Евгения ДемидоваВы когда-нибудь пробовали балансировать, стоя на шаре, держа в одной руке зонт, а другой поглаживая живот? Каждый из event-менеджеров если уж не делал это в прямом смысле, то, по крайней мере, испытывал что-то похожее метафорически. Event-планирование — это, на самом деле, формальное название профессионального жонглирования. И в этой суете важно не упустить ни одной детали. Особенно это касается настройки звука и видео в день самого мероприятия. Вот список из десяти самых распространенных ошибок в хронологическом порядке их возникновения и список рекомендаций, которые помогут вам их избежать.
Вы полагаете, что все уже готово
Переговорите с каждым поставщиком или человеком, который ответственен за звук и видео на мероприятии. За две недели до него соберите отчетную встречу и обсудите со всеми вовлеченными в этот процесс людьми, что им будет нужно накануне, во время и после event’а. Это позволит всем ощутить личную ответственность за происходящее. За неделю до мероприятия убедитесь, что каждый полностью готов к нему. В этом дополнительно может помочь специальный документ, в котором будут прописаны роли каждого участника подготовки. Разошлите его всей команде. За два дня до мероприятия напомните всем об их обязанностях и о том, когда они должны быть выполнены. Все это может показаться слишком формальным, однако это очень важно сделать, чтобы все задуманное удалось.
Вы полагаете, что звук и видео, которое вам предлагают на месте, отвечают всем вашим потребностям
Перед тем как вы подпишете договор с местным поставщиком, сравните стоимость, качество и детали услуг внешних поставщиков. Проанализируйте несколько компаний. Большинство «внутренних» поставщиков, как правило, подходят, однако зачастую они обходятся дороже.
Вы полагаете, что электроэнергия уже включена в договор
Когда вы в первый раз возьмете в руки договор с подрядчиком, не забудьте уточнить, входит ли в него электроэнергия. Практически каждый контракт включает в себя этот пункт. Иногда уточняется и количество энергии, которым вас обеспечат. Убедитесь, что этого электричества будет достаточно для бесперебойной работы вашего оборудования.
Установка и демонтаж оборудования не займут много времени
В этом поможет только практика. Выделите день, чтобы заняться установкой. Так вам будет проще понять, сколько времени это займет. Если вам некогда этим заняться, уточните эту информацию у вашего предыдущего поставщика. Включите в это время доставку, парковку, разгрузку, подключение и настройку оборудования. Воспользуйтесь этим же принципом, чтобы рассчитать время на демонтаж. Иногда на это требуется не один день.
Вы не учитываете места для крепежа
Учитывать это необходимо. Сначала уточните, нужно ли вам подвесить какую-либо технику. Определите, сколько точек вам необходимо, чтобы подвесить каждый из предметов. Обратите особое внимание на тяжесть оборудования и убедитесь, что все меры безопасности соблюдены. Составьте план и укажите в нем места, где вам будет необходимо закрепить технику в помещении. Это позволит вам избежать дополнительных трат.
Вы не учитываете количество экранов
Вам нужно понять устройство вашего мероприятия и нужды вашей аудитории. Если event не крупномасштабный, вам будет достаточно одного экрана. Если на мероприятие придет более 500 человек, вам будет нужно несколько мониторов, чтобы у каждого из гостей были равные возможности считывать с них информацию. Вам нужно учесть и физические данные вашей публики. Если это люди старшего возраста или у них проблемы со зрением, вам понадобятся экраны по всему периметру помещения.
Вы не учитываете количество аудиовходов
Подсчитайте все аудиовходы, которые вам понадобятся на мероприятии, за две недели до него. Имейте про запас два дополнительных входа. Когда вы узнаете их количество, убедитесь, что ваш микшер с ними совместим. Возможно, вам придется обзавестись еще одним микшером, если аудиовходов будет очень много.
Вы не учитываете количество видеовходов
Принцип такой же, как в случае ошибки №7. Вам может понадобиться несколько видеопереключателей в зависимости от количества необходимых вам входов. И опять же, не забудьте добавить несколько входов на всякий случай.
Видеопроекция не соответствует экрану
Выделите день, чтобы протестировать проекторы и презентации на экране. На конечное изображение могут повлиять и тип проектора, и формат презентации, и размер экрана. Заранее согласуйте все это со своими презентаторами.
Вы пытаетесь сократить расходы за счет звука и видео
Аудио и видео — традиционно самая дорогая составляющая мероприятия. Но вместо того, чтобы урезать бюджет на эту статью, лучше потратить меньше на другие вещи. Звук и видео напрямую влияют на общее впечатление от мероприятия. Лучше сэкономить на декоре и мебели. Чтобы возместить потери по этим пунктам, вы можете заменить их мэппингом. Проекции заменят вам все эти предметы.
В конечном счете, чтобы избежать этих ошибок, вам просто нужна четкая организация. И тогда ваше мероприятие будет на один шаг ближе к совершенству.
По материалам helloendless.com
Как собрать 5000 публикаций в соцсетях за 2 дня
Музыкальный фестиваль Pitchfork 2015: лучшие спонсорские идеи
Поделиться