23
поделились

Поделиться

Твитнуть

Поделиться

Что это?

Опытные event`оры уделяют пристальное внимание одной из основополагающих деталей в организации — поиску места проведения мероприятия и заключению договора с арендодателем.

Включите эти 10 пунктов в ваш договор аренды, чтобы все прошло без сюрпризов.

  1. Прописаны ли все финансовые обязательства?

Эта часть может показаться наиболее очевидной, но она также может быть наиболее важной. «Убедитесь, что вы указываете дату внесения задатка и окончательного платежа с графиком и суммами платежей», — советует Derek Besenfelder, директор по специальным событиям и отношениям с клиентами компании SBE.

Jes Gordon (владелица Jes Gordon Proper Fun) говорит, что договоры должны также определять порядок возврата, административные сборы и порядок отмены заказа.

Существуют ли какие-либо гарантии дохода?

Derek Besenfelder поясняет: «Четко указывайте минимальную сумму, которая должна быть потрачена на продукты питания и напитки, а также на излишки в расчете на человека».

Jes Gordon добавляет, что договор должен включать минимальное количество гостей, за которых вы должны заплатить.

Какие ограничения существуют в декорировании помещения?

Обратите внимание на правила относительно открытого огня, защиты от возгорания и подвесных украшений. «Декор с защитой от возгорания — это дополнительная трата, которую нужно предусмотреть до подписания контракта для избежания незапланированных трат, чтобы не оказалось так, что вы не можете использовать уже купленные элементы оформления», —  говорит Gordon.

Необходимо ли вам будет сотрудничать с эксклюзивными поставщиками?

В договоре должно быть прописано, должны ли вы работать с конкретными поставщиками при проведении мероприятий. «Эксклюзивные поставщики лишают вас возможности сотрудничать с вашей наработанной базой, и это может увеличить расходы», — говорит Gordon.

Каковы часы доступа?

Основатель и генеральный директор Agenc Cara Kleinhaut советует также указать в договоре часы, о которых идет речь в условиях ренты и точное время, когда вы сможете получить доступ к помещению, например, для монтажа и демонтажа декораций.

«Обязательно пропишите время доступа», — подтверждает Jes Gordon. Указание временных промежутков, а также сверхурочной работы позволит вам узнать, когда ваши поставщики смогут начать работу. Плата за сверхурочное время должна быть четко определена.

Имеется ли в помещении ограничения по уровню шума?

Kleinhaut говорит, что любые ограничения по уровню шума, которые могут повлиять на событие, должны быть изложены в письменной форме. Для открытой террасы или площадки в договоре должны быть указаны любые шумовые ограничения, например, запрет на громкую музыку после 10 вечера.

Какова доступность площадки для людей с ограниченными возможностями?

Грамотный и ответственный организатор заранее позаботится о людях с ограниченными возможностями, поэтому в договоре обязательно должно уточняться наличие пандусов или специальных лифотов.

Включена ли в стоимость аренды работа сотрудников площадки?

Многие арендодатели предоставляют в распоряжение клиентов и обслуживающий персонал. Сюда могут входить , например, сотрудники службы безопасности для качественного обслуживания мероприятия.

Каковы условия возмещения ущерба?

Хотя обе стороны договора надеются, что не возникнет ситуаций с причинением ущерба, эта статья должна быть обязательно включена в договор. Jes Gordon предлагает прописать в условиях договора материальную ответственность за порчу имущества гостями мероприятия.

Какие ресурсы входят в стоимость аренды места?

Cara Kleinhaut говорит, что в договоре должно быть указано, что входит в стоимость, например, звуковая система, система освещения, диджейская установка, вентиляция и кондиционирование.

По материалам bizbash.com

Присоединяйтесь к Event.ru
Комментарии

Для того чтобы написать комментарий вы должны войти.

7 розовых идей для женских событий от организаторов конференции Girlboss Rally Обворожительный декор стола в стиле «Красавица и чудовище»
7 розовых идей для женских событий от организаторов конференции Girlboss Rally Обворожительный декор стола в стиле «Красавица и чудовище»