Алёна НовченковаОшибки не совершает тот, кто ничего не делает. Однако многих неприятностей можно избежать, если взглянуть на горький опыт своих коллег. Мы приготовили девять самых ужасных ошибок, которые допускают event-менеджеры в организации мероприятий.
Я – крутой
Безусловно! Думать о себе хорошо, верить в свои силы – огромный плюс. Правда, когда ЧСВ организатора начинает зашкаливать – останавливается рост. Это самый опасный период в карьере любого event-менеджера. Прислушивайтесь к советам, обращайте внимание на замечание клиентов и всегда будьте готовы подстраиваться под ситуацию. Ваше сознание должно быть пластичным и готовым идти в ногу со временем. Бойтесь мыслить шаблонами и стереотипами!
Сто грамм для храбрости
В день мероприятия уровень стресса бьёт все рекорды и не отпускает до последней минуты. Не стоит хвататься за бутылку и пить алкоголь. Неприятный запах перегара вряд ли вас украсит. Скорее всего, вы рискуете прослыть дилетантом. Забудьте и об успокоительных. Большая часть препаратов тормозит нервную систему. Это может навредить вам, когда сложится трудная ситуация, где реакция нужна незамедлительная.
Сейчас всё организую по-быстрому
Бывают клиенты, которые в самый последний момент вспоминают о грядущем торжестве. Они начинают судорожно звонить в event-агентства и просить устроить праздник за «2 минуты». Не стоит браться за такие заказы. Даже если речь идёт не о неделях до мероприятия, а о месяце. Всё это грозит работой на выжигание: бессонные ночи, стресс, нервотрёпка. Оно вам надо? Вы не только растратите себя до мероприятия, но и долго будете отходить после такого перенапряжения. Ваша команда этого явно не оценит. К тому же, есть риск наделать кучу ошибок и подорвать репутацию. В этом случае игра уж точно не стоит свеч.
К чёрту детали
Мы не откроем Америку, если скажем, что без чёткого плана — риски облажаться вырастают в несколько раз. Но ведь и качество плана влияет на результат. Большое внимание уделите деталям. Например, площадка находится в 20 минутах от метро. Обязательно скажите это артистам, аниматорам, ведущим. Так вы избежите опозданий. Или, например, вы заказали трансфер для гостей на определённое время. Не стоит полагаться на подрядчика. За полчаса позвоните ему и напомните о договорённостях.
Кричу на кого хочу
Истеричный организатор – горе команде. Не вздумайте отчитывать своих коллег и уж тем более кричать на них. Если вы не можете адекватно делать замечания, то самое время научиться. Решайте все недопонимания спокойным разговором. В противном случае вы рискуете потерять члена команды прямо перед мероприятием. Это самое худшее, что может произойти. Обиженный сотрудник вряд ли передаст вам все контакты и расскажет обо всех договорённостях. Если же дело не дойдёт до увольнения, то это может повлиять на качество работы. Будьте спокойны и рассудительны. Это большой и важный показатель профессионализма.
Переиграю концепцию
Нередко случаются ситуации, когда организатор начинает менять концепцию в последний момент. Этого категорически не стоит делать. Вместо того чтобы улучшить — навредите. Допустим, вы решили, что спонсоры должны сказать пару слов со сцены. Но при этом забыли предупредить ведущего, да и самих спонсоров. И тем самым добавили себе проблем. Если за неделю до мероприятия всё работает, то не меняйте план. Рискуете устроить бардак.
Авось пронесёт
От ЧП никто не застрахован. Правда, многих ситуаций можно избежать, если их предусмотреть. Если вы устраиваете спортивное мероприятие, то строго соблюдайте технику безопасности. Это касается и праздников в закрытых помещениях. Проверяйте пожарную безопасность, а также наличие огнетушителей, которые нужно тщательно обследовать на предмет пригодности. Если говорить о типовых историях, то продумайте все негативные варианты развития событий. Задайте себе вопросы: «что я буду делать, если не приедет спикер?», «как выкручиваться, если стульев на всех не хватит?», «как быть с принтером, который сломался?», «а если батарейки сядут в микрофоне прямо во время выступления?».
Сам всё сделаю
Не стоит на себя брать больше, чем вы сможете. Учитесь делегировать обязанности. Ведь успех мероприятия зависит от слаженной работы команды. Так вот и займитесь тем, чтобы наладить идеальный механизм. Пусть каждый сотрудник отвечает за одну конкретную сферу. Например, за тех. часть – Дима, за работу со СМИ – Маша, за контроль подрядчиков — Лёша и т.д.
Лечу, бегу, успеть хочу
Большой показатель профессионализма event-менеджера – спокойствие. Такой человек всегда уверен в себе и своих силах. Во время мероприятия его никто не может вывести из себя. И даже, если у него за спиной будет гореть сцена – он скажет, что это часть инновационного шоу и широко улыбнётся.
Никогда не показывайте своего волнения. Гости ничего не должны заметить. Если что-то пошло не так, то отшутитесь, извинитесь, предоставьте приятный бонус. 70% неловких ситуаций решаются хорошим юмором. Спокойно боритесь с проблемами. Не суетитесь. Это должно стать девизом вашей команды. Пусть каждый участник процесса заучит это правило и будет произносить как мантру во время мероприятия.
Старайтесь всегда быть внимательным, никогда не расслабляйтесь, и большое значение уделяйте мелочам. Ведь именно они создают общую картину впечатлений. Правда, ошибки – это неизбежная часть процесса. Главное – всегда правильно проводить работу над ними. Вовремя извлекать уроки и не наступать на одни и те же грабли.
В Москве состоялся Российский Форум Индустрии Встреч 2015
Шахматный декор юбилея «Ход конем» от Тамары Валенковой
Поделиться