Редакция Event.ruКонференция с участием международных гостей, стратегическая сессия или выездная конференция — как правильно выбрать отель, получить лучшие условия и минимизировать риски? Команда MAX\MAX подготовила пошаговый чек-лист, который поможет организаторам в работе с отелями — от подбора площадки и качественной инспекции до условий контракта и дабл-чека нюансов.
Анализ брифа
Вводные данные: Определите ключевые параметры: кто приезжает (гости, технический персонал, VIP-участники), когда (даты заезда и выезда), количество участников и уровень размещения.
Пример: Если мероприятие рассчитано на топ-менеджеров, выбирайте пятизвездочные отели с премиальными услугами: спа-зона, трансфер, рестораны высокого уровня. Для технического персонала можно рассмотреть 3-4-звездочные отели с хорошей инфраструктурой.
Поиск и выбор отелей
Рекомендации:
- Отдавайте предпочтение сетевым отелям, например, Accor, Marriott или Hilton. Они предлагают стандартизированный сервис, гибкие условия бронирования и программы лояльности.
- Учитывайте удобство локации: близость к месту проведения мероприятия, транспортные узлы и рестораны.
Пример: Для конференции с участием международных гостей сети Marriott или Hilton предоставляют удобный трансфер, стабильное интернет-соединение и поддержку на нескольких языках.
Инспекция гостиниц
Что проверить:
- Номера: соответствие фотографиям, удобство мебели, чистота.
- Общие зоны: рестораны, конференц-залы, зоны отдыха.
- Питание: убедитесь, что завтраки проходят без очередей, а меню соответствует заявленному уровню.
- Отзывы гостей: если есть возможность, пообщайтесь с текущими постояльцами.
Пример из практики: При инспекции одного отеля мы обнаружили, что фотографии на сайте были отретушированы, а номера не соответствовали ожиданиям. Благодаря проверке мы успели найти более подходящий вариант.
Отправка заявки на групповое бронирование
Учитывайте:
- Ранние заезды и поздние выезды.
- Скидки для групп от 10 человек.
- Условия аннуляции, чтобы избежать неожиданных штрафов.
Совет: Например, при отмене бронирования за 14 дней штраф может составлять 30%, а за 7 дней — 50%. Эти условия важно прописывать заранее.
Проверка технического оснащения
Если мероприятие проходит в отеле, важно детально проверить:
- Наличие оборудования (проектор, микрофоны, колонки).
- Количество и расположение розеток.
- Стабильность интернета в конференц-залах.
- Возможности затемнения, подвеса, настройки света и звука.
- Работу систем вентиляции и кондиционирования.
Пример: Клиент хотел использовать определенную схему рассадки, но после инспекции зала схема была изменена из-за расположения точек подвеса и технических нюансов.
Тестовая рассадка и репетиция
Перед мероприятием проведите тестовую расстановку мебели и оборудования:
- Протестируйте схемы рассадки гостей (театр, банкет, класс).
- Проверьте доступ к столам для кейтеринга, сцене, техническим зонам.
- Учтите комфорт для всех участников, включая удобство проходов между рядами.
Пример: На одном из мероприятий мы заранее тестировали банкетную рассадку, благодаря чему смогли оптимизировать пространство для комфортного перемещения официантов и гостей.
Питание и меню
Что важно:
- Проверьте разнообразие меню, включая варианты для вегетарианцев, веганов и людей с аллергией.
- Оцените подачу блюд: качество сервиса, скорость обслуживания, внешний вид.
- Проверьте образцы блюд заранее, договоритесь о дегустации.
Совет: Для утренних мероприятий предложите фуршетный завтрак или кофе-брейк. Для длинных конференций — полноценный обед с учетом пожеланий участников.
Пример из практики: На одном из мероприятий кофе-брейк был организован в зале с недостаточной вентиляцией, что создавало дискомфорт. С тех пор мы всегда проверяем места питания и обсуждаем с кейтерингом вопросы скорости подачи.
Формирование rooming-листа
Что указать:
- ФИО гостей, категории номеров, особые пожелания (две кровати, номера для людей с ограниченными возможностями здоровья).
- Списки должны быть согласованы с клиентом.
Пример: В одном случае rooming-лист не содержал информации о необходимости раздельных кроватей для двух участников, что привело к путанице. Быстрая корректировка списка помогла избежать недовольства.
Контрактование
Детали контракта:
- Условия оплаты и аннуляции.
- Сроки и суммы штрафов.
- Возможности отложенной оплаты.
Совет: Некоторые отели предлагают оплату 50% до заезда, а оставшуюся часть — после мероприятия. Это удобно для крупных проектов.
Финальная проверка перед заездом
Что сделать:
- Проверьте готовность номеров за несколько дней до мероприятия.
- Убедитесь, что учтены все пожелания (наличие штор блэкаут, дополнительные подушки).
- Проверьте чистоту и исправность оборудования в номерах.
Пример: Один из VIP-гостей обнаружил, что его номер не был готов. С тех пор мы всегда проверяем готовность за несколько часов до заезда всей группы.
Заключение
Этот чек-лист — незаменимый инструмент для event-менеджера, помогающий структурировать работу с отелями и избежать множества проблем. От анализа брифа до финальной проверки номеров, каждая деталь имеет значение для успеха мероприятия.
Однако важно помнить, что даже самый тщательный план не гарантирует полной предсказуемости. Успешный event-менеджер — это тот, кто готов быстро адаптироваться к любым неожиданностям: будь то непредвиденные изменения в схеме рассадки или необходимость замены оборудования в последний момент.
Не бойтесь сталкиваться с новыми вызовами и используйте этот чек-лист как надежного помощника на каждом этапе подготовки.
Футуризм, оптические иллюзии и Naked-Eye: как сделать из презентации продукта мультимедийное 3D-шоу
Подборка актуальных российских фестивалей 2025
Поделиться