Евгения ДемидоваВозможно, вы сильно удивитесь, узнав, сколько времени вы убиваете каждый день на электронную почту. Вы можете подумать, что это от силы полчаса или час, но в реальности — гораздо дольше. Если вы профессионал в области event’ов, вам непростительно так тратить свое время. Вот восемь способов, которые помогут вам контролировать почту без ущерба работе.
Способ 1: Проверяйте почту только один раз в день
Большинство людей проверяют почту несколько раз в день, чтобы не упустить чего-то важного. Но суть в том, чтобы не обрабатывать все новые письма сразу. Выберите определенное время (возможно, это будет ваше самое первое дело с утра или самое последнее вечером), чтобы поработать с почтой. Расставьте приоритеты — сначала разберите самые важные письма. Если время, отведенное на почту, кончится, вы спокойно сможете заняться не столь важными письмами уже завтра.
Способ 2: Необязательно отвечать на каждое письмо
Бывает, что у вас накапливается огромное количество писем, на которые необходимо ответить. Некоторые люди начинают пробираться через дебри своей почты, отвечая на каждое пришедшее письмо. За этим занятием можно провести целый день, так и не сделав более важные дела. Но на самом деле не каждое письмо требует вашего ответа.
Давайте посмотрим правде в глаза: большая часть писем, на которые вы отвечаете, как правило, не приводит ни к чему. Не кажется ли вам, что большинство людей просто не читают всех своих писем, а некоторые письма отправляются, не подразумевая ответной реакции?
В общем, не утруждайте себя ответом на каждое пришедшее вам письмо. Если в письме сказано, что вы должны на него отрегировать, тогда вы можете на него ответить, все остальное — на ваше усмотрение. Просто держите в голове, что отправители большинства пришедших вам писем не ждут от вас ответа.
Способ 3: Создайте шаблон ответа
Если вам приходится часто отвечать на письма одно и то же, создайте шаблон ответа, что сэкономит вам время с подобными письмами.
Ради интереса пройдитесь по письмам из папки «Отправленное» и посмотрите, как много писем вы отправили с примерно одинаковым содержанием. Возможно, большинство писем, которые вы получаете, можно рассортировать по следующим категориям: письма благодарности, отзывы о мероприятиях, запрос информации и тому подобное.
На подобные письма можно создать несколько шаблонных ответов и сохранить их в текстовых файлах. Когда в следующий раз вам придется написать ответ на пришедшее письмо, просто вставьте подходящий шаблон вместо того, чтобы набирать вручную все с нуля. Этот способ сэкономит вам очень много времени. Если вы используете Gmail или Google Apps, можно воспользоваться программой Gmelius, которая позволяет еще быстрее вставлять шаблоны в письма (не из текстовых файлов).
Способ 4: Настройте email-фильтры
Email-фильтры — инструмент, который автоматически сортирует все ваши письма, как только они падают в ящик. Вы можете определить условия, по которым письма будут отфильтрованы, а также применить к ним определенные действия. Критериями для отбора могут стать заголовки, адреса, текст или наличие определенных слов в письмах. Фильтры отсортируют письма в отдельные папки, а вам не придется заниматься всем этим самому.
Способ 5: Используйте правило 1 минуты на ответ
Если ответ на письмо займет у вас минуту или меньше, тогда отвечайте сразу и тут же отправляйте письмо в архив. В противном случае вы будете тратить больше времени и сил на то, чтобы не забыть ответить кому-то потом. Главное правило — не больше минуты на ответ. Оно поможет в кратчайшие сроки разделаться со всей пришедшей почтой.
Способ 6: Режим ожидания для писем, которым необходим развернутый ответ
Письма, отправленные в режим ожидания — тоже полезный инструмент. Он позволяет заархивировать письма до тех пор, пока у вас не найдется достаточно времени, чтобы заняться ими. Когда вы будете готовы расправиться с ними, эти письма вновь окажутся вверху вашего основного ящика.
Способ 7: Ограничьте время на электронную почту
Теперь настало время, чтобы ограничить то время, что вы тратите на почту. Помимо правила 1 минуты вам нужно ввести определенные лимиты на работу с электронными письмами в целом. Засеките время в следующий раз, когда будете разбирать почту, и посмотрите, сколько времени вы потратили на обработку, чтение, ответ и сортировку. А теперь спросите себя, сколько из этого времени вы потратили не зря. Наверняка большая часть прошла бесполезно.
Иногда приходят очень длинные письма. Прочитайте их по диагонали. Если в них есть что-то действительно важное, уделите им полноценное время. Напишете ответ в течение минуты или отправьте в архив. И только потому, что письмо было очень длинным, вам необязательно отвечать на него столь же развернуто. Не ввязывайтесь в переписку длинными (и скучными) письмами. Просто залогиньтесь в почту, сделайте то, что должно быть сделано, и закройте почту.
Способ 8: Отпишитесь от нежелательных писем
Мы часто подписываемся на рассылки и новости, находя что-то интересное в интернете. Но как только мы получаем первое такое письмо, тут же теряем этот интерес. Если вдруг вы поймаете себя на мысли, что вы бездумно удаляете некоторые письма, тогда вам нужно просто отписаться от этих надоедливых рассылок. Также существуют сервисы вроде Unroll.me, которые позволяют быстро отписаться от таких нежелательных писем.
По материалам helloendless.com
Стена из пончиков или новый десертный тренд в event-оформлении
4 простых способа заработать еще больше денег в этом году
Поделиться