Редакция Event.ruС наступлением теплого времени приходит пора загородных мероприятий: гости хотят по-максимуму воспользоваться возможностью насладиться временем на природе и вдали от городской суеты. Но для организаторов, как правило, выезд за город сопряжен с дополнительными рисками.
Алексей Грозный, технический директор, автор Telegram-канала «Техничка Ивентора», поделился подробным гайдом по осмотру загородных площадок, со всеми нюансами по застройке, монтажной документации и другим деталям, о которых необходимо договориться заранее всем техническим службам.
Первичный осмотр уличной площадки
Удобство расположения
Удаленность от МКАД:
- направление
- платные дороги
- прогноз по пробкам
- плановые ремонтные работы на шоссе
Инфраструктура:
- удаленность продуктовых сетевых магазинов
- удаленность не продуктовых сетевых магазинов
Ограничения по въезду на территорию:
- количество парковочных мест легковых авто
- количество парковочных мест автобусов
- удаленность площадки высадки пассажиров автобуса от места первой остановки клиентов
Въездная группа
Процедура подачи автомобилей:
- гостевых
- служебных
- монтажных
- автобусов
- VIP
Наличие альтернативных парковок:
- марина
- пристань
- вертолетная площадка
- ограничения по въезду для вышеуказанных категорий авто
Правила монтажа временных конструкций:
- информационных
- навигационных
- интерактивных и развлекательных станций
Наличие освещения на парковке:
- Наличие подсветки прилегающих дорожек
- Наличие уборных на въездной группе
- Наличие мусорок
- Наличие мест для курения
При условии наличия зданий в том числе гостиниц:
- Время заселения гостей
- Время выселения гостей
- Наличие багажной комнаты
- Возможность раннего заселения
- Возможность позднего выезда
- Возможность организации броней этажами/комнатами подряд
- Бонусные номера для организаторов
Застройка
Правила и требования к застройке шатров, пагод, арок, тоннелей и так далее на асфальте/на грунте/на газоне (включая футбольные поля, корты, дикие территории):
- Монтажные часы
- Закон о тишине
- Ограничения по шумным работам
- Дополнительные ограничения площадки (тихие часы и так далее)
- Разгрузочные зоны
- Зоны ожидания грузовых авто
- Правила и процедура обнуления парковочных талонов
- Дебаркадеры, входные группы для монтажников и оборудования
- Места для курения технического персонала
- Контакт-лист дежурных служб площадки и менеджмента дневные*
- Контакт-лист дежурных служб площадки и менеджмента ночные*
*Это часто могут быть разные люди. Чем шире ваш лист контактов, тем выше шанс решить любой вопрос в круглосуточном режиме. Наличие и предоставление универсального ключа доступа или ключей или контакта, предоставляющего доступ в необходимые помещения.
Монтажная документация:
- Форма подачи персонала
- Форма подачи автомобилей
- Форма подачи оборудования
- Крайний срок подачи документации
- Алгоритм действий при внесении изменений
- Условия использования оборудования площадки
- Наличие персонала, отвечающего за исправность предоставляемого оборудования
- Наличие персонала, обслуживающего данное оборудование*
- Условия использования своего, собственного подряда
- Набор документов по ТБ и электро-пожарной безопасности, особое внимание уделите баннерным конструкциям внутри помещения и на улице.
*Хитрость в том, что площадки могут дать оборудование и техника, в задачи которого будет входить только включить оборудование и не более — на этом его полномочия заканчиваются. Часто это выясняется уже после утверждения площадки и внесения предоплаты.
Электричество:
- План элекрификации каждой зоны, предполагающей какую-либо активность:
- фишка 16А
- фишка 32А
- фишка 125 А
- Генераторы и правила их установки и эксплуатации
- Требования к прокладке силовых коммутаций
Особые нюансы
- Сезонные насекомые и кровососущие
- Обработка территории и журнал обработки
- Роза ветров и ветровая нагрузка на временные конструкции
- Разведение костров
- Запуск салютов
- Запуск пилотируемой техники, включая коптеры, воздушные змеи и прочие летательные аппараты и приспособления
- Уличные концерты
- Штрафные санкции за испорченные ландшафтные объекты, включая газон, клумбы, цветочные насаждения и деревья
- Уличное освещение
- Ночной клининг, включая клининг территории
- Сигнал сотовой сети
- Интернет и wi-fi
- Сезонность цветения водоемов и запахов застойной воды
- Охрана на водоемах и наличие дежурных спасателей
- Медицинский работник
- Среднее время приезда бригад скорой помощи
- Прогноз погоды
- Наличие низин и зон предполагаемого подтопления в случае дождя
- Усредненный прогноз погоды согласно аналитике последних лет
Примечание
Организация выезда за пределы города — это повышенный риск что-то забыть. По сути, вы остаетесь один на один со всеми своими навыками и опытом. У вас нет возможности что-то срочно довезти, докупить, заказать и так далее. От принятия решения до его воплощения в жизнь может уйти от часа до нескольких.
Поэтому рекомендую вам качественно проверять всех своих поставщиков на предмет «а не забыли ли они чего на базе или в машинах». Это очень важный нюанс — чем раньше вы поймете, что чего-то не хватает, тем быстрее вы сможете решить эту задачу. Большинство факапов за городом тушатся деньгами, а порой и большими деньгами, снижающими вашу норму прибыли.
Советы
- При организации выезда с ночевкой агентство обязано держать ключевых представителей поставщиков у себя в зоне досягаемости, особенно: техдирекцию, шефа кейтеринга, шефа РПГ.
- Подумайте об организации своего мини-офиса, включая технику, канцелярию, печати и наличные деньги.
- Запаситесь двумя комплектами одежды для улицы и для помещения, все может пойти не так и не туда, но event-менеджер всегда должен быть неотразим.
Общий чек-лист технического осмотра
Данный чек-лист поможет избежать базовых рисков при организации мероприятия. При участии дополнительных поставщиков чек-лист увеличивается на 10–30%. Напоминаю, есть еще не базовые риски, вы всегда можете позвонить и проконсультироваться с любым техническим директором. Данный чек-лист является дополнением к общему чек-листу организатора.
Прилегающая территория
- Количество бесплатных парковочных мест:
- Количество платных парковочных мест:
- Стоимость парковочного места:
- Процедура подачи автомобилей: грузовых; легковых
- Ограничения по въезду на территорию:
- Правила монтажа временных конструкций:
- Информационных:
- Навигационных:
- Рекламных:
- Интерактивных и развлекательных*:
- Время проведения уличных работ:
- Какие-либо дополнительные ограничения:
- Въезд/Выезд/близость силовых или коммунальных коммуникаций/график плановых реставрационных или ремонтных работ проводимых на территории в непосредственной близости к месту проведения мероприятия:
*Необходимость согласования данных объектов с администрацией комплекса или управы района и/или иного административного органа.
Входная группа*
- Наличие монтажных ворот:
- Наличие монтажных входов:
- Наличие входов для обслуживающего персонала:
- Самая узкая дверь по пути монтажа (включая лифт): ширина; высота
- Самая узкая часть прохода/проноса оборудования: ширина; высота
- Высота потолка:
- Этаж мероприятия:
- Наличие иных/и альтернативных способов входа/вноса оборудования и персонала:
*Крыша/подземные паркинги/окна, технические лифты график их работы и правила входа персонала и заноса/выноса оборудования.
Монтажная документация
- Форма подачи данных персонала:
- Форма подачи данных оборудования:
- Крайний срок подачи до мероприятия:
- Контактное лицо от площадки:
- Условия внесения изменений в уже поданные данные:
Обязательно уточняйте у площадки условия для использования собственного оборудования и ограничения к ним: АКТы замеров изоляции, пожарная пропитка, сертификация оборудования, приказы о назначении того или иного персонала, АКТы разграничения ответственности, электробезопасности и обязательную аккредитацию поставщиков услуг и прочее. А так же формы, способы и время подачи данной документации.
- Закон о тишине:
Вход
- Гардеробная и условия работы гардероба:
- Количество мест хранения верхней одежды:
- Возможность организации работы мобильного гардероба:
- Условия приема и выдачи вещей:
- Условия и действия при утере номерка клиентом:
- Охрана на входе:
- Досмотр и условия досмотра:
- Наличие рамки:
- Наличие металлоискателей:
- Принцип организации потоков гостей и участников вход/выход:
- Места курения:
Зал
Перед тем, как начать планировать расстановку в зале мероприятия, поинтересуйтесь у площадки, как обычно расставляется оборудование на площадке. Попросите фотографии уже проведенных обычных и необычных проектов, администрация площадки располагает данными фото- и видеоматериалами и, возможно, поделится с вами.
- Место установки сцены и подвода точки электропитания:
— фишка 32 А (мероприятие с небольшим количеством оборудования)
— фишка 63 А (мероприятия с большим количеством оборудования)
— фишка 125 А (плохо, если event-менеджер сам занимается таким объемом оборудования)
- Место развеса и установки осветительного оборудования:
- Место развеса и установки оборудования звукоусиления оборудования:
- Место развеса и установки видеооборудования:
- Помните! Любой электрический прибор куда-то включается!
Спецэффекты
- Сценический дым и правила эксплуатации:
- Горящие фонтаны и правила эксплуатации:
- Конфетти/мыльные/бумажные/крио-/лазерные/мейпинг- и прочие шоу:
Спросите, что вообще можно использовать на площадке из спецэффектов, и если нельзя, то, возможно у них есть СВОИ подрядчики, через которых можно.
Гримерные комнаты
- Количество комнат:
- Их обеспечение:
- Количество электричества:
Штабные комнаты*
- Количество комнат:
- Их обеспечение:
- Количество электричества:
*Комнаты хранения оборудования. Организация и ограничение доступа в данное помещение.
Сигналы
- Возможность использования раций на территории комплекса и ограничения в использовании:
- Наличие в близи к площадке мероприятия специальных учреждений органов исполнительной и законодательной власти (глушение радиосигналов):
- Открытый интернет:
- Закрытый интернет:
- Сеть для организаторов:
- Скорость интернета в пиковой нагрузке:
- Мобильный интернет:
Важный момент: при запросе у площадки схемы не забудьте запросить схему электрификации и список предоставляемого оборудования (при наличии).
Лучшие кейсы с премии «Событие Года»: Победитель в номинации Dark market. Лонч оригинального препарата «Илсира»
Лучшие кейсы с премии «Событие Года»: Победитель в номинации «Автомобильное событие года» — «Future that inspires»
Поделиться