Полина СафроноваКогда речь заходит о выездном мероприятии, то возникает острая потребность в travel-менеджере, который возьмет на себя ответственность за организацию выезда и построение логистики в предстоящем ивенте.
Ниже инструкция, которая поможет event-менеджеру быстро овладеть компетенциями travel-менеджера и успешно организовать транспортировку всей команды организаторов и участников на площадку для проведения мероприятия в другом регионе или стране, не устроив транспортный коллапс.
Систематизируйте данные
Советуем начать с создания общей таблицы с указанием ФИО, номеров документов и хронологии дат вылетов/прилетов с подробной детализацией рейса — это поможет контролировать потоки приезжающих и избежать внеплановых ситуаций. Также благодаря такой таблице можно оперативно отслеживать задержки рейсов и предусмотреть ранние заезды и выезды в гостиницы для всех гостей.
Не забывайте про корпоративные скидки
В сервисах для бронирования билетов и отелей, как правило, есть отделы по работе с корпоративными клиентами, с которыми можно обсуждать специальные условия.
Также вы можете взаимодействовать напрямую с перевозчиками и отелями — чаще всего при большом групповом бронировании от десяти человек они предлагают выгодные предложения.
Не забывайте уточнять у отелей, на каких специальных условиях они готовы сотрудничать с вами.
Не пренебрегайте безопасностью
Обеспечивая трансфер в новом для вас городе или стране, убедитесь, что выбранная вами подрядная организация соответствует всем заявленным требованиям по технике безопасности. Попросите показать информацию о том, что весь задействованный транспорт исправен, все ремни и подушки безопасности в рабочем состоянии, а у водителей нет проблем с водительскими удостоверениями. Если потребуется, то подготовьте соответствующий бриф для водителей, где подробно расскажете о предстоящих задачах и пропишите нужные маршруты.
Также не забывайте о страховке для группы на весь период пребывания на случай форс-мажоров.
Подготовьте план Б
Говоря о грустном, стоит отметить, что задержку или отмену рейса никто исключал. Да, даже у крупных авиаперевозчиков бывают форс-мажоры. К этому нужно заранее подготовиться. Например, уточнить у отелей, могут ли они продлить номера группе, чей рейс был перенесен на поздний срок. Рекомендую продумать варианты размещения в других гостиницах на этот случай. Также из-за непредвиденных погодных условий рейс может совершить посадку в другом аэропорте. К такому развитию событий тоже необходимо подготовиться. Например, заранее посмотреть варианты трансферов для осуществления междугородней перевозки пассажиров и их багажа или проверить наличие необходимого количества билетов на поезд с подходящей датой отправления.
Доп кост is first
Тревел — это сфера с динамическим ценообразованием, цены на билеты и отели меняются постоянно. На случай разных внеплановых ситуаций нужно обязательно предусмотреть резервный бюджет в смете заранее. Особенно, когда речь идет о построении сложной логистики для большого количества артистов и персонала на проект. Бывают разные обстоятельства, из-за которых тот или иной специалист не сможет полететь на проект, поэтому вам придется приобретать новый авиабилет, цена на который может значительно увеличиться ближе к дате полета.
Контакт лист
У вас под рукой обязательно должны быть номера справочных авиакомпаний, у которых можно, к примеру, уточнить нормы провоза ручной клади или аннулирование билета.
При взаимодействии с отелями общайтесь через главного менеджера, с которым сможете оперативно решать все вопросы и согласовывать изменения.
Рассылки
Подпишитесь на рассылки об изменении дат вылета и начале онлайн-регистрации на рейсы — это позволит вам оперативно реагировать на все изменения и успеть занять лучшие места в самолете.
Постоянная коммуникация
Для оперативной коммуникации со всеми членами группы вы можете создать чат, где будете сообщать обо всех статусах и изменениях.
Рекомендуем делать рассылки со всей вводной информацией накануне, чтобы члены группы проверили наличие и срок действия своего загранпаспорта, наличие сертификатов о вакцинации (при необходимости), а накануне не забыли проездные документы и проверили вес своего багажа.
Также будет полезным сообщить о времени заселения и выезда из отеля, местной валюте и правилах пользования мини-баром.
Встречающая сторона
Позаботьтесь о том, чтобы на месте был человек, который сможет встретить группу в аэропорту и проконтролировать заселение. Если такого человека не предусмотрено, вы должны быть на связи и иметь возможность контролировать прибытие удаленно, а встречу в аэропорту поручить водителю с табличкой, передав ему предварительно все данные.
Предварительная инспекция отеля
Этот пункт не стоит упускать из внимания, чтобы избежать факапов при заселении ваших гостей. Поэтому, если у вашей команды запланирована инспекция площадки, то выделите время для проверки и отелей также. И тут речь идет не о полномаштабной проверке на чистоту и игру в ревизора. Важно проверить весь номерной фонд, да и в целом убедиться, что выбранный вами отель существует. Встретьтесь с менеджером, с которым вели переписку и обсуждали детали. Пройдитесь вместе по райдерам артистов, проверьте, не идет ли случайно в здании ремонт и как обстоят дела с парковкой. Попросите показать вам, как проходят завтраки. И также рекомендую, лично проверить, сколько занимает дорога от отеля до площадки.
Если приехать в отели лично нет возможности, и бюджет на это не рассчитан, то обязательно прочитайте отзывы о гостинице в интернете, проверьте статистику на популярных ресурсах о путешествиях. Попросите менеджеров прислать вам дополнительные фотографии или записать room-tour номеров разной категории. Это поможет вам иметь полное представление о гостинице и определить, кого вы туда сможете разместить.
Travel-менеджер — это нелегкая работа, ведь оптимизация всех логистических процессов требует много времени и сил, но благодаря следованию этим несложным советам весь процесс для организатора может пройти максимально комфортно.
Лучшие кейсы с премии «Событие Года»: Победитель в номинации «Лучшее road show» — Mi Road Movie
3 свадьбы в Метавселенной за один день. Кейс Dating.com и Maff Metaverse
Поделиться