Евгения ДемидоваСуществует огромное количество вещей, о которых стоит беспокоиться, когда event-менеджеры находятся в процессе планирования. Управление временем и выбор приоритетов — это не просто навыки, это становится образом жизни. Даже самые опытные организаторы событий могут добавить еще несколько вещей в свою панель инструментов.
Вот 10 советов, которые помогут вам сохранять спокойствие под давлением и организовывать невероятное событие.
Определите свою общую цель и видение
Прежде чем начать планирование, четко сформулируйте, зачем вам нужно это событие изначально. Затем задайте конкретные цели, соответствующие этому видению. Это облегчит муки принятия решений, потому что вы будете уверены, что они совпадут с вашей общей целью.
Легко отвлечься на тысячи деталей, которые сопровождают организацию событий. Но если вы ставите четкие цели с самого начала, остальная часть планирования станет намного проще.
Определите день
Чтобы сосредоточиться на всеобъемлющих целях, важно рассчитывать каждый день. Обязательно начинайте свой день с четкого графика того, что и к какому времени нужно сделать. Этот ежедневный ритуал поможет вам сосредоточиться на проверке задач, которые способствуют достижению ваших основных целей.
Ежедневный распорядок Бенджамина Франклина
Наметьте крайние сроки, а не списки дел
Опасность списков дел заключается в том, что после того, как задачи начинают накапливаться, ваш список становится бесконечным и более сложным для определения приоритетов. Вот почему очень важно сразу установить сроки, когда начнутся задачи. Наличие логического, хронологического продвижения целей поможет вам лучше визуализировать потребности в вашем мероприятии.
Определите разницу между срочным и важным
Убедитесь, что чувство срочности не искажает действительную важность задачи. Некоторые задачи добавляют немедленную ценность, а другие просто заставляют вас чувствовать себя занятыми. Чем четче линия между срочными и важными задачами, тем эффективнее будет организация вашего мероприятия.
Используйте инструменты, которые помогут вам сосредоточиться
Хорошая приоритизация — это не только определение ваших задач. Иногда это сводится к тяжелой работе на фокусировку и усидчивость. Чтобы помочь вам сосредоточиться на одной задаче за раз, имеется ряд доступных средств повышения производительности. Например, Marinara Timer помогает вам сосредоточиться на 25 минут за раз, в так называемой, технике pomodoro. Приложение Self-Control создает черный список сайтов, которые остаются заблокированными в течение определенного периода времени. Такие инструменты, безусловно, помогут вам сосредоточиться на задаче.
Определите ценность каждой задачи
Не все задания равнозначны. Подобно разграничению срочных и важных, убедитесь, что вы четко формулируете ценность каждой задачи, какой она вносит вклад в вашу всеобъемлющую цель. Это поможет вам лучше определить приоритеты важных задач.
Оставайтесь гибкими
Хотя у вас могут быть превосходные навыки управления организацией и временем, вы не можете избежать того факта, что организация событий является непредсказуемым процессом. Всегда будут задачи и препятствия, которые появляются на этом пути. Чтобы предвидеть эти моменты, убедитесь, что вы остаетесь гибкими в своих крайних сроках и расписании для возможности переориентировать приоритеты, когда ситуация требует этого.
Не все сразу
В сегодняшнем стремительном мире люди гордятся тем, что они могут быть многозадачными. Однако, исследования показывают, что многозадачность фактически наносит ущерб нашей производительности. Вместо того чтобы заставлять себя жонглировать многими вещами одновременно, уделяйте все свое внимание актуальной работе и убедитесь в том, что довели ее до конца.
Быть продуктивным не значит делать все больше и больше за один и тот же промежуток времени. Речь идет только о самых важных вещах. И либо сказать «нет» другим вещам, либо найти другой способ их сделать.
Используйте правильные инструменты управления событиями
Даже лучшие организаторы событий нуждаются в некоторой помощи. Вместо того чтобы нанимать целую команду, иногда лучше найти подходящее программное обеспечение для управления событиями, чтобы помочь вам эффективнее управлять своими задачами. С помощью правильного программного обеспечения вы будете иметь более четкое представление о задачах в целом и, следовательно, о том, что должно быть в верхней части списка приоритетов.
Закройте день
Организация событий может легко ощущаться как работа 24 часа в сутки. Но приложите все усилия, чтобы положить конец своему рабочему дню. Это не только даст вам время снизить стресс, но также позволит задуматься о проделанной работе в течение дня. Затем вы сможете точно оценить свой прогресс и улучшить процесс приоритизации.
Когда дело доходит до распределения приоритетов, всегда есть чему поучиться. Мы надеемся, что эти советы будут полезны и помогут вам в организации успешного мероприятия.
По материалам bizzabo.com
Лаунж для VIP: 10 привлекательных идей от организаторов событий прошедшего лета
Выдающиеся примеры экспериментального event-маркетинга
Поделиться