впечатления от вечера. Чтобы это впечатление было позитивным, во-первых, оговорите конкретное количество персонала, необходимое для мероприятия. Расчитывайте, что один официант сможет качественно обслужить один большой стол (около 10 человек). Во-вторых, определите внешний вид персонала, подходящий для вашего события. Причем, не стоит упускать такие детали, как опрятный вид и выглаженная форма. 

Детально оговорите финансовую сторону. Имейте в виду, что главная цель ресторана – заработать. Чего вам стоит ожидать: 

• представитель ресторана сообщит, что для проведения вашего мероприятия, придется закрыть весь ресторан, а это дополнительная плата;
• в ресторане существует минимальная сумма заказа, независимо от количества гостей;
• аренда включена в стоимость блюд, но только до определенного часа, а далее дополнительная плата за каждый час.

Все эти детали стоит обсуждать, причем используя максимально талант торговаться. Помните, ресторан заинтересован в вас, как в клиенте, и будет готов пойти на уступки. Идеальный вариант для вас — это единый счет с фиксированной суммой, в которую будут включены все предоставленные услуги ресторана.

Представитель ресторана скорее всего предложит дополнительные услуги, которые вам могут понадобиться для проведения мероприятия. Речь идет о музыкальном сопровождении, ведущем, артистах и т.д. Однако не стоит делать выбор сразу, прежде рассмотрите предложения от специализированных агентств. Так у вас будет возможность сравнить несколько вариантов, и выбрать оптимальный для вашего события. 

И напоследок. Прежде, чем подписывать договор, обязательно посетите несколько мероприятий данного ресторана. Так вы сможете реально оценить кухню, качество организации вечера, работу персонала, и в целом уровень заведения.