Евгения ДемидоваСуществует много вещей, которые могут пойти не так во время организации событий, что может привести к разочарованию в важный день. Давайте проследим основные ошибки, которые вам нужно прекратить делать.
Вы можете думать, что ваш бизнес в безопасности, но эти ошибки могут подкрасться к вам, если вы не будете готовы к их решению. Боритесь с этими раздражающими ошибками, следуя простым советам, собранным с нашей статье.
Отсутствие коммуникации
Отсутствие открытой и честной беседы с вашим клиентом может привести к плачевным результатам в день проведения события.
Мы уже не раз писали данный совет, и это все еще один из самых важных моментов, который должен знать event-организатор! Избегайте недосказанности и задавайте своим клиентам прямые вопросы. Если есть сложные разговоры о расходах или реальности видения событий, тогда просто скажите об этом. Всегда лучше быть честным в этой ситуации, поэтому установите доверие, сообщив клиенту, чего им следует ожидать.
Слишком большая независимость
Мы знаем, что это ваш бизнес, и это означает, что вы можете делать что-то по-своему. Однако вы не должны отказываться от помощи или советов, которые могут пригодиться. Это может сэкономить вам время и деньги в долгосрочной перспективе.
Если вы получите хороший совет от клиента или поставщика, обязательно запишите его. Независимость — это хорошее качество для владельца бизнеса, но вы же не хотите, чтобы это мешало вашему бизнесу.
Потеря контактов
Мудрый совет для всех организаторов событий — оставайтесь на связи с вашими отраслевыми контактами.
Независимо от того, являются ли они поставщиками, клиентами или другими event-организаторами, вам может потребоваться помощь или рекомендации экспертов в новой области. Лучшее, что вы можете сделать для своего бизнеса — это обеспечить безопасность и доступность ваших контактов.
Большое количество параллельных проектов
Быть востребованным — это отличное чувство, оно показывает, что люди доверяют вашему бизнесу, и вы добились успеха. Но есть одна серьезная опасность: слишком большая загруженность.
Отказ от интересных контрактов может быть трудным, как для вас, так и для ваших клиентов. Вам нужно выбирать события мудро и взвешенно. Прилагая меньше усилий к большему количеству мероприятий, вы жертвуйте их качеством.
Отсутствие запасного плана
Всегда необходимо иметь запасной план действий. Наличие еще одного варианта снижает уровень стресса и облегчает координацию события, когда все идет не по плану. Да, разработка резервного плана может занять немного больше времени при планировании. Но зато вы будете готовы к всевозможным непредвиденным ситуациям.
Расскажите своим клиентам о возможных проблемах, которые вы предвидите, и о том, как вы будете их преодолевать. Проведите этот разговор, когда вы начнете планировать мероприятие.
Провалы в работе с гостями
Мероприятия организуются для клиентов и гостей. Ну, в основном для гостей. Каждое мероприятие должно обеспечить удовлетворенность участников, поэтому убедитесь, что и ваши события тоже справляются с этой задачей! Подумайте о том, чего гости хотят и в чем нуждаются до, во время и после мероприятия. Предварительное приглашение с правильным расписанием событий, информация о питании, местах для проживания и так далее. Гости должны знать эти детали, чтобы заранее подготовиться.
Неоправданная самоуверенность
Подписание ваших первых контрактов по организации событий является очень захватывающим занятием. Тем не менее, вам нужно понять, что опыт играет жизненно важную роль в планировании событий!
Выстраивайте свой успешный бизнес, начиная с малого. Если вы возьметесь за организацию мероприятия, которое масштабнее и смелее, чем то, к чему вы привыкли, вы в конечном итоге спланируете плохое событие. Постепенно прокладывайте себе путь к более крупным мероприятиям, чтобы получить необходимый вам опыт. Нет никакого позора в отказе от контракта, который, по вашему мнению, вам не по зубам. Вы должны быть уверены в качестве своих событий, независимо от их размаха!
Не рациональное использование бюджета
Бывают времена, когда увеличение бюджета кажется намного более простым выходом, чем сокращение планов. Просто помните, что это не ваш бюджет.
Организаторы событий планируют бюджет с клиентами исходя из определенных обстоятельств. Придерживайтесь их! Если есть проблемы, просто обсудите бюджет с вашим клиентом. Например, если кейтеринг, который они хотят заказать, слишком дорогой, предложите им альтернативу. Сначала изучите план, чтобы узнать насколько рационален бюджет. Наличие подобной информации до подписания договора демонстрирует клиентам реалистичный бюджет событий.
А закончим мы фразой из песни Alanis Morissette «You live, you learn», потому что, когда дело доходит event-планирования, ошибки неизбежны. Будьте честны, оценивая свои способности, и вы добьетесь успеха на этом пути!
По материалам qceventplanning.com
Event-продвижение: 7 советов организатору международного фестиваля
4 типа невест, с которыми знаком каждый свадебный организатор
Поделиться