Редакция Event.ruMCIS — это Московская конференция по международной безопасности, которую ежегодно проводит Министерство обороны РФ. Команда Structura Family в этом году отвечала за весь ивент и поделилась с нами деталями организации конференции и решениями, разработанными специально для спикеров — первых лиц государства, которые сделали выступления в гибридном формате максимально комфортными.
В этом году Министерство обороны РФ провели Московскую конференцию по международной безопасности (MCIS) в девятый раз. За это время форум успел укрепить свои позиции и стать авторитетной площадкой для обсуждения проблем международной безопасности, которая вызывает интерес не только в России, но и за рубежом.
В 2021 году из-за ковидных ограничений не все, кто хотел присутствовать на мероприятии, смогли приехать в Москву, поэтому перед командой встала задача организовать выступления спикеров по видеоконференцсвязи, а для участников — онлайн-трансляцию прямо на сайте Министерства обороны РФ. Конференция объединила более 1000 участников из 109 стран мира.
22-24 июня площадка Radisson Collection Hotel встретила гостей в Москве. Среди них были министры обороны, начальники генеральных штабов, делегации военных ведомств и представители экспертного сообщества из разных государств.Также в конференции приняли участие представители таких международных организаций, как СНГ, ОДКБ, ООН, ОБСЕ, МККК, ЛАГ.
Пандемия постоянно вносила свои корректировки — о том где, в каком формате и будет ли вообще проводится мероприятие в этом году, стало известно за несколько месяцев до самого события.
В последний момент событие перенеслось на площадку Radisson Collection Hotel, что привело к тому, что пришлось пересмотреть все схемы расположения зон, так как основной зал не вмещал заданное количество гостей — так мы выделили отдельный зал для VIP-гостей, отдельный зал с трансляцией и добавили трансляции в другие зоны (например, в пресс-центре, где сотрудники СМИ могли работать и одновременно следить за происходящим).
Так мы перераспределили потоки, но из-за того, что количество спикеров, гостей и персонала достигло критической точки, места для пультовой просто не оставалось, поэтому нам пришлось строить ее в нестандартном месте — пространстве между залами, которое использовалось как балкон. Это первый случай, когда на данной площадке пультовая устанавливалась на панорамном балконе с видом на диораму Москвы, но другого выбора у нас просто не было — ведь в пультовой работало около 20 человек (управление светом и звуком, сервера для управления экраном, система резервирования оборудования и семь кабин синхронного перевода).
Вызовом этого года стало подключение удаленных спикеров, причем предугадать их точный состав и количество было крайне сложно — кто-то должен был выступать вживую, но заболевал, а кто-то финально подтверждал свое присутствие за несколько дней до начала. Поэтому приходилось менять все «в моменте».
Для подключения мы разработали кастомный инструмент «Спикерская страница», через которую в эфир выходили даже первые лица. Благодаря этой странице у каждого удаленного спикера был интерфейс, в котором он мог видеть все, что происходило в эфире, самостоятельно управлять своей презентацией, вести собственный чат и создавать опросы. Также мы добавили функционал суфлера, который помогал выступающим в презентации их докладов.
Мы сделали семь кабин синхронного перевода, которые работали с учетом подключения удаленных спикеров. Основными языками стали русский, английский, испанский, арабский и французский, но также мы добавили возможность слушать конференцию на нескольких дополнительных, более экзотических языках. Например, когда выступал спикер из Вьетнама, его речь переводил отдельный специалист. Для телеканала «Звезда», который вел трансляцию на сайте Министерства обороны РФ, мы отдавали русские и английские дорожки.
Синхронисты работали с видом на диораму Москвы
Как правило, при работе с гос. сектором, принятие любых решений — это длительный и многоступенчатый процесс, но с коллегами из Министерства обороны РФ все прошло максимально оперативно. Когда клиент заинтересован в результате и понимает специфику работы, проекты получаются сильнее и масштабнее. Несмотря на то, что в сфере деловых мероприятий для госсектора все уже давно придумано, и заказчики здесь не ждут от исполнителей какого-то креатива, мы любим эти кейсы за возможность отточить свой профессионализм, приобрести новый опыт и предложить новые эффективные решения под задачи клиента.
Чтобы увидеть, как прошла MCIS в 2021 году — смотрите отчетный видеоролик.
Что такое воронка AARRR и как ее использовать для event-компаний?
New York Fashion Week 2021: лучшие активации брендов
Поделиться