Юлия ДядюраВы часто организовываете деловые мероприятия, встречи и конференции? Вам нужно продать несколько тысяч билетов и провести удобную для Клиентов оплату? В день мероприятия необходимо зарегистрировать несколько сотен человек и у вашей компании просто не хватает руки для осуществления этой процедуры?
Спасибо очень изобретательным, креативным и немного ленивым организаторам, которые не захотели утруждать себя лишней работой, а просто придумали сервис, ставший помощником для множества event-менеджеров, — онлайн-регистрацию.
Онлайн-регистрация — это простой способ помочь аудитории попасть на ваше мероприятие: зарегистрироваться, приобрести билеты через один из множества платежных каналов, обеспечить оперативный вход на мероприятие.
Для организаторов же система онлайн-регистрации — это возможность добавить на свой сайт модули анкетирования, регистрации участников, оформления беджей, осуществить продажу электронных билетов, получить доступ к анализу статистики, не говоря уже о том, что благодаря этой системе можно значительно сократить издержки на бухгалтерское сопровождение и получить реальную помощь от подрядной компании по организации и контролю входа в день события.
На российском рынке в секторе осуществления онлайн-регистрации и всех сопутствующих услуг трудится много компаний, но среди очевидных лидеров Event.ru может выделить всего несколько компаний: TicketForEvent, Мixtum, А5000.
TicketForEvent
Описание компании:
TicketForEvent — это онлайн-сервис, который оказывает организаторам выставок, конференций, семинаров и других мероприятий услуги автоматизации процесса продажи билетов и дальнейшей работы с аудиторией. Проект был запущен в 2011 году, в настоящее время успешно работает на территории шести стран — Англии, России, Украины, Турции, Аргентины и Мексики. Центральный офис TicketForEvent находится в Лондоне.
На начало 2014 года сервисом воспользовалось около 7 тыс. организаторов. Количество проданных через сервис билетов — более 475 тыс. Занял 6-е место в списке 50 лучших стартапов, по версии издания «Секрет фирмы» (ИД «Коммерсантъ»).
В последнее время TicketForEvent начал сотрудничество с ведущей партнерской сетью по дистрибуции билетов на бизнес-мероприятия. Таким образом, теперь TicketForEvent предлагает своим Клиентам комплекс услуг: регистрацию посетителей, продажу билетов, контроль входа, а также продвижение событий.
Возникает вопрос: почему бы TicketForEvent не продвигать события самостоятельно, как это и делают другие подобные компании? Свое решение о сотрудничестве TicketForEvent аргументирует тем, что традиционная схема продвижения мероприятий среди подписчиков далека от идеала. Обычно, если организатор запрашивает рассылку анонса о событии по базе посетителей, которой у него нет, сервис заимствует подписчиков из баз других организаторов со смежными тематиками мероприятия. Привлекая партнера, у которого есть большая база подписчиков,TicketForEvent гарантирует Клиентам уверенность в том, что их данные останутся в безопасности и не попадут в руки конкурентов.
Александр Кулебякин, генеральный директор TicketForEvent Russia:
«Мероприятие можно и нужно продавать за долгое время до начала мероприятия, используя предварительные продажи (early bird), что легко реализуется с помощью онлайн-регистрации. Это позволит организатору мероприятия понять спрос на мероприятие и получить часть средств задолго до начала события.
Благодаря онлайн-регистрации можно заранее оценить ситуацию и в случае необходимости провести определенные изменения в организационной части: снять зал побольше, нанять трансфер для гостей и так далее. В случае низкого интереса со стороны потенциальной аудитории можно своевременно усилить рекламу или продвижение, которые станут привлекать внимание и стимулировать интерес.
Еще один несомненный плюс онлайн-регистрации — возможность получить данные об аудитории, которая посещает его мероприятия. С помощью динамичной анкеты можно составить вопросы, которые позволят получить портрет целевой аудитории, а значит, более целенаправленно строить рекламную кампанию и продвижение мероприятия в будущем.
На заметку организаторам: такие инструменты, как скидки на ранние продажи и промо-коды, стимулируют эмоциональные покупки».
А5000 Event Solutions
Описание компании:
А5000 Event Solutions — крупнейшая в России компания по электронной регистрации посетителей и участников мероприятий: выставок, форумов, конгрессов, конференций, культурных и спортивных мероприятий.
Компания осуществляет полный комплекс услуг по аккредитации участников мероприятий под ключ: предоставляет аренду системы онлайн-регистрации участников, все необходимое оборудование — от ноутбуков, принтеров и сканеров штрих-кодов до беджей с RFID-метками ближнего и дальнего радиуса действия, технический и промо персонал и многое другое.
А5000 Event Solutions предлагает организацию и проведение регистрации посетителей мероприятия поэтапно:
- Предварительная веб-регистрация на серверной площадке А5000.
Зарегистрированный посетитель получает на свою электронную почту сообщение с уникальным номером, благодаря которому он сможет быстро получить бедж в регистрационной зоне на самом мероприятии. Преимущество предверительной регистрации для организаторов заключается в том, что такой формат позволяет прогнозировать количество посетителей и их качественный состав, для посетителей же это возможность не стоять в очереди, а быстро попасть на долгожданное событие.
- Выдача беджа на стойке самостоятельной или ручной регистрации.
На стойке самостоятельной регистрации посетитель вводит свой уникальный номер, присвоенный системой и присланный по почте, и получает бедж. На стойке ручной регистрации эту процедуру выполняет оператор.
- Работа на мероприятии
Получив бедж, посетитель направляется в залы, где проходит мероприятие, а организаторы, в свою очередь, могут считывать информацию с беджа (перемещение и активность посетителя, наиболее популярная зона мероприятия и время, проведенное в каждой зоне) и, таким образом, более эффективно работать.
Иван Мищенко, управляющий партнер компании А5000 Event Solutions:
«Онлайн-регистрация — это единственный способ автоматизировать сбор базы участников и повысить ее качество, увеличить производительность труда гест-менеджеров, получать реалистичную статистику по заполняемости и портрету посетителей.
Реализовать ее можно как своими силами (штатными или внешними разработчиками сайта), так и посредством профессионального инструмента, тем более что стоимость услуг вполне приемлема: усредненная стоимость при использовании SaaS-ресурсов составляет в районе 1 евро на гостя при бесплатном мероприятии или 10% от суммы собранных платежей.
Базовые возможности по онлайн-аккредитации можно получить бесплатно очень многими способами: многие используют форму, данные из которой сваливаются в Google Docs, у кого-то стоит стандартная форма из CMS, кто-то использует зарубежные ресурсы, предназначенные для анкетирования. В нашей компании простейшая система онлайн-регистрации является бесплатной при заказе онсайт-регистрации.
Развитие данной системы мы видим в создании полноценных онлайн-сервисов для участников мероприятия, некоторой „точки входа“ или „единого окна“ для работы с организаторами и сервисами мероприятия. В первую очередь это система „личного кабинета“ с возможностью составления индивидуального расписания, заказа дополнительных услуг, назначения встреч, ведения переписки».
Mixtum Onsite. Интеллектуальные системы для мероприятий
Описание компании:
Mixtum предлагает полный комплекс услуг по регистрации посетителей на мероприятии, а также сбору статистической информации об аудитории мероприятия.
В феврале 2014 года компания Mixtum начала сотрудничество с TimePad, и во время подготовки мероприятия все работы в TimePad компания Mixtum берет на себя. Организатору остается только одно — грамотно поставить задачу.
Процесс регистрации достаточно простой и укладывается в три элементарных шага: предварительная регистрация участника на мероприятие, получение на почту письма с уникальным кодом или штрих-кодом, получение беджа по данному коду на мероприятии.
Александр Вишняков, компания Mixtum Onsite:
«Почему организатор должен привлечь на свое мероприятие компанию-подрядчика по онлайн-регистрации? Все просто!
- Сокращение издержек на обработку входящих заявок менеджерами.
- Сокращение издержек на бухгалтерское сопровождение. В идеале, подтвержденная регистрация означает автоматическое выставление счета, генерацию комплекта документов и попадание всего этого добра в информационные системы организатора.
- В большинстве случаев привлечение профессионального подрядчика также означает расширение возможностей по приему платежей от Клиента. Не у каждого организатора есть время и возможность самостоятельно договариваться со всеми популярными платежными системами.
- Помимо непосредственной онлайн-регистрации, подрядчики предлагают в комплексе также регистрацию на месте с выдачей беджей и контролем перемещения на площадке. И все это автоматизировано и требует минимальных трудозатрат.
- Привлечение подрядчика потребует гораздо меньше средств и времени, чем разработка своей системы регистрации, которую необходимо постоянно поддерживать.
Мы думаем, что развитие онлайн-регистрации будет тотальным! Мероприятия без автоматизированных онлайн- и онсайт-регистраций станут большой редкостью. Если говорить детально, то в вопросе развития данного сервиса нас ожидает объединение всех информационных систем организатора в одну и распространение устройств самостоятельной регистрации уже на самом мероприятии. Например, мы для этих целей используем сенсорные панели с дружественным интерфейсом и сканеры штрих-кодов.
Также мы уверены, что все процедуры по регистрации будут уходить в мобильную область. Например, Клиент скачал приложение для мероприятия, там же зарегистрировался. Придя на мероприятие, приложил свое мобильное устройство к считывающему устройству (в перспективе — используя технологию NFC), получил бедж. Проход в закрытые зоны также может быть осуществлен через NFC (сейчас у нас это сканирование беджа). В итоге посетитель избавлен от лишних хлопот и вся информация по мероприятию у него в кармане. А организатор, в свою очередь, знает все о посетителе».
Прогнозы роста
- Количество онлайн-пользователей к 2018 году составит 90 млн человек.
- Интернет-проникновение составляет около 50% и продолжает увеличиваться.
- Число онлайн-покупателей растет, более 30 млн рассчитываются онлайн.
- Число банковских карт составляет более 200 млн, и это число увеличивается, как и транзакции по картам.
- Количество оплат по картам b2b-мероприятиям растет: 9% — 2012 год, 17% — 2013 год, прогнозы на 2014 год — 20%.
- Оплаты по картам b2c-мероприятиям — выше 95%.
Поделиться