Евгения ДемидоваОпытные event`оры уделяют пристальное внимание одной из основополагающих деталей в организации — поиску места проведения мероприятия и заключению договора с арендодателем.
Включите эти 10 пунктов в ваш договор аренды, чтобы все прошло без сюрпризов.
-
Прописаны ли все финансовые обязательства?
Эта часть может показаться наиболее очевидной, но она также может быть наиболее важной. «Убедитесь, что вы указываете дату внесения задатка и окончательного платежа с графиком и суммами платежей», — советует Derek Besenfelder, директор по специальным событиям и отношениям с клиентами компании SBE.
Jes Gordon (владелица Jes Gordon Proper Fun) говорит, что договоры должны также определять порядок возврата, административные сборы и порядок отмены заказа.
Существуют ли какие-либо гарантии дохода?
Derek Besenfelder поясняет: «Четко указывайте минимальную сумму, которая должна быть потрачена на продукты питания и напитки, а также на излишки в расчете на человека».
Jes Gordon добавляет, что договор должен включать минимальное количество гостей, за которых вы должны заплатить.
Какие ограничения существуют в декорировании помещения?
Обратите внимание на правила относительно открытого огня, защиты от возгорания и подвесных украшений. «Декор с защитой от возгорания — это дополнительная трата, которую нужно предусмотреть до подписания контракта для избежания незапланированных трат, чтобы не оказалось так, что вы не можете использовать уже купленные элементы оформления», — говорит Gordon.
Необходимо ли вам будет сотрудничать с эксклюзивными поставщиками?
В договоре должно быть прописано, должны ли вы работать с конкретными поставщиками при проведении мероприятий. «Эксклюзивные поставщики лишают вас возможности сотрудничать с вашей наработанной базой, и это может увеличить расходы», — говорит Gordon.
Каковы часы доступа?
Основатель и генеральный директор Agenc Cara Kleinhaut советует также указать в договоре часы, о которых идет речь в условиях ренты и точное время, когда вы сможете получить доступ к помещению, например, для монтажа и демонтажа декораций.
«Обязательно пропишите время доступа», — подтверждает Jes Gordon. Указание временных промежутков, а также сверхурочной работы позволит вам узнать, когда ваши поставщики смогут начать работу. Плата за сверхурочное время должна быть четко определена.
Имеется ли в помещении ограничения по уровню шума?
Kleinhaut говорит, что любые ограничения по уровню шума, которые могут повлиять на событие, должны быть изложены в письменной форме. Для открытой террасы или площадки в договоре должны быть указаны любые шумовые ограничения, например, запрет на громкую музыку после 10 вечера.
Какова доступность площадки для людей с ограниченными возможностями?
Грамотный и ответственный организатор заранее позаботится о людях с ограниченными возможностями, поэтому в договоре обязательно должно уточняться наличие пандусов или специальных лифотов.
Включена ли в стоимость аренды работа сотрудников площадки?
Многие арендодатели предоставляют в распоряжение клиентов и обслуживающий персонал. Сюда могут входить , например, сотрудники службы безопасности для качественного обслуживания мероприятия.
Каковы условия возмещения ущерба?
Хотя обе стороны договора надеются, что не возникнет ситуаций с причинением ущерба, эта статья должна быть обязательно включена в договор. Jes Gordon предлагает прописать в условиях договора материальную ответственность за порчу имущества гостями мероприятия.
Какие ресурсы входят в стоимость аренды места?
Cara Kleinhaut говорит, что в договоре должно быть указано, что входит в стоимость, например, звуковая система, система освещения, диджейская установка, вентиляция и кондиционирование.
По материалам bizbash.com
7 розовых идей для женских событий от организаторов конференции Girlboss Rally
Обворожительный декор стола в стиле «Красавица и чудовище»
Поделиться