Редакция Event.ruДля организатора даже с серьезным опытом за плечами создание мероприятия в другой стране может оказаться настоящим челленджем — различия в менталитете с заказчиком, отсутствие наработанных связей с подрядчиками и языковой барьер в команде создают дополнительные риски в и без того не простом процессе реализации, а клиент доверяет — подвести никак нельзя.
Екатерина Лисейчева, CEO event-агентства «Мандариновая лиса», поделилась чек-листом по организации мероприятий за границей, который поможет выделить самые важные детали и не забыть про нюансы, если вам предстоит зарубежный проект.
Закладывайте больше времени на подготовку к событию
При организации мероприятия в другой стране в первый раз помните о том, что здесь у вас еще нет готовой базы исполнителей, а значит есть риск столкнуться с недобросовестными подрядчиками или сложностями с оплатой. Всегда закладывайте дополнительное время на резервный план Б и проверяйте все в 2 раза более тщательно и скрупулезно, чем делаете обычно.
Инспекция
Да-да, в другую страну инспекция — это уже часто за рамками бюджета, но все же желательно от нее не отказываться: это шанс и полностью изменить локацию, тайминг, просто пройдя весь путь «ногами» на месте. Если такой возможности нет — далеко, дорого, иные аргументы, то приезжайте за 3–4 дня до события, чтобы еще раз все проверить, обсудить, опять же пройти все точки с подрядчиками на месте. Если и так не получается, то конф-коллы, зум-инспекции — тоже рабочая практика. Ваша принимающая сторона с телефоном и трансляцией и вы, сравнивающий ожидание и реальность.
Будьте готовы к длительным переговорам
За границей распространено правило work-life balance, поэтому рабочий день многих подрядчиков заканчивается уже в 16–17 вечера, из-за чего решения некоторых вопросов могут растягиваться или переноситься. Также для зарубежных подрядчиков важны small talks и личные встречи — все это приятно, но также съедает дополнительные часы.
Долгие оплаты
Закладывайте от 10 до 14 дней на оплату, так как за рубежом на транзакции требуется больше времени.
Найдите travel-менеджера на месте
Другая страна – это другие ценности и подход к делу и результату, а также разница в культурах и менталитете, которую необходимо брать в расчет.
Ведь учитывать необходимо все, и лучше, если кто-то из местных сразу введет в курс дела — от природных особенностей и погодных условий, характерных для этого сезона, до запретов и ограничений.
Ищите подрядчиков и площадки по кейсам
Воспользуйтесь кейсам, опубликованными в местных СМИ или тематических группах в соцсетях, либо «сарафанным радио» и обратитесь к коллегам, у которых есть опыт в проведении ивентов в этой стране.
Если ищете площадку самостоятельно, то вам могут помочь поиск по ключевым словам и геометкам через соцсети, тематические сайты или русскоязычные коммьюнити, например в том же Telegram.
Позаботьтесь о своей команде
Не забудьте, что организация поездки требуется не только гостям, но и вашей команде — организуйте для нее трансфер, помогите с решением визовых вопросов, не откладывая это на последний момент.
Подготовьте памятки с необходимой информацией: документы, которые нужны для оформления билетов и прохождения пограничной зоны; экстренные телефоны, названия отелей, ограничения и мед исследования, мобильная связь и другие моменты, которые могут оказаться важными.
Определите ключевой язык
Если ваша команда или гости — многоязычны, выбирайте язык понятный всем участникам или несколько способов коммуникации, а также продумывайте каждую деталь, чтобы на мероприятии сотрудники и гости не испытывали дискомфорт. Например, вы можете проводить все активности на английском языке, а буклеты с информацией напечатать на нескольких языках.
Проверьте запрет на алкоголь
Проверьте, разрешен ли алкоголь на площадке, если он заявлен на мероприятии — для начала убедитесь, что в этой стране нет запрета на алкоголь в принципе, и запросите подтверждение у площадки, что алкоголь действительно можно привезти с собой, если у вас есть такие договоренности.
Помните о правилах, законах и ограничениях
Соблюдайте нормативные правила и законы и не забывайте об ограничениях, которые существуют в каждой стране. Обязательно учитывайте их, чтобы избежать неожиданных «сюрпризов» или неприятных ситуаций. Например, в некоторых странах для съемки требуется разрешение или запрещено снимать лица незнакомых людей, а в каких-то есть ограничения по времени на шумные мероприятия.
Event-обзор: технические детали Super Bowl Halftime Show 2023
Лучшие идеи с вечеринок в рамках Grammy Awards 2023
Поделиться